# 07 Anleitung für Benutzer Diese Anleitung setzt keine Vorkenntnisse voraus. Sie beschreibt, was die Anwendung tut und wie man sie bedient. ## Was die Anwendung ist Ein CRM für die Projektvermittlung. Es beantwortet vier Fragen: | Frage | Bereich | | --- | --- | | Wie läuft es gerade? | **Dashboard** | | Welche Projekte haben wir gefunden? | **Akquise** | | Welche Geschäfte sind in Arbeit und was sind sie wert? | **Opportunities** | | Wer ist wann wo, und wer ist beteiligt? | **Interviews** | | Wen kennen wir, und wer kennt wen? | **Kontakte** | | Welche Projekte auf den Börsen passen zu unseren Beratern? | **Scanner** | ## Anmelden `https://pcrm.perinco.de`. Anmelden geht mit **Benutzername oder E-Mail** plus Passwort. Die Sitzung hält 12 Stunden, danach fragt die Anwendung erneut. Sagt die Meldung „Benutzername oder Passwort ist falsch", bleibt bewusst offen, welches von beidem nicht stimmte - so kann über die Anmeldemaske niemand Benutzernamen durchprobieren. Es gibt zwei Rollen: **Administrator** sieht zusätzlich die Nutzerverwaltung und die Scanner-Einstellungen. Alles andere ist für beide Rollen gleich. ## Sich zurechtfinden ``` ┌──────────────┬───────────────────────────────────────────┐ │ Kategorien │ Titel der Ansicht [Hell/Dunkel] │ │ Dashboard │ │ │ Akquise ▾ │ │ │ Eingang │ │ │ Archiv 3│ │ │ Opportuni…▾ │───────────────────────────────────────────┤ │ Alle │ │ │ Papierkorb2│ │ │ Interviews │ │ │ Kontakte ▾ │ Inhalt │ │ Alle Kont. │ │ │ Aus Mails 5│ │ │ Mails ▾ │ │ │ Postfach │ │ │ Papierkorb7│ │ │ Scanner ▾ │ │ │ Dashboard │ │ │ Unpassend 4│ │ │ Suchagenten│ │ │ Börsen-… │ │ ├──────────────┤ │ │ Einstellungen│ │ ├──────────────┤ │ │ [Foto] Name │ │ └──────────────┴───────────────────────────────────────────┘ ``` * Der Klick auf das **perinco-Logo** oben links führt zurück zum **Dashboard** - das ist auch die Ansicht, mit der die Anwendung startet. * Der Knopf mit den drei Strichen oben links klappt das Menü auf Symbolbreite zusammen - hilfreich auf kleinen Bildschirmen. * Rechts oben schaltet zwischen hellem und dunklem Design. Ein **Doppelklick** auf den Schalter folgt wieder der Systemeinstellung. ![Dieselbe Ansicht im dunklen Design](bilder/aus-mails-dunkel.png) * Die Menüpunkte **Akquise**, **Opportunities**, **Kontakte**, **Mails** und **Scanner** klappen beim Anklicken ihre Unterpunkte auf. Hinter einigen steht eine Zahl: *Aus Mails* (Funde, die auf eine Entscheidung warten), *Archiv* (Akquise-Einträge älter als 14 Tage), beide *Papierkörbe* und *Unpassend* (verworfene Scanner-Treffer). Bei 0 steht dort nichts - eine Null wäre nur Rauschen. * Jedes Fenster, das sich in den Vordergrund legt, schließt auf drei Wege: das **X** oben rechts, die Taste **Esc** oder ein **Klick daneben** in den abgedunkelten Hintergrund. Liegen zwei Fenster übereinander, betrifft das immer nur das obere. Eine Textmarkierung, die im Fenster beginnt und daneben endet, schließt nichts. > Alle Abbildungen in dieser Anleitung zeigen die Anwendung mit **erfundenen > Beispieldaten**. Firmen, Personen und Zahlen darin gibt es nicht. ## Dashboard Die Startansicht: wie der Vertrieb läuft, ohne dass man irgendwo hineinklicken muss. Alle sehen dieselben Zahlen. Oben steht der **Zeitraum**. Vier Vorgaben (30 Tage, 12 Monate, 8 Quartale, 5 Jahre) setzen Anfang, Ende und die passende Einteilung; *von* und *bis* lassen sich frei setzen, und rechts wählt **Einteilung** aus, wie die Zeitachse geschnitten wird - Tag, Monat, Quartal oder Jahr. ### Die vier Kennzahlen | Kachel | Was gezählt wird | | --- | --- | | **Bewerbungen** | Einträge in der Akquise mit Funddatum im Zeitraum. Jeder Eintrag ist eine versendete Bewerbung - **auch die, aus denen inzwischen eine Opportunity geworden ist**. Die Zahl ist deshalb regelmäßig höher als die Akquise-Liste lang ist; unter den Kacheln steht, wie viele übernommen wurden. Ein von Hand gelöschter Eintrag zählt nicht mehr mit | | **Zu Opportunity** | Bewerbungen, aus denen eine Opportunity geworden ist - dazu die Quote. Wird die Opportunity gelöscht, zählt sie nicht mehr mit: die Bewerbung fällt dann ins Archiv zurück | | **Gewonnen** | Opportunities, die in die Phase *Beauftragt* gekommen sind | | **Beim Kunden** | Opportunities, die **jetzt** in *Kundenvorstellung* oder *Interview Kunde* stehen - unabhängig vom Zeitraum | ### Verlauf Das Säulendiagramm zeigt dieselben drei Reihen über der Zeit: Bewerbungen, daraus entstandene Opportunities und gewonnene Projekte. Leere Abschnitte bleiben sichtbar - eine Woche ohne Bewerbung ist eine Aussage. Der Mauszeiger auf einer Säule nennt Abschnitt, Reihe und Wert. Passen nicht alle Abschnitte nebeneinander, zeigt das Diagramm das **Ende** des Zeitraums und lässt sich nach links scrollen - die aktuellen Tage stehen rechts. Rechts daneben steht **Bewerbungen je Berater** für denselben Zeitraum. Einträge ohne hinterlegten Berater erscheinen als *Ohne Berater*. ### Anstehende Interviews und „Beim Kunden" Unten links die nächsten acht Termine aus dem gemeinsamen Kalender mit Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmern und dem Abstand („morgen", „in 3 Tagen"). Unten rechts alle Opportunities in *Kundenvorstellung* und *Interview Kunde* mit Firma, Volumen und Zuständigem - also alles, wo gerade der Kunde am Zug ist. > **Zur Genauigkeit der Zahlen:** Die Akquise löscht Einträge nach 90 Tagen. > Damit die Auswertung über Monate und Jahre trotzdem stimmt, sichert das Backend > vor dem Löschen Tag, Berater und Anzahl - die Projektdaten sind dann weg, die > Zahl bleibt. „Gewonnen" wird ab dem 18.08.2026 mitgeschrieben (Zeitpunkt des > Wechsels nach *Beauftragt*); für die Zeit davor gibt es diesen Zeitpunkt nicht. ## Akquise Der Eingang für gefundene Projekte - alles, was per Mail, Telefon oder über ein Portal hereinkommt, bevor daraus ein Geschäft wird. Zwei Unterpunkte: **Eingang** mit den Funden der letzten 14 Tage und **Archiv** mit allem Älteren. ### Eintragen Über der Liste steht das Formular. Absichtlich kein Fenster, das nach jedem Eintrag zugeht: kommen drei Projekte in einer Mail, tippt man sie hintereinander weg. | Feld | wofür | | --- | --- | | **Datum** | wann gefunden. Vorbelegt mit heute; entscheidet später über Archiv und Löschung | | **Von** | Auswahl: wer den Fund hereingebracht hat. Vorbelegt mit dem angemeldeten Benutzer | | **Anbieter** | Freitext: Vermittler oder Portal, z. B. Hays. Vorschläge aus den bisherigen Einträgen | | **Kanal** | Auswahl: auf welchem Weg es kam | | **Projekttitel** | das einzige Pflichtfeld | | **Berater** | Auswahl: für wen das Projekt passt | | **Link** | Adresse der Ausschreibung. Ist einer hinterlegt, wird der Titel in der Liste anklickbar und öffnet ihn in einem neuen Tab | *Von*, *Kanal* und *Berater* sind **Auswahllisten**. Ihre Inhalte stehen unter *Einstellungen → Akquise* und lassen sich dort von jedem Benutzer pflegen. Ist eine Liste noch leer, steht unter dem Feld ein Verweis dorthin. **Von** ist mit dem **angemeldeten Benutzer** vorbelegt - in der Regel trägt jeder seine eigenen Funde ein. Trägt Markus etwas für Artur ein, wählt er Artur aus der Liste. Der eigene Name steht dabei immer zur Auswahl, auch wenn ihn niemand in der Liste gepflegt hat; beim Bearbeiten eines Eintrags bleibt der gespeicherte Name stehen. **Anbieter** ist bewusst keine Liste, sondern ein Freitextfeld: neue Vermittler tauchen zu oft auf, als dass das Eintragen daran hängen sollte. Das Feld schlägt vor, was schon einmal benutzt wurde - der zuletzt verwendete Anbieter zuerst. Beim Link genügt `hays.de/projekt/1`, das `https://` wird ergänzt. Unter **Projektdaten für die Opportunity** klappt auf, was in der Liste keine Spalte hat, später aber in der Opportunity stehen soll: Endkunde, Projektstart und -ende, Tagessatz, Laufzeit, Projektpreis, Projektbeschreibung, nächster Schritt und interne Notizen. Alles freiwillig und jederzeit nachtragbar; das Volumen wird schon hier mitgerechnet. Nach *Eintragen* bleiben **Datum, Anbieter, Kanal und Berater stehen**, der Rest wird geleert - für das nächste Projekt aus derselben Quelle. ### Die Liste | Spalte | Bedeutung | | --- | --- | | **Datum** | Funddatum; der Mauszeiger verrät das Alter in Tagen | | **Von** | wer den Fund hereingebracht hat | | **Anbieter**, **Kanal** | woher es kam | | **Projekttitel** | mit Link anklickbar (neuer Tab); darunter klein Endkunde, Tagessatz bzw. Festpreis und Personentage | | **Berater** | für wen | | **Opportunity** | ein Klick macht daraus eine Opportunity in der Phase *Erstgespräch Berater* | | Pfeil / Stift / Papierkorb | zurück in die Akquise (nur im Archiv), bearbeiten (füllt das Formular oben) und löschen | Die Spaltenköpfe sortieren, die Suche geht über Titel, Anbieter, Berater, Endkunde, Beschreibung und Notizen. ### Was von selbst passiert * Nach **14 Tagen** rutscht ein Eintrag ins **Archiv**. Dort lässt er sich weiter bearbeiten und jederzeit übernehmen - der Stift klappt das Formular auch im Archiv auf. * Nach **90 Tagen** wird er **gelöscht**. Wer ein Projekt behalten will, übernimmt es als Opportunity. * Wird ein Eintrag **übernommen**, verschwindet er aus Eingang und Archiv - er lebt als Opportunity weiter. * Wird diese **Opportunity gelöscht**, taucht die Bewerbung wieder im **Archiv** auf, gekennzeichnet mit *Opportunity im Papierkorb* bzw. *Opportunity gelöscht*. Ohne das wäre sie nirgends mehr zu finden: aus der Akquise ist sie mit der Übernahme heraus, und die Opportunity gibt es nicht mehr. Sie lässt sich dann wieder bearbeiten und erneut übernehmen. Holt jemand die Opportunity aus ihrem Papierkorb zurück, verschwindet der Eintrag von selbst wieder - und auch ein solcher Rückfaller wird 90 Tage nach seinem Funddatum gelöscht. Verschoben wird dabei nichts: Eingang und Archiv sind dieselbe Liste, nur nach dem Funddatum geteilt. Es gibt also keinen Zustand, der klemmen kann. ### Zurück in die Akquise Der **Pfeil** in der Archivliste holt einen Eintrag zurück in den Eingang - für ein Projekt, das doch noch aktuell ist, oder für eine Bewerbung, die nach dem Löschen ihrer Opportunity von vorn beginnt. Der Eintrag bekommt dabei das **heutige Datum**; damit zählen die 14 Tage bis zum Archiv und die 90 Tage bis zum Löschen wieder von vorn. > **Zur Statistik:** Das neue Funddatum verschiebt die Bewerbung auch im > Dashboard in den heutigen Zeitraum - sie ist dort keine Bewerbung von damals > mehr. Bei einem **Rückfaller** (die Bewerbung war schon eine Opportunity) fragt das CRM nach: mit dem Wiederherstellen fällt der Verweis auf die gelöschte Opportunity weg. Der Eintrag ist danach wieder ein gewöhnlicher Fund - liegt die Opportunity noch im Papierkorb und wird sie zurückgeholt, steht sie ab dann *neben* dem Eintrag statt an seiner Stelle. Ein Eintrag, dessen Opportunity noch lebt, lässt sich nicht wiederherstellen - er steht ohnehin in keiner der beiden Listen. ### Aus dem Eintrag wird eine Opportunity Der Knopf **Opportunity** legt sie sofort an: Phase *Erstgespräch Berater*, 10 % Wahrscheinlichkeit, zuständig ist der angemeldete Benutzer. Mit übernommen werden Titel, Endkunde, Beschreibung, Tagessatz, Laufzeit, Projektpreis, Zeitraum und nächster Schritt. Anbieter, Von, Kanal, Berater und Link haben in der Opportunity kein Feld - sie landen als Herkunftsvermerk in den internen Notizen, damit nachvollziehbar bleibt, woher das Projekt kam. Ansprechpartner hängt man danach in der Opportunity dran; dort geht das auch für Kontakte, die es noch nicht gibt. ## Opportunities Eine Opportunity ist ein Geschäft in Arbeit. Oben rechts wechselt man die Darstellung: | Ansicht | wofür | | --- | --- | | **Kachel** | Überblick mit Volumen, Tagessatz oder Projektpreis, Laufzeit, letzter Interaktion | | **Liste** | viele Einträge vergleichen, Spaltenköpfe sortieren | | **Pipeline** (Kanban) | Fortschritt durch die Phasen, Karten per Maus verschieben. **Standardansicht** | ![Opportunities in der Kachelansicht](bilder/opportunities-kacheln.png) Die **Pipeline** zeigt dieselben Opportunities nach Phasen sortiert. Über jeder Spalte steht ihr Volumen; eine Karte wird per Maus in die nächste Phase gezogen. ![Pipeline-Ansicht mit den Phasen von Neu bis Absage](bilder/opportunities-pipeline.png) ### Die Phasen Sie folgen dem Vermittlungsprozess. Der Mauszeiger auf einer Phase zeigt dieselbe Erläuterung: | Phase | Bedeutung | | --- | --- | | **Neu** | Projekt wurde identifiziert und noch nicht aktiv bearbeitet. | | **Beworben** | Beraterprofil wurde an Vermittler oder Direktkunden übermittelt. | | **Erstgespräch Berater** | Erstes qualifizierendes Gespräch mit dem Berater und Vermittler bzw. Direktkunden hat stattgefunden; ein reines Gespräch mit unserem Vertrieb zählt nicht. | | **Kundenvorstellung** | Beraterprofil wurde dem tatsächlichen Endkunden bzw. Entscheider zur Prüfung vorgestellt. | | **Interview Kunde** | Berater führt ein konkretes fachliches oder persönliches Gespräch mit dem Endkunden. | | **Zusage** | Einsatz des Beraters wurde bestätigt, die formale Beauftragung steht ggf. noch aus. | | **Beauftragt** | Vertrag bzw. Bestellung liegt vor und der Deal ist gewonnen. | | **Absage** | Projekt wird mit diesem Berater nicht weiterverfolgt. | Als **offen** zählt alles bis einschließlich *Zusage* - dort ist der Einsatz bestätigt, aber noch nicht beauftragt. *Beauftragt* und *Absage* sind das Ende. Der Filter *Nur offene* nutzt genau diese Grenze, ebenso die Pipeline-Summe in der Kopfzeile. > Bei der Umstellung am 18.08.2026 wurden **alle vorhandenen Opportunities auf > „Neu" gesetzt**. Der alte Trichter (Qualifizierung, Angebot, Verhandlung, > Gewonnen, Verloren) ließ nicht erkennen, in welcher der neuen Phasen ein > Projekt steckt. **Volumen** rechnet die Anwendung selbst: Tagessatz x Personentage. Die Zahl steht live im Formular, auf jeder Karte, als Summe über der Liste, je Pipeline-Spalte und in der Kopfzeile. Ein mit der **Abschlusswahrscheinlichkeit gewichtetes** Volumen gibt es nicht mehr (entfernt am 18.08.2026) - so wird bei perinco nicht gerechnet. Die Wahrscheinlichkeit selbst bleibt an der Opportunity und steht in Liste und Pipeline; sie geht nur in keine Summe mehr ein. Nicht jedes Projekt rechnet nach Aufwand. Für Festpreise gibt es unter *Projektdaten* das Feld **Projektpreis**. Steht dort eine Zahl, gilt sie als Volumen - Tagessatz und Laufzeit werden dann nicht mehr multipliziert. Die Vorschau im Formular schreibt dazu, welche Grundlage gerade zählt (*Festpreis* oder *Tagessatz x Laufzeit*); Kachel und Liste zeigen statt des Tagessatzes den Projektpreis. Tagessatz und Laufzeit dürfen trotzdem gefüllt bleiben, etwa zur eigenen Kalkulation. Zu jeder Opportunity gehören beliebig viele **Ansprechpartner** aus den Kontakten, jeder mit eigener Rolle („Entscheider", „Fachbereich", …). Fehlt jemand noch im CRM, öffnet **Neuer Kontakt...** direkt neben der Auswahlliste dasselbe Formular wie unter *Kontakte*. Nach dem Speichern hängt der neue Kontakt sofort als Ansprechpartner an der Opportunity - die man dabei nicht verlässt. Ändern und löschen darf der **Ersteller**, der **Zuständige** und jeder **Administrator**. Wer keines davon ist, bekommt eine Fehlermeldung - das prüft der Server, nicht nur die Oberfläche. ### Löschen und Papierkorb Das **Papierkorbsymbol** an der Kachel, in der Listenzeile und auf der Pipeline-Karte legt eine Opportunity in den **Papierkorb** - den Unterpunkt unter *Opportunities*. Vorher fragt eine Warnung nach. Im Papierkorb steht, wann und von wem gelöscht wurde und wie lange der Eintrag noch liegt: * **Wiederherstellen** holt die Opportunity zurück - mit Ansprechpartnern, Verlauf und Mailzuordnungen. * **Papierkorb leeren** entfernt alles darin **endgültig**, ebenfalls nach einer Warnung. Dabei gehen die Zuordnungen der Ansprechpartner und der Mails verloren; die Kontakte selbst und die Mails bleiben erhalten. * Ohne Zutun wird ein Eintrag **nach 90 Tagen** endgültig gelöscht. Solange eine Opportunity im Papierkorb liegt, erscheint sie in keiner Liste, in keiner Summe und in keinem Zuordnungsdialog - und sie lässt sich nicht bearbeiten. Erst zurückholen, dann ändern. Auf dem Tablet oder ohne Lust auf Ziehen: die Phase lässt sich auch über das Auswahlfeld direkt auf der Karte ändern. ## Interviews Der gemeinsame Terminkalender des Teams - alle sehen dieselben Termine, jeder darf eintragen. Genutzt wird er vor allem für Gesprächstermine, deshalb heißt der Menüpunkt **Interviews** und nicht „Kalender". ![Monatsansicht der Termine](bilder/kalender-monat.png) * **Monat, Woche, Tag** oben umschalten, `Heute` und die Pfeile blättern. * Klick auf einen Monatstag oder eine Stundenzelle legt sofort einen Termin an. * Klick auf einen Wochentagskopf springt in die Tagesansicht. * **Verschieben per Ziehen**: Termin anfassen und auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit ziehen. Im Monatsraster wechselt nur der Tag, die Uhrzeit bleibt stehen; in Woche und Tag rastet der Termin auf **15 Minuten** ein, und eine gestrichelte Linie zeigt vorab die neue Startzeit. Die **Dauer bleibt** immer gleich, und der Punkt, an dem man den Termin angefasst hat, wandert mit. Ziehen darf nur, wer den Termin auch ändern darf. * **Farben** gehören zum Ersteller. Die eigene Farbe ändert man unter *Einstellungen → Mein Konto* („Meine Terminfarbe"); die Legende unter dem Raster zeigt, welche Farbe zu wem gehört. * **Teilnehmer** erscheinen mit Foto oder Initiale und sind anklickbar. * **@-Erwähnungen**: In der Beschreibung `@` tippen, dann Kontakte *und* Benutzer aus der Vorschlagsliste wählen (Pfeiltasten, Enter). In der Leseansicht sind sie klickbar - Kontakte öffnen die Kontaktkarte, Benutzer ein Detailfenster mit nächsten Terminen. * Rechts stehen die **nächsten Termine**, nach Tagen gruppiert. Vergangenes fliegt aus der Liste, bleibt im Raster aber erhalten. ![Wochenansicht mit Terminen dreier Benutzer](bilder/kalender-woche.png) Die Farbe eines Termins gehört zu seinem Ersteller - die Legende unter dem Raster löst auf, welche Farbe zu wem gehört. Rechts stehen die nächsten Termine mit Beschreibung, Teilnehmern und den markierten Personen. Ändern und löschen darf nur der **Ersteller** oder ein **Administrator**. Anlegen darf jeder. ## Kontakte Drei Ansichten, davon eine besondere: | Ansicht | wofür | | --- | --- | | **Kachel** | Überblick mit Foto, Firma, Art | | **Liste** | sortierbar, viele Einträge | | **Netzwerk** | wer steht mit wem in Kontakt | ![Kontakte in der Kachelansicht](bilder/kontakte-kacheln.png) Ein Klick auf eine Karte öffnet den Kontakt zum Bearbeiten - mit Foto, Anschrift, Art, Zuständigkeit, Tags, Notizen und den Verbindungen zu anderen Kontakten. Die **Art** sagt, mit wem man es zu tun hat: **Recruiter**, **Partner** oder **Endkunde**. Früher stand an dieser Stelle ein Vertriebsstatus (Neu, Kontaktiert, …); der sagte über den Kontakt selbst nichts. Bei der Umstellung am 18.08.2026 wurden alle vorhandenen Kontakte auf *Recruiter* gesetzt - welche Art jemand wirklich ist, war aus dem alten Status nicht ableitbar. Wer die Angabe braucht, pflegt sie im Kontakt nach. ![Dialog "Neuer Kontakt" mit allen Feldern](bilder/kontakt-dialog.png) Im **Netzwerk** sind Kreise Kontakte (Farbe = Art, Größe = Anzahl Verbindungen) und Quadrate Benutzer, die Kontakte angelegt haben. Grüne Linien verbinden Kontakte untereinander, graue gestrichelte den Ersteller mit seinem Kontakt. ![Netzwerkansicht mit Kontakten, Verbindungen und Erstellern](bilder/kontakte-netzwerk.png) Bedienung: Hintergrund ziehen verschiebt, Mausrad zoomt, einen Knoten ziehen setzt ihn fest (grüner Punkt), Doppelklick löst ihn wieder. Über *Verbindung erstellen* zwei Kontakte anklicken, um eine Verbindung anzulegen; `Esc` bricht ab. Suche und Artfilter wirken auch hier. Sobald Kontakte aus dem Postfach übernommen wurden, erscheint neben dem Artfilter ein **Herkunftsfilter**: *Aus Mails übernommen* zeigt nur die aus dem Postfach stammenden, *Selbst angelegt* nur die von Hand erfassten. ### Einverständnis für Mails Im Kontakt steht direkt unter der E-Mail-Adresse das Kästchen **Einverständnis für Mails**. Nur mit diesem Haken kommt die Adresse in eine Mailingliste. Ohne eingetragene Adresse ist das Kästchen gesperrt - es gibt dann nichts, wozu jemand einwilligen könnte. ![Kontakt mit gesetztem Einverständnis für Mails](bilder/kontakt-einverstaendnis.png) Der Zeitpunkt wird mitgespeichert und im Kontakt angezeigt („Erteilt am …"). Beim Widerruf verschwindet er wieder. Bei einer Beschwerde ist nämlich nicht die Frage, *ob* ein Einverständnis vorliegt, sondern *seit wann*. Wo der Haken gesetzt ist, erscheint das Briefsymbol der Kachel grün, in der Liste steht ein Häkchen hinter der Adresse. So sieht man es ohne jeden Kontakt zu öffnen. Zwei Dinge, die bewusst so sind: * **Im Vorbereich *Aus Mails* gibt es das Kästchen nicht.** Dass jemand eine Mail geschrieben hat, ist keine Einwilligung in Werbung. * **Beim Übernehmen aus *Aus Mails* wird der Haken nicht mitgesetzt.** Ein neu übernommener Kontakt startet immer ohne Einverständnis. ### Mailingliste erstellen Der Knopf **Mailingliste erstellen** in der Kontaktleiste sammelt alle Adressen mit Einverständnis, durch Komma getrennt. Die Zahl am Knopf sagt vorab, wie viele das sind. ![Dialog Mailingliste mit Kopier- und Mailsymbol](bilder/kontakte-mailingliste.png) Rechts im Feld stehen zwei Symbole: | Symbol | Wirkung | | --- | --- | | **Kopieren** | legt die komplette Liste in die Zwischenablage - danach in Outlook ins BCC-Feld einfügen | | **Brief** | öffnet direkt eine neue Mail im Mailprogramm, die Adressen stehen im **BCC** | Der Brief-Weg (`mailto:`) hat eine Grenze: Windows gibt nur rund 2000 Zeichen an das Mailprogramm weiter. Wird die Liste länger, ist das Symbol gesperrt und der Dialog sagt es - sonst würde die Empfängerliste unterwegs abgeschnitten, ohne dass es jemand merkt. Dann bleibt der Weg über die Zwischenablage. Die Adressen gehen absichtlich ins **BCC** und nicht ins An-Feld: dort sähe jeder Empfänger die vollständige Kundenliste. Unter *Wer ist dabei* stehen Name, Firma und Adresse aller Empfänger zum Nachprüfen. Darunter steht, wie viele Kontakte fehlen - ohne Haken oder mit Haken aber ohne Adresse. Das **Trennzeichen** lässt sich auf Semikolon umstellen, falls Outlook die Komma-Liste nicht auflöst. ### Aus Mails Der Menüpunkt *Kontakte* klappt zwei Unterpunkte auf: *Alle Kontakte* und *Aus Mails*. Der Zähler am Menüpunkt sagt, wie viele Funde warten. In *Aus Mails* stehen die Personen, die der Postfachabgleich in Mails gefunden hat. **Sie sind noch keine Kontakte**: sie erscheinen nicht in der Kontaktliste, nicht in Opportunities und nicht unter Interviews. Jede Karte zeigt alle gefundenen Angaben und darunter, aus welcher Mail sie stammen. ![Vorbereich "Aus Mails" mit zwei neuen Personen und einer gold markierten Dublette](bilder/aus-mails.png) Zwei Fälle: * **Weiße Karte** - die Person ist neu. *In Kontakte übernehmen* legt sie als Kontakt an, mit Herkunft „Mail". * **Gold markierte Karte** - es gibt sie in den Kontakten schon, erkannt an der E-Mail-Adresse oder am Namen. Gold hinterlegte Felder weichen ab; darunter steht durchgestrichen, was bisher im Kontakt stand. *Kontakt aktualisieren* öffnet die Feldauswahl: angehakt sind zunächst nur die Lücken, also Felder, die im Kontakt leer sind. Ein Wert, der etwas Gepflegtes ersetzen würde, ist als *überschreibt* gekennzeichnet und muss bewusst angehakt werden - die Angabe kann aus einer alten Signatur stammen. *Neu anlegen* erzeugt trotz Dublette einen zweiten Kontakt, etwa wenn es zwei Personen mit demselben Namen gibt. ![Feldauswahl: eine überschreibende Adresse und eine ergänzende Mobilnummer](bilder/aus-mails-feldauswahl.png) Weitere Bedienelemente: * **Alle neuen übernehmen** legt alle weißen Karten auf einmal als Kontakte an; gold markierte bleiben unberührt. * **Eintrag hier behalten** - normalerweise verschwindet ein Eintrag aus *Aus Mails*, sobald er als Kontakt geführt wird. Mit dem Haken bleibt er stehen. * Das **Papierkorbsymbol** entfernt einen Fund. Die Mails bleiben erhalten; taucht die Person in einer neuen Mail auf, erscheint sie hier wieder. * Der Filter wählt zwischen allen Einträgen, nur neuen Personen und nur Dubletten. ## Mails Das gemeinsame Postfach `crm@perinco.de` liegt hier im CRM. Der Zugriff ist **nur lesend** - im Postfach selbst wird nichts verändert, keine Mail als gelesen markiert, nichts gelöscht. Antworten geht weiter in Outlook; der Link *In Outlook öffnen* springt direkt zur Mail. Der Menüpunkt **Mails** klappt zwei Unterpunkte auf: *Postfach* und *Papierkorb*. Im Postfach selbst gibt es oben zwei Reiter: ### Postfach Links die Mailliste, rechts die gewählte Mail. Die Kennzeichen an einem Listeneintrag sagen, was noch zu tun ist: | Kennzeichen | Bedeutung | | --- | --- | | **1x zugeordnet** | hängt an einer Opportunity oder einem Kontakt | | **2 Kontakte** | so viele Kontakt-Vorschläge warten noch auf eine Entscheidung | | 📎 | Anhänge vorhanden (im Postfach, nicht im CRM) | ![Postfachansicht: Mailliste links, gewählte Mail mit Zuordnungen rechts](bilder/mails-postfach.png) Das Auswahlfeld filtert die Liste. **Nicht zugeordnet** ist die eigentliche Arbeitsliste: alles, was noch nirgends hängt. Die Suche geht über Betreff, Absender und den kompletten Mailtext; mehrere Wörter wirken als ein Suchbegriff. **Zuordnen** hängt die Mail an eine Opportunity und/oder einen Kontakt. Der Dialog schlägt oben vor, was zu den Mailadressen passt - ein Klick auf den Vorschlag genügt. Beides gleichzeitig ist möglich, jede Zuordnung lässt sich einzeln wieder mit dem **x** lösen. Beim Mailinhalt sind externe Bilder zunächst gesperrt. Das ist Absicht: geladene Bilder melden dem Absender, dass die Mail geöffnet wurde. Über *Externe Bilder laden* geht es pro Mail. *Größer* klappt den Inhalt auf, *Nur Text anzeigen* zeigt die Rohfassung ohne Formatierung. Steht an einer Mail **Im Postfach gelöscht**, wurde sie in Outlook entfernt. Im CRM bleibt sie erhalten, damit Zuordnungen nicht verloren gehen. **Löschen** legt die Mail in den Papierkorb des CRM. Im Postfach `crm@perinco.de` bleibt sie unangetastet - Schreibzugriff darauf hat das CRM nicht. ### Papierkorb Der Unterpunkt **Papierkorb** unter *Mails* zeigt alles, was im CRM gelöscht wurde. Aufbau und Suche sind dieselben wie im Postfach, nur die Knöpfe wechseln: * **Wiederherstellen** holt die Mail zurück in das Postfach des CRM - samt ihrer Zuordnungen und Kontakt-Vorschlägen. * **Papierkorb leeren** entfernt alle Mails darin **endgültig**, zusammen mit ihren Zuordnungen zu Kontakten und Opportunities und ihren noch offenen Kontakt-Vorschlägen. Bereits übernommene Vorschläge bleiben als Nachweis erhalten, woher ein Kontakt stammt. Vorher fragt eine Warnung nach; danach ist nichts mehr zurückzuholen. Das darf jeder angemeldete Benutzer. Zwei Dinge sind wichtig zu wissen: 1. Gelöscht heißt **nur im CRM gelöscht**. In `crm@perinco.de` liegt die Mail weiter, dort ändert das CRM nichts. 2. Der Abgleich holt gelöschte Mails **nicht wieder herein** - weder die im Papierkorb noch die endgültig gelöschten. Dafür bleibt zu jeder endgültig gelöschten Mail ein leerer Merker in der Datenbank stehen: ohne ihn würde der nächste Abgleich sie im Postfach wiederfinden und erneut einlesen. Offene Kontakt-Vorschläge einer Mail im Papierkorb verlangen keine Entscheidung mehr - sie verschwinden aus dem Reiter *Kontakt-Vorschläge* und sind nach dem Wiederherstellen wieder da. ### Kontakt-Vorschläge Aus Absender, Empfängerliste und Signatur jeder Mail liest die Anwendung Kontaktdaten. Wer eine echte Mailadresse hat und aus Absender oder Empfängerliste stammt, landet **automatisch** im Vorbereich [Aus Mails](#aus-mails) - nicht direkt in den Kontakten. Alles Unsichere landet hier - typischerweise Personen, die nur mit Telefonnummer im Text genannt werden. Der Balken rechts ist die Zuversicht: je voller und grüner, je verlässlicher die Angaben. Das Kennzeichen darunter sagt, woher sie stammen (*Absender*, *Empfänger*, *Signatur*, *Im Text genannt*). ![Reiter Kontakt-Vorschläge mit Zuversicht und Herkunft je Vorschlag](bilder/mails-vorschlaege.png) Zwei Knöpfe: * **Als Kontakt anlegen** - es entsteht sofort ein richtiger Kontakt mit Herkunft „Mail", nicht nur ein Eintrag in *Aus Mails*: hier hat ja schon jemand hingesehen und entschieden. * **Ergänzen** (statt „anlegen", wenn **Bereits vorhanden** dransteht) - der vorhandene Kontakt wird um die fehlenden Angaben erweitert. Was schon gepflegt ist, bleibt unangetastet. * **Verwerfen** - der Vorschlag verschwindet aus der Liste. Eigene Kollegen (`@perinco.de`) und Funktionsadressen wie `info@` oder `no-reply@` werden nie vorgeschlagen. Ist die Liste leer und die automatische Übernahme an, ist das der Normalzustand: es gab nichts zu entscheiden. ## Scanner Durchsucht Projektbörsen und bewertet jeden Fund mit KI gegen die Lebensläufe der Berater. ### Dashboard Oben vier Kennzahlen, darunter die Trefferliste. Der Knopf **Jetzt scannen** startet sofort einen Suchlauf; läuft schon einer, sagt die Anwendung das. Die Filterzeile: | Feld | Bedeutung | | --- | --- | | **Zeitraum** | wie alt darf das Projekt sein (Standard: letzte 24 Stunden) | | **Agent** | nur Treffer eines Beraters | | **Anzeige ab %** | schwächere Treffer ausblenden | | **Hinweis ab %** | ab wann Signalton und E-Mail | Die letzten zwei Werte werden **gespeichert** und gelten auch beim nächsten Mal und in den Einstellungen. Rechts daneben steht `sichtbar / gesamt`. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details: Projektbeschreibung, die KI-Auswertung mit Pro und Contra, dazu die Knöpfe *Gesehen*, *Beworben*, *Zurück auf Neu*, *Börse öffnen*, *Passt nicht* und *Treffer löschen*. Über der Liste steht der Betriebszustand: *automatische Suche aktiv*, *nur manuelle Suche*, *pausiert* oder *Suchlauf läuft*. ![Scanner-Dashboard mit Kennzahlen und bewerteten Treffern](bilder/scanner-dashboard.png) ### Ton bei neuen Treffern Findet der Scanner einen Treffer über dem Wert *Hinweis ab %*, spielt das Dashboard einen Signalton und zeigt ein Hinweisbanner. Drei Dinge muss man dazu wissen: 1. **Nur im Dashboard.** Wer auf Opportunities oder Kontakte wechselt, hört nichts - und bekommt es auch später nicht nachgemeldet. 2. **In einem anderen Browsertab** klingelt es weiter, aber verzögert: der Browser bremst versteckte Tabs auf etwa eine Prüfung pro Minute. Ausserdem muss man vorher einmal irgendwo auf der Seite geklickt haben, sonst lässt der Browser keinen Ton zu. 3. **Ist der Tab geschlossen, passiert nichts.** Wer unabhängig vom Browser benachrichtigt werden will, schaltet die **E-Mail** in den Einstellungen ein. ### Unpassend Alles, was über *Passt nicht* aussortiert wurde. Von hier bringt *Zurück ins Dashboard* einen Treffer wieder zurück, oder er wird endgültig gelöscht. ### Suchagenten Ein Suchagent ist ein Berater: | Feld | wofür | | --- | --- | | **Name** | erscheint an jedem Treffer | | **E-Mail** | Ziel der Benachrichtigung für diesen Berater | | **Suchbegriffe** | kommagetrennt, damit wird auf den Börsen gesucht | | **Ausschluss-Begriffe** | kommagetrennt; Projekte mit diesen Wörtern werden übersprungen | | **Lebenslauf (PDF)** | wird als Text ausgelesen und gegen jedes Projekt bewertet | | **aktiv** | nur aktive Agenten suchen im Hintergrund | ![Liste der Suchagenten mit Suchbegriffen und Lebenslauf](bilder/scanner-suchagenten.png) Ohne Lebenslauf kann ein Agent nichts bewerten. Die Ausschluss-Begriffe sind nicht nur Bequemlichkeit: sie greifen **vor** der KI-Bewertung und sparen damit echte Kosten. „Arbeitnehmerüberlassung" oder „Festanstellung" sind typische Kandidaten. > **Löschen nimmt die Treffer mit.** Wird ein Suchagent gelöscht, verschwinden > alle seine bisherigen Treffer und sein Lebenslauf mit ihm - die Datenbank räumt > das automatisch auf. Die gefundenen **Projekte** bleiben erhalten, sie gehören > nicht zu einem einzelnen Agenten. Wer einen Berater nur vorübergehend aus der > Suche nehmen will, setzt ihn besser auf **inaktiv** statt ihn zu löschen: dann > sucht er nicht mehr, die Treffer bleiben aber sichtbar. ### Börsen-Konten Zeigt für jede Börse, ob die Verbindung steht. Zwei Arten: * **Öffentliche Portale** (Hays, Etengo, …) brauchen keinen Login. * **Geschützte Portale** (Freelance.de, Freelancermap.de) brauchen eine angemeldete Sitzung. Dafür exportiert man die Cookies mit der Browser-Erweiterung *Cookie-Editor* als JSON und fügt sie unter **Cookie-Import** ein. ![Börsen-Konten mit Verbindungsstatus je Portal](bilder/scanner-boersen.png) *Jetzt prüfen* testet eine Verbindung sofort. Steht dort **Abgelaufen / CAPTCHA**, hilft nur ein neuer Cookie-Import. Die Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) sind optional - der Scraper versucht damit im Notfall eine eigene Anmeldung. Passwörter liegen verschlüsselt in der Datenbank. ## Einstellungen | Reiter | Wer | Inhalt | | --- | --- | --- | | **Nutzerverwaltung** | Admin | Benutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren, löschen | | **Mein Konto** | alle | Foto, Terminfarbe, Passwort ändern | | **Akquise** | alle | Inhalte der Auswahllisten *Von*, *Kanal*, *Berater* | | **Postfach** | Admin | Verbindung zu Microsoft 365, Abgleich, Kontaktübernahme | | **Scanner** | Admin | Suchintervall, Schwellenwerte, KI-Schlüssel, Ton, E-Mail | | **Whisper** | alle | Spracherkennung für das Diktat einrichten | Im Reiter **Akquise** stehen die drei Auswahllisten des Akquise-Formulars, jede mit einem Feld zum Hinzufügen und je Eintrag einem Stift und einem Papierkorb. *Anbieter* fehlt hier: das Feld ist Freitext mit Vorschlägen. Zwei Dinge sind dabei unterschiedlich: * **Umbenennen** ändert die vorhandenen Akquise-Einträge mit. Aus „Hays" wird in allen Einträgen „Hays AG"; die Meldung sagt, wie viele betroffen waren. * **Entfernen** nimmt den Wert nur aus der Auswahl. Einträge, die ihn tragen, behalten ihn und zeigen ihn im Formular als „nicht in der Liste" - so ändert das Aufräumen einer Liste keine Daten. Im Reiter **Scanner** steht das **Suchintervall (Minuten)** - also wie oft der Hintergrund-Scanner die Börsen durchsucht. Darüber der Hauptschalter **Scanner aktiviert**. Ist er aus, sucht die Anwendung nicht mehr: kein Lauf im Hintergrund, und *Jetzt scannen* antwortet mit einem Hinweis statt zu starten. Der Zustand steht auch oben im Scanner-Dashboard, damit man nicht rätselt, warum keine neuen Treffer kommen. Im Reiter **Postfach** steht oben, ob die Verbindung zu Microsoft 365 steht. **Verbindung testen** prüft beides: die Anmeldung *und* den tatsächlichen Zugriff auf `crm@perinco.de`. Schlägt etwas fehl, nennt die Meldung den wahrscheinlichen Grund. Darunter lassen sich Intervall, Zeitraum des ersten Durchlaufs und die automatische Kontaktübernahme einstellen. ![Einstellungen, Reiter Postfach: Zustand des Abgleichs und Schalter](bilder/einstellungen-postfach.png) Die Zugangsdaten selbst stehen **nicht** in der Oberfläche, sondern in der Serverkonfiguration - sie werden beim Start gelesen. Fehlt einer, sagt die Seite welcher. Foto und Terminfarbe werden **sofort** gespeichert, ohne Speichern-Knopf. Der letzte aktive Administrator kann sich nicht selbst degradieren oder löschen - das verhindert der Server. ## Diktat Überall, wo längerer Text entsteht, sitzt ein Mikrofon-Knopf. Beim ersten Mal steht dort *Diktat einrichten* und führt in die Einstellungen: dort einmal **Sprachmodell laden** klicken, rund 759 MB, danach ist es dauerhaft in diesem Browser. Die Erkennung läuft **komplett auf dem eigenen Rechner**. Aufnahmen verlassen das Gerät nicht und werden nirgends gespeichert. Auf einem anderen Rechner oder in einem anderen Browser fällt der Download erneut an - er gehört zum Browser, nicht zum Benutzerkonto. ## Wenn etwas nicht klappt | Beobachtung | Ursache und Abhilfe | | --- | --- | | „Sitzung abgelaufen" | 12 Stunden vorbei, neu anmelden | | Trefferliste ist leer | *Anzeige ab %* zu hoch oder *Zeitraum* zu kurz | | Kein Ton bei Treffern | Dashboard offen? Einmal auf der Seite geklickt? Wert *Hinweis ab %* erreicht? | | Mikrofon-Knopf fehlt | kein Mikrofon oder keine HTTPS-Verbindung | | Börse zeigt „Abgelaufen" | Cookies neu importieren | | „Ein Suchlauf läuft bereits" | kurz warten, es läuft nur einer zur Zeit | | Ändern nicht erlaubt | bei Opportunities darf nur Ersteller, Zuständiger oder Admin | | Keine Mails sichtbar | steht oben ein Hinweisbalken? Sonst Admin bitten, in *Einstellungen → Postfach* die Verbindung zu testen | | „Erstabgleich läuft noch" | ältere Mails werden in mehreren Durchläufen nachgeholt, die Liste wächst noch | | Bilder in einer Mail fehlen | *Externe Bilder laden* klicken - sie sind absichtlich gesperrt | | Kontakt-Vorschläge bleiben leer | Normalfall: sichere Vorschläge wandern automatisch nach *Kontakte › Aus Mails* und tauchen hier nicht auf |