# 08 Anleitung für Benutzer Diese Anleitung setzt nichts voraus. Adresse: . ## Anmelden Benutzername oder E-Mail und Passwort. Die Anmeldung gilt 12 Stunden; danach fragt das CRM erneut. Passwort ändern: *Einstellungen → Mein Konto*. Rechts oben stehen zwei Umschalter: die **Farbwelt** (ICON, Half-Life, Pixel Art) und **hell/dunkel**. Beides hängt am Konto und gilt auf jedem Gerät. Ein Doppelklick auf den Hell/Dunkel-Knopf stellt „wie das System" wieder her. ## Suchen Oben in der Kopfleiste, oder mit `Strg+K`. Rechts im Feld zwei Symbole: * **Lupe** – die normale Suche. Läuft beim Tippen mit, durchsucht Kontakte, Unternehmen, Ausschreibungen, Projekte, Leads und die Historie. Ein Klick auf einen Treffer öffnet dessen Karte. * **Funke** – die erweiterte Suche. Hier steht eine ganze Frage: *„Wer arbeitet alles bei der KfW?"*, *„Wer hat den höchsten Satz?"*. Antwort auf Enter, nicht beim Tippen. Die genannten Datensätze stehen darunter als anklickbare Schaltflächen. ## Dashboard Zahlen zum Bestand und die letzten Tätigkeiten. Von hier führt jeder Eintrag in die zugehörige Karte. ## Leads Die Pipeline als Kanban über acht Spalten, von **Backlog** bis **Absage**. Kacheln lassen sich mit der Maus in eine andere Spalte ziehen; der Wechsel landet in der Historie. Auf jeder Kachel: | Zeichen | Bedeutung | | --- | --- | | Aktenschrank | archivieren – landet unter *Leads → Archiviert* und lässt sich von dort zurückholen | | roter Mülleimer | löschen, mit Rückfrage | | Balken mit Prozentzahl | Stand der ToDo-Liste | Die Karte eines Leads hat drei Reiter: 1. **Stammdaten** – Titel, Unternehmen, Ansprechpartner, Kontaktstand, Zuständiger, Notizen und die Erinnerung. 2. **ToDos** – Checkliste mit Fälligkeitsdatum. Der Fortschritt steht als Prozentwert auf der Kachel. 3. **Historie** – wer wann was geändert hat. ### Erinnerungen Zwei Arten, beide als Pop-up, das sich unabhängig von der geöffneten Ansicht meldet: * **gesetzt** – „in 2 Tagen anrufen". Eingegeben werden **Tage**, nicht ein Datum; gerechnet wird auf dem Server. Quittieren heißt *Erledigt* oder *in n Tagen erneut*. * **automatisch** – wird ein Lead 30 Tage nicht angefasst, fragt das CRM, ob er archiviert werden soll. Bleibt er stehen, läuft die Frist von vorn. ## Kontakte Drei Ansichten, oben rechts umschaltbar: **Kacheln**, **Liste**, **Netzwerk**. * In der **Liste** sortiert ein Klick auf eine Spaltenüberschrift; ein zweiter Klick dreht die Richtung um. Leere Felder stehen immer am Ende. * Der Schalter **perinco** blendet zusätzlich die Kontakte des perinco CRM ein – grün umrandet, nur zum Lesen. * Filter (Art, Status, Unternehmen …) sind sichtbar ausgezeichnet. Steht die Liste leer da, sagt der Text welche Filter aktiv sind; daneben liegt *Filter zurücksetzen*. Die Karte eines Kontakts hat Stammdaten, Werdegang, Gespräche und Historie. | Feld | Hinweis | | --- | --- | | Art | Experte, Ansprechpartner, Lead – die Liste wird in den Stammdaten gepflegt | | Status | Interessiert, Interview, Gebucht, Inaktiv | | Stundensatz vor Ort / remote | in **Euro je Stunde**; leer heißt „nicht hinterlegt", nicht „null Euro" | | Foto | hochladen oder mit *Von LinkedIn* aus dem öffentlichen Profil holen | | CV | Link oder die hochgeladene Datei aus dem CV-Import | ### CV-Import *Kontakte → CV-Import.* Lebensläufe hineinziehen (PDF, DOCX, Text; bis 20 auf einmal). Danach drei Ordner: 1. **Eingang** – je Datei entscheiden: *Ja, auslesen* oder *Nein*. 2. **Screening** – der Vorschlag der KI steht im Formular. Alles ist änderbar; was hier korrigiert wird, gewinnt. 3. **Auswahl** – bestätigt, Kontakt angelegt, Lebenslauf hängt daran. Es wird **nichts automatisch angelegt**. Frühere Stationen werden als beendete Anstellungen übernommen – der Kontakt erscheint dadurch beim alten Arbeitgeber sofort unter „Ehemalige". ## Unternehmen Ebenfalls Kacheln, Liste und Netzwerk, dazu der Reiter **Group** (Konzern). Ein Unternehmen mit gesetztem Haken *Kunde* erscheint zusätzlich in der Kundenansicht; der Zustand *aktiv* oder *alumni* unterscheidet laufende von früheren Kunden. Fünf Sterne bewerten das Unternehmen, `Freelancer` sagt, ob dort überhaupt freiberuflich gearbeitet wird. ### Netzwerkansicht und Stammbaum Rechtecke sind Unternehmen, Kreise sind Kontakte. Ziehen verschiebt, das Mausrad zoomt. Ein Klick auf ein Unternehmen mit Kontakten öffnet dessen **Stammbaum**: | Ast | Bedeutung | | --- | --- | | golden | Berater (Art „Experte") | | hell | Ansprechpartner und übrige | | grau, gestrichelt | Ehemalige – darunter steht, wo die Person heute ist | In den Kontakten lassen sich zusätzlich Verbindungen anlegen: *Verbindung erstellen*, dann zwei Kontakte anklicken; Esc bricht ab. ## Ausschreibungen Eine Tabelle; ein Klick klappt die Zeile auf. Links die zugewiesenen Experten und der Kundenkontakt, rechts der **Ausschreibungstext**. > **Der Schalter „Online" entscheidet, ob die Ausschreibung auf der ICON Website > in der Projektbörse steht.** Er sitzt deshalb direkt in der Liste. Der Text wird automatisch gespeichert, 800 ms nach dem letzten Tastendruck – es gibt keinen Speichern-Knopf. Über dem Feld liegen die Knöpfe der Schreibhilfe (*Text erzeugen*, *Verbessern*, *Kürzen*, *Stichpunkte*, *Anforderungsprofil*) und der Diktat-Knopf. *Zurück* holt den Stand vor dem letzten KI-Eingriff. Zwei Untermenüs: * **Live!** – dieselben Ausschreibungen als Kanban über die Phasen, mit Ziehen bearbeitbar. * **Archiv** – archivierte Ausschreibungen; von dort zurückholbar. ## Laufende Projekte Titel, Kunde, Experte, Zeitraum, Status und Notizen. Die Notizen sind ein WYSIWYG-Feld – im übernommenen Bestand steht dort ein Kopfblock aus dem alten CRM und darunter der Ausschreibungstext. ## Historie Alles, was im CRM getan wurde, mit Zeitpunkt, Person und – bei Änderungen – den betroffenen Feldern samt Vorher/Nachher. Filterbar nach Art des Datensatzes. **@-Erwähnungen:** In jedem Notizfeld öffnet `@` eine Vorschlagsliste über Kontakte, Unternehmen und Benutzer. Im Lesezustand ist jede Erwähnung anklickbar und führt auf das Profil; im Bearbeiten-Zustand steht dort die rohe Form `@[Name](contact:12)` – anders ließe sie sich nicht ändern oder löschen. ## Diktat *Einstellungen → Diktat*, einmal je Gerät: **Sprachmodell laden** (rund 300 MB, bleibt danach im Browser). Anschließend steht in jedem längeren Textfeld ein Mikrofon-Knopf. Aufnahme starten, sprechen, Knopf erneut drücken – der erkannte Text wird **angehängt**, nie ersetzt. Das Kreuz daneben verwirft die Aufnahme. Die Erkennung läuft auf dem eigenen Rechner. Es wird nichts hochgeladen und nichts gespeichert. Details: [04 Diktat](04-diktat.md). ## Einstellungen | Reiter | Wer | Inhalt | | --- | --- | --- | | Nutzerverwaltung | Administratoren | Benutzer anlegen, Rolle, aktiv/inaktiv | | Stammdaten | Administratoren | Auswahllisten: Branchen, Arten der Kontakte | | Mein Konto | alle | Foto, Farbe, Passwort, Design | | Diktat | alle | Spracherkennung einrichten | Beim Pflegen der Stammdaten gelten zwei Regeln: **Umbenennen zieht den Bestand mit**, und **Entfernen geht nur, solange ein Wert nirgends benutzt wird** – hinter jedem Eintrag steht, wie oft er vorkommt.