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07 Anleitung für Benutzer

Diese Anleitung setzt keine Vorkenntnisse voraus. Sie beschreibt, was die Anwendung tut und wie man sie bedient.

Was die Anwendung ist

Ein CRM für die Projektvermittlung. Es beantwortet vier Fragen:

Frage	Bereich
Wie läuft es gerade?	Dashboard
Welche Projekte haben wir gefunden?	Akquise
Welche Geschäfte sind in Arbeit und was sind sie wert?	Opportunities
Wer ist wann wo, und wer ist beteiligt?	Interviews
Wen kennen wir, und wer kennt wen?	Kontakte
Welche Projekte auf den Börsen passen zu unseren Beratern?	Scanner

Anmelden

https://pcrm.perinco.de. Anmelden geht mit Benutzername oder E-Mail plus Passwort. Die Sitzung hält 12 Stunden, danach fragt die Anwendung erneut.

Sagt die Meldung „Benutzername oder Passwort ist falsch", bleibt bewusst offen, welches von beidem nicht stimmte - so kann über die Anmeldemaske niemand Benutzernamen durchprobieren.

Es gibt zwei Rollen: Administrator sieht zusätzlich die Nutzerverwaltung und die Scanner-Einstellungen. Alles andere ist für beide Rollen gleich.

Sich zurechtfinden

┌──────────────┬───────────────────────────────────────────┐
│ Kategorien   │  Titel der Ansicht        [Hell/Dunkel]   │
│  Dashboard   │                                           │
│  Akquise   ▾ │                                           │
│   Eingang    │                                           │
│   Archiv    3│                                           │
│  Opportuni…▾ │───────────────────────────────────────────┤
│   Alle       │                                           │
│   Papierkorb2│                                           │
│  Interviews  │                                           │
│  Kontakte  ▾ │   Inhalt                                  │
│   Alle Kont. │                                           │
│   Aus Mails 5│                                           │
│  Mails     ▾ │                                           │
│   Postfach   │                                           │
│   Papierkorb7│                                           │
│  Scanner   ▾ │                                           │
│   Dashboard  │                                           │
│   Unpassend 4│                                           │
│   Suchagenten│                                           │
│   Börsen-…   │                                           │
├──────────────┤                                           │
│ Einstellungen│                                           │
├──────────────┤                                           │
│ [Foto] Name  │                                           │
└──────────────┴───────────────────────────────────────────┘

• Der Klick auf das perinco-Logo oben links führt zurück zum Dashboard - das ist auch die Ansicht, mit der die Anwendung startet.

• Der Knopf mit den drei Strichen oben links klappt das Menü auf Symbolbreite zusammen - hilfreich auf kleinen Bildschirmen.

• Rechts oben schaltet zwischen hellem und dunklem Design. Ein Doppelklick auf den Schalter folgt wieder der Systemeinstellung.

  

• Die Menüpunkte Akquise, Opportunities, Kontakte, Mails und Scanner klappen beim Anklicken ihre Unterpunkte auf. Hinter einigen steht eine Zahl: Aus Mails (Funde, die auf eine Entscheidung warten), Archiv (Akquise-Einträge älter als 14 Tage), beide Papierkörbe und Unpassend (verworfene Scanner-Treffer). Bei 0 steht dort nichts - eine Null wäre nur Rauschen.

• Jedes Fenster, das sich in den Vordergrund legt, schließt auf drei Wege: das X oben rechts, die Taste Esc oder ein Klick daneben in den abgedunkelten Hintergrund. Liegen zwei Fenster übereinander, betrifft das immer nur das obere. Eine Textmarkierung, die im Fenster beginnt und daneben endet, schließt nichts.

Alle Abbildungen in dieser Anleitung zeigen die Anwendung mit erfundenen Beispieldaten. Firmen, Personen und Zahlen darin gibt es nicht.

Dashboard

Die Startansicht: wie der Vertrieb läuft, ohne dass man irgendwo hineinklicken muss. Alle sehen dieselben Zahlen.

Oben steht der Zeitraum. Vier Vorgaben (30 Tage, 12 Monate, 8 Quartale, 5 Jahre) setzen Anfang, Ende und die passende Einteilung; von und bis lassen sich frei setzen, und rechts wählt Einteilung aus, wie die Zeitachse geschnitten wird - Tag, Monat, Quartal oder Jahr.

Die vier Kennzahlen

Kachel	Was gezählt wird
Bewerbungen	Einträge in der Akquise mit Funddatum im Zeitraum. Jeder Eintrag ist eine versendete Bewerbung - auch die, aus denen inzwischen eine Opportunity geworden ist. Die Zahl ist deshalb regelmäßig höher als die Akquise-Liste lang ist; unter den Kacheln steht, wie viele übernommen wurden. Ein von Hand gelöschter Eintrag zählt nicht mehr mit
Zu Opportunity	Bewerbungen, aus denen eine Opportunity geworden ist - dazu die Quote
Gewonnen	Opportunities, die in die Phase Beauftragt gekommen sind
Beim Kunden	Opportunities, die jetzt in Kundenvorstellung oder Interview Kunde stehen - unabhängig vom Zeitraum

Verlauf

Das Säulendiagramm zeigt dieselben drei Reihen über der Zeit: Bewerbungen, daraus entstandene Opportunities und gewonnene Projekte. Leere Abschnitte bleiben sichtbar - eine Woche ohne Bewerbung ist eine Aussage. Der Mauszeiger auf einer Säule nennt Abschnitt, Reihe und Wert. Passen nicht alle Abschnitte nebeneinander, zeigt das Diagramm das Ende des Zeitraums und lässt sich nach links scrollen - die aktuellen Tage stehen rechts.

Rechts daneben steht Bewerbungen je Berater für denselben Zeitraum. Einträge ohne hinterlegten Berater erscheinen als Ohne Berater.

Anstehende Interviews und „Beim Kunden"

Unten links die nächsten acht Termine aus dem gemeinsamen Kalender mit Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmern und dem Abstand („morgen", „in 3 Tagen"). Unten rechts alle Opportunities in Kundenvorstellung und Interview Kunde mit Firma, Volumen und Zuständigem - also alles, wo gerade der Kunde am Zug ist.

Zur Genauigkeit der Zahlen: Die Akquise löscht Einträge nach 90 Tagen. Damit die Auswertung über Monate und Jahre trotzdem stimmt, sichert das Backend vor dem Löschen Tag, Berater und Anzahl - die Projektdaten sind dann weg, die Zahl bleibt. „Gewonnen" wird ab dem 18.08.2026 mitgeschrieben (Zeitpunkt des Wechsels nach Beauftragt); für die Zeit davor gibt es diesen Zeitpunkt nicht.

Akquise

Der Eingang für gefundene Projekte - alles, was per Mail, Telefon oder über ein Portal hereinkommt, bevor daraus ein Geschäft wird. Zwei Unterpunkte: Eingang mit den Funden der letzten 14 Tage und Archiv mit allem Älteren.

Eintragen

Über der Liste steht das Formular. Absichtlich kein Fenster, das nach jedem Eintrag zugeht: kommen drei Projekte in einer Mail, tippt man sie hintereinander weg.

Feld	wofür
Datum	wann gefunden. Vorbelegt mit heute; entscheidet später über Archiv und Löschung
Von	Auswahl: wer den Fund hereingebracht hat. Vorbelegt mit dem angemeldeten Benutzer
Anbieter	Freitext: Vermittler oder Portal, z. B. Hays. Vorschläge aus den bisherigen Einträgen
Kanal	Auswahl: auf welchem Weg es kam
Projekttitel	das einzige Pflichtfeld
Berater	Auswahl: für wen das Projekt passt
Link	Adresse der Ausschreibung. Ist einer hinterlegt, wird der Titel in der Liste anklickbar und öffnet ihn in einem neuen Tab

Von, Kanal und Berater sind Auswahllisten. Ihre Inhalte stehen unter Einstellungen → Akquise und lassen sich dort von jedem Benutzer pflegen. Ist eine Liste noch leer, steht unter dem Feld ein Verweis dorthin.

Von ist mit dem angemeldeten Benutzer vorbelegt - in der Regel trägt jeder seine eigenen Funde ein. Trägt Markus etwas für Artur ein, wählt er Artur aus der Liste. Der eigene Name steht dabei immer zur Auswahl, auch wenn ihn niemand in der Liste gepflegt hat; beim Bearbeiten eines Eintrags bleibt der gespeicherte Name stehen.

Anbieter ist bewusst keine Liste, sondern ein Freitextfeld: neue Vermittler tauchen zu oft auf, als dass das Eintragen daran hängen sollte. Das Feld schlägt vor, was schon einmal benutzt wurde - der zuletzt verwendete Anbieter zuerst.

Beim Link genügt hays.de/projekt/1, das https:// wird ergänzt.

Unter Projektdaten für die Opportunity klappt auf, was in der Liste keine Spalte hat, später aber in der Opportunity stehen soll: Endkunde, Projektstart und -ende, Tagessatz, Laufzeit, Projektpreis, Projektbeschreibung, nächster Schritt und interne Notizen. Alles freiwillig und jederzeit nachtragbar; das Volumen wird schon hier mitgerechnet.

Nach Eintragen bleiben Datum, Anbieter, Kanal und Berater stehen, der Rest wird geleert - für das nächste Projekt aus derselben Quelle.

Die Liste

Spalte	Bedeutung
Datum	Funddatum; der Mauszeiger verrät das Alter in Tagen
Von	wer den Fund hereingebracht hat
Anbieter, Kanal	woher es kam
Projekttitel	mit Link anklickbar (neuer Tab); darunter klein Endkunde, Tagessatz bzw. Festpreis und Personentage
Berater	für wen
Opportunity	ein Klick macht daraus eine Opportunity in der Phase Neu
Stift / Papierkorb	bearbeiten (füllt das Formular oben) und löschen

Die Spaltenköpfe sortieren, die Suche geht über Titel, Anbieter, Berater, Endkunde, Beschreibung und Notizen.

Was von selbst passiert

• Nach 14 Tagen rutscht ein Eintrag ins Archiv. Dort lässt er sich weiter bearbeiten und jederzeit übernehmen.
• Nach 90 Tagen wird er gelöscht. Wer ein Projekt behalten will, übernimmt es als Opportunity.
• Wird ein Eintrag übernommen, verschwindet er aus Eingang und Archiv - er lebt als Opportunity weiter.

Verschoben wird dabei nichts: Eingang und Archiv sind dieselbe Liste, nur nach dem Funddatum geteilt. Es gibt also keinen Zustand, der klemmen kann.

Aus dem Eintrag wird eine Opportunity

Der Knopf Opportunity legt sie sofort an: Phase Neu, 10 % Wahrscheinlichkeit, zuständig ist der angemeldete Benutzer. Mit übernommen werden Titel, Endkunde, Beschreibung, Tagessatz, Laufzeit, Projektpreis, Zeitraum und nächster Schritt. Anbieter, Von, Kanal, Berater und Link haben in der Opportunity kein Feld - sie landen als Herkunftsvermerk in den internen Notizen, damit nachvollziehbar bleibt, woher das Projekt kam.

Ansprechpartner hängt man danach in der Opportunity dran; dort geht das auch für Kontakte, die es noch nicht gibt.

Opportunities

Eine Opportunity ist ein Geschäft in Arbeit. Oben rechts wechselt man die Darstellung:

Ansicht	wofür
Kachel	Überblick mit Volumen, Tagessatz oder Projektpreis, Laufzeit, letzter Interaktion
Liste	viele Einträge vergleichen, Spaltenköpfe sortieren
Pipeline (Kanban)	Fortschritt durch die Phasen, Karten per Maus verschieben. Standardansicht

Die Pipeline zeigt dieselben Opportunities nach Phasen sortiert. Über jeder Spalte steht ihr Volumen; eine Karte wird per Maus in die nächste Phase gezogen.

Die Phasen

Sie folgen dem Vermittlungsprozess. Der Mauszeiger auf einer Phase zeigt dieselbe Erläuterung:

Phase	Bedeutung
Neu	Projekt wurde identifiziert und noch nicht aktiv bearbeitet.
Beworben	Beraterprofil wurde an Vermittler oder Direktkunden übermittelt.
Erstgespräch Berater	Erstes qualifizierendes Gespräch mit dem Berater und Vermittler bzw. Direktkunden hat stattgefunden; ein reines Gespräch mit unserem Vertrieb zählt nicht.
Kundenvorstellung	Beraterprofil wurde dem tatsächlichen Endkunden bzw. Entscheider zur Prüfung vorgestellt.
Interview Kunde	Berater führt ein konkretes fachliches oder persönliches Gespräch mit dem Endkunden.
Zusage	Einsatz des Beraters wurde bestätigt, die formale Beauftragung steht ggf. noch aus.
Beauftragt	Vertrag bzw. Bestellung liegt vor und der Deal ist gewonnen.
Absage	Projekt wird mit diesem Berater nicht weiterverfolgt.

Als offen zählt alles bis einschließlich Zusage - dort ist der Einsatz bestätigt, aber noch nicht beauftragt. Beauftragt und Absage sind das Ende. Der Filter Nur offene nutzt genau diese Grenze, ebenso die Pipeline-Summe in der Kopfzeile.

Bei der Umstellung am 18.08.2026 wurden alle vorhandenen Opportunities auf „Neu" gesetzt. Der alte Trichter (Qualifizierung, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren) ließ nicht erkennen, in welcher der neuen Phasen ein Projekt steckt.

Volumen rechnet die Anwendung selbst: Tagessatz x Personentage. Das gewichtete Volumen multipliziert das noch mit der Abschlusswahrscheinlichkeit. Beide Zahlen stehen live im Formular, auf jeder Karte, als Summe über der Liste, je Pipeline-Spalte und in der Kopfzeile.

Nicht jedes Projekt rechnet nach Aufwand. Für Festpreise gibt es unter Projektdaten das Feld Projektpreis. Steht dort eine Zahl, gilt sie als Volumen - Tagessatz und Laufzeit werden dann nicht mehr multipliziert. Die Vorschau im Formular schreibt dazu, welche Grundlage gerade zählt (Festpreis oder Tagessatz x Laufzeit); Kachel und Liste zeigen statt des Tagessatzes den Projektpreis. Tagessatz und Laufzeit dürfen trotzdem gefüllt bleiben, etwa zur eigenen Kalkulation.

Zu jeder Opportunity gehören beliebig viele Ansprechpartner aus den Kontakten, jeder mit eigener Rolle („Entscheider", „Fachbereich", …). Fehlt jemand noch im CRM, öffnet Neuer Kontakt... direkt neben der Auswahlliste dasselbe Formular wie unter Kontakte. Nach dem Speichern hängt der neue Kontakt sofort als Ansprechpartner an der Opportunity - die man dabei nicht verlässt.

Ändern und löschen darf der Ersteller, der Zuständige und jeder Administrator. Wer keines davon ist, bekommt eine Fehlermeldung - das prüft der Server, nicht nur die Oberfläche.

Löschen und Papierkorb

Das Papierkorbsymbol an der Kachel, in der Listenzeile und auf der Pipeline-Karte legt eine Opportunity in den Papierkorb - den Unterpunkt unter Opportunities. Vorher fragt eine Warnung nach.

Im Papierkorb steht, wann und von wem gelöscht wurde und wie lange der Eintrag noch liegt:

• Wiederherstellen holt die Opportunity zurück - mit Ansprechpartnern, Verlauf und Mailzuordnungen.
• Papierkorb leeren entfernt alles darin endgültig, ebenfalls nach einer Warnung. Dabei gehen die Zuordnungen der Ansprechpartner und der Mails verloren; die Kontakte selbst und die Mails bleiben erhalten.
• Ohne Zutun wird ein Eintrag nach 90 Tagen endgültig gelöscht.

Solange eine Opportunity im Papierkorb liegt, erscheint sie in keiner Liste, in keiner Summe und in keinem Zuordnungsdialog - und sie lässt sich nicht bearbeiten. Erst zurückholen, dann ändern.

Auf dem Tablet oder ohne Lust auf Ziehen: die Phase lässt sich auch über das Auswahlfeld direkt auf der Karte ändern.

Interviews

Der gemeinsame Terminkalender des Teams - alle sehen dieselben Termine, jeder darf eintragen. Genutzt wird er vor allem für Gesprächstermine, deshalb heißt der Menüpunkt Interviews und nicht „Kalender".

• Monat, Woche, Tag oben umschalten, Heute und die Pfeile blättern.
• Klick auf einen Monatstag oder eine Stundenzelle legt sofort einen Termin an.
• Klick auf einen Wochentagskopf springt in die Tagesansicht.
• Verschieben per Ziehen: Termin anfassen und auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit ziehen. Im Monatsraster wechselt nur der Tag, die Uhrzeit bleibt stehen; in Woche und Tag rastet der Termin auf 15 Minuten ein, und eine gestrichelte Linie zeigt vorab die neue Startzeit. Die Dauer bleibt immer gleich, und der Punkt, an dem man den Termin angefasst hat, wandert mit. Ziehen darf nur, wer den Termin auch ändern darf.
• Farben gehören zum Ersteller. Die eigene Farbe ändert man unter Einstellungen → Mein Konto („Meine Terminfarbe"); die Legende unter dem Raster zeigt, welche Farbe zu wem gehört.
• Teilnehmer erscheinen mit Foto oder Initiale und sind anklickbar.
• @-Erwähnungen: In der Beschreibung @ tippen, dann Kontakte und Benutzer aus der Vorschlagsliste wählen (Pfeiltasten, Enter). In der Leseansicht sind sie klickbar - Kontakte öffnen die Kontaktkarte, Benutzer ein Detailfenster mit nächsten Terminen.
• Rechts stehen die nächsten Termine, nach Tagen gruppiert. Vergangenes fliegt aus der Liste, bleibt im Raster aber erhalten.

Die Farbe eines Termins gehört zu seinem Ersteller - die Legende unter dem Raster löst auf, welche Farbe zu wem gehört. Rechts stehen die nächsten Termine mit Beschreibung, Teilnehmern und den markierten Personen.

Ändern und löschen darf nur der Ersteller oder ein Administrator. Anlegen darf jeder.

Kontakte

Drei Ansichten, davon eine besondere:

Ansicht	wofür
Kachel	Überblick mit Foto, Firma, Art
Liste	sortierbar, viele Einträge
Netzwerk	wer steht mit wem in Kontakt

Ein Klick auf eine Karte öffnet den Kontakt zum Bearbeiten - mit Foto, Anschrift, Art, Zuständigkeit, Tags, Notizen und den Verbindungen zu anderen Kontakten.

Die Art sagt, mit wem man es zu tun hat: Recruiter, Partner oder Endkunde. Früher stand an dieser Stelle ein Vertriebsstatus (Neu, Kontaktiert, …); der sagte über den Kontakt selbst nichts. Bei der Umstellung am 18.08.2026 wurden alle vorhandenen Kontakte auf Recruiter gesetzt - welche Art jemand wirklich ist, war aus dem alten Status nicht ableitbar. Wer die Angabe braucht, pflegt sie im Kontakt nach.

Im Netzwerk sind Kreise Kontakte (Farbe = Art, Größe = Anzahl Verbindungen) und Quadrate Benutzer, die Kontakte angelegt haben. Grüne Linien verbinden Kontakte untereinander, graue gestrichelte den Ersteller mit seinem Kontakt.

Bedienung: Hintergrund ziehen verschiebt, Mausrad zoomt, einen Knoten ziehen setzt ihn fest (grüner Punkt), Doppelklick löst ihn wieder. Über Verbindung erstellen zwei Kontakte anklicken, um eine Verbindung anzulegen; Esc bricht ab. Suche und Artfilter wirken auch hier.

Sobald Kontakte aus dem Postfach übernommen wurden, erscheint neben dem Artfilter ein Herkunftsfilter: Aus Mails übernommen zeigt nur die aus dem Postfach stammenden, Selbst angelegt nur die von Hand erfassten.

Einverständnis für Mails

Im Kontakt steht direkt unter der E-Mail-Adresse das Kästchen Einverständnis für Mails. Nur mit diesem Haken kommt die Adresse in eine Mailingliste. Ohne eingetragene Adresse ist das Kästchen gesperrt - es gibt dann nichts, wozu jemand einwilligen könnte.

Der Zeitpunkt wird mitgespeichert und im Kontakt angezeigt („Erteilt am …"). Beim Widerruf verschwindet er wieder. Bei einer Beschwerde ist nämlich nicht die Frage, ob ein Einverständnis vorliegt, sondern seit wann.

Wo der Haken gesetzt ist, erscheint das Briefsymbol der Kachel grün, in der Liste steht ein Häkchen hinter der Adresse. So sieht man es ohne jeden Kontakt zu öffnen.

Zwei Dinge, die bewusst so sind:

• Im Vorbereich Aus Mails gibt es das Kästchen nicht. Dass jemand eine Mail geschrieben hat, ist keine Einwilligung in Werbung.
• Beim Übernehmen aus Aus Mails wird der Haken nicht mitgesetzt. Ein neu übernommener Kontakt startet immer ohne Einverständnis.

Mailingliste erstellen

Der Knopf Mailingliste erstellen in der Kontaktleiste sammelt alle Adressen mit Einverständnis, durch Komma getrennt. Die Zahl am Knopf sagt vorab, wie viele das sind.

Rechts im Feld stehen zwei Symbole:

Symbol	Wirkung
Kopieren	legt die komplette Liste in die Zwischenablage - danach in Outlook ins BCC-Feld einfügen
Brief	öffnet direkt eine neue Mail im Mailprogramm, die Adressen stehen im BCC

Der Brief-Weg (mailto:) hat eine Grenze: Windows gibt nur rund 2000 Zeichen an das Mailprogramm weiter. Wird die Liste länger, ist das Symbol gesperrt und der Dialog sagt es - sonst würde die Empfängerliste unterwegs abgeschnitten, ohne dass es jemand merkt. Dann bleibt der Weg über die Zwischenablage.

Die Adressen gehen absichtlich ins BCC und nicht ins An-Feld: dort sähe jeder Empfänger die vollständige Kundenliste.

Unter Wer ist dabei stehen Name, Firma und Adresse aller Empfänger zum Nachprüfen. Darunter steht, wie viele Kontakte fehlen - ohne Haken oder mit Haken aber ohne Adresse. Das Trennzeichen lässt sich auf Semikolon umstellen, falls Outlook die Komma-Liste nicht auflöst.

Aus Mails

Der Menüpunkt Kontakte klappt zwei Unterpunkte auf: Alle Kontakte und Aus Mails. Der Zähler am Menüpunkt sagt, wie viele Funde warten.

In Aus Mails stehen die Personen, die der Postfachabgleich in Mails gefunden hat. Sie sind noch keine Kontakte: sie erscheinen nicht in der Kontaktliste, nicht in Opportunities und nicht unter Interviews. Jede Karte zeigt alle gefundenen Angaben und darunter, aus welcher Mail sie stammen.

Zwei Fälle:

• Weiße Karte - die Person ist neu. In Kontakte übernehmen legt sie als Kontakt an, mit Herkunft „Mail".
• Gold markierte Karte - es gibt sie in den Kontakten schon, erkannt an der E-Mail-Adresse oder am Namen. Gold hinterlegte Felder weichen ab; darunter steht durchgestrichen, was bisher im Kontakt stand. Kontakt aktualisieren öffnet die Feldauswahl: angehakt sind zunächst nur die Lücken, also Felder, die im Kontakt leer sind. Ein Wert, der etwas Gepflegtes ersetzen würde, ist als überschreibt gekennzeichnet und muss bewusst angehakt werden - die Angabe kann aus einer alten Signatur stammen. Neu anlegen erzeugt trotz Dublette einen zweiten Kontakt, etwa wenn es zwei Personen mit demselben Namen gibt.

Weitere Bedienelemente:

• Alle neuen übernehmen legt alle weißen Karten auf einmal als Kontakte an; gold markierte bleiben unberührt.
• Eintrag hier behalten - normalerweise verschwindet ein Eintrag aus Aus Mails, sobald er als Kontakt geführt wird. Mit dem Haken bleibt er stehen.
• Das Papierkorbsymbol entfernt einen Fund. Die Mails bleiben erhalten; taucht die Person in einer neuen Mail auf, erscheint sie hier wieder.
• Der Filter wählt zwischen allen Einträgen, nur neuen Personen und nur Dubletten.

Mails

Das gemeinsame Postfach crm@perinco.de liegt hier im CRM. Der Zugriff ist nur lesend - im Postfach selbst wird nichts verändert, keine Mail als gelesen markiert, nichts gelöscht. Antworten geht weiter in Outlook; der Link In Outlook öffnen springt direkt zur Mail.

Der Menüpunkt Mails klappt zwei Unterpunkte auf: Postfach und Papierkorb. Im Postfach selbst gibt es oben zwei Reiter:

Postfach

Links die Mailliste, rechts die gewählte Mail. Die Kennzeichen an einem Listeneintrag sagen, was noch zu tun ist:

Kennzeichen	Bedeutung
1x zugeordnet	hängt an einer Opportunity oder einem Kontakt
2 Kontakte	so viele Kontakt-Vorschläge warten noch auf eine Entscheidung
📎	Anhänge vorhanden (im Postfach, nicht im CRM)

Das Auswahlfeld filtert die Liste. Nicht zugeordnet ist die eigentliche Arbeitsliste: alles, was noch nirgends hängt. Die Suche geht über Betreff, Absender und den kompletten Mailtext; mehrere Wörter wirken als ein Suchbegriff.

Zuordnen hängt die Mail an eine Opportunity und/oder einen Kontakt. Der Dialog schlägt oben vor, was zu den Mailadressen passt - ein Klick auf den Vorschlag genügt. Beides gleichzeitig ist möglich, jede Zuordnung lässt sich einzeln wieder mit dem x lösen.

Beim Mailinhalt sind externe Bilder zunächst gesperrt. Das ist Absicht: geladene Bilder melden dem Absender, dass die Mail geöffnet wurde. Über Externe Bilder laden geht es pro Mail. Größer klappt den Inhalt auf, Nur Text anzeigen zeigt die Rohfassung ohne Formatierung.

Steht an einer Mail Im Postfach gelöscht, wurde sie in Outlook entfernt. Im CRM bleibt sie erhalten, damit Zuordnungen nicht verloren gehen.

Löschen legt die Mail in den Papierkorb des CRM. Im Postfach crm@perinco.de bleibt sie unangetastet - Schreibzugriff darauf hat das CRM nicht.

Papierkorb

Der Unterpunkt Papierkorb unter Mails zeigt alles, was im CRM gelöscht wurde. Aufbau und Suche sind dieselben wie im Postfach, nur die Knöpfe wechseln:

• Wiederherstellen holt die Mail zurück in das Postfach des CRM - samt ihrer Zuordnungen und Kontakt-Vorschlägen.
• Papierkorb leeren entfernt alle Mails darin endgültig, zusammen mit ihren Zuordnungen zu Kontakten und Opportunities und ihren noch offenen Kontakt-Vorschlägen. Bereits übernommene Vorschläge bleiben als Nachweis erhalten, woher ein Kontakt stammt. Vorher fragt eine Warnung nach; danach ist nichts mehr zurückzuholen. Das darf jeder angemeldete Benutzer.

Zwei Dinge sind wichtig zu wissen:

1. Gelöscht heißt nur im CRM gelöscht. In crm@perinco.de liegt die Mail weiter, dort ändert das CRM nichts.
2. Der Abgleich holt gelöschte Mails nicht wieder herein - weder die im Papierkorb noch die endgültig gelöschten. Dafür bleibt zu jeder endgültig gelöschten Mail ein leerer Merker in der Datenbank stehen: ohne ihn würde der nächste Abgleich sie im Postfach wiederfinden und erneut einlesen.

Offene Kontakt-Vorschläge einer Mail im Papierkorb verlangen keine Entscheidung mehr - sie verschwinden aus dem Reiter Kontakt-Vorschläge und sind nach dem Wiederherstellen wieder da.

Kontakt-Vorschläge

Aus Absender, Empfängerliste und Signatur jeder Mail liest die Anwendung Kontaktdaten. Wer eine echte Mailadresse hat und aus Absender oder Empfängerliste stammt, landet automatisch im Vorbereich Aus Mails - nicht direkt in den Kontakten. Alles Unsichere landet hier - typischerweise Personen, die nur mit Telefonnummer im Text genannt werden.

Der Balken rechts ist die Zuversicht: je voller und grüner, je verlässlicher die Angaben. Das Kennzeichen darunter sagt, woher sie stammen (Absender, Empfänger, Signatur, Im Text genannt).

Zwei Knöpfe:

• Als Kontakt anlegen - es entsteht sofort ein richtiger Kontakt mit Herkunft „Mail", nicht nur ein Eintrag in Aus Mails: hier hat ja schon jemand hingesehen und entschieden.
• Ergänzen (statt „anlegen", wenn Bereits vorhanden dransteht) - der vorhandene Kontakt wird um die fehlenden Angaben erweitert. Was schon gepflegt ist, bleibt unangetastet.
• Verwerfen - der Vorschlag verschwindet aus der Liste.

Eigene Kollegen (@perinco.de) und Funktionsadressen wie info@ oder no-reply@ werden nie vorgeschlagen.

Ist die Liste leer und die automatische Übernahme an, ist das der Normalzustand: es gab nichts zu entscheiden.

Scanner

Durchsucht Projektbörsen und bewertet jeden Fund mit KI gegen die Lebensläufe der Berater.

Dashboard

Oben vier Kennzahlen, darunter die Trefferliste. Der Knopf Jetzt scannen startet sofort einen Suchlauf; läuft schon einer, sagt die Anwendung das.

Die Filterzeile:

Feld	Bedeutung
Zeitraum	wie alt darf das Projekt sein (Standard: letzte 24 Stunden)
Agent	nur Treffer eines Beraters
Anzeige ab %	schwächere Treffer ausblenden
Hinweis ab %	ab wann Signalton und E-Mail

Die letzten zwei Werte werden gespeichert und gelten auch beim nächsten Mal und in den Einstellungen. Rechts daneben steht sichtbar / gesamt.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details: Projektbeschreibung, die KI-Auswertung mit Pro und Contra, dazu die Knöpfe Gesehen, Beworben, Zurück auf Neu, Börse öffnen, Passt nicht und Treffer löschen.

Über der Liste steht der Betriebszustand: automatische Suche aktiv, nur manuelle Suche, pausiert oder Suchlauf läuft.

Ton bei neuen Treffern

Findet der Scanner einen Treffer über dem Wert Hinweis ab %, spielt das Dashboard einen Signalton und zeigt ein Hinweisbanner. Drei Dinge muss man dazu wissen:

1. Nur im Dashboard. Wer auf Opportunities oder Kontakte wechselt, hört nichts - und bekommt es auch später nicht nachgemeldet.
2. In einem anderen Browsertab klingelt es weiter, aber verzögert: der Browser bremst versteckte Tabs auf etwa eine Prüfung pro Minute. Ausserdem muss man vorher einmal irgendwo auf der Seite geklickt haben, sonst lässt der Browser keinen Ton zu.
3. Ist der Tab geschlossen, passiert nichts. Wer unabhängig vom Browser benachrichtigt werden will, schaltet die E-Mail in den Einstellungen ein.

Unpassend

Alles, was über Passt nicht aussortiert wurde. Von hier bringt Zurück ins Dashboard einen Treffer wieder zurück, oder er wird endgültig gelöscht.

Suchagenten

Ein Suchagent ist ein Berater:

Feld	wofür
Name	erscheint an jedem Treffer
E-Mail	Ziel der Benachrichtigung für diesen Berater
Suchbegriffe	kommagetrennt, damit wird auf den Börsen gesucht
Ausschluss-Begriffe	kommagetrennt; Projekte mit diesen Wörtern werden übersprungen
Lebenslauf (PDF)	wird als Text ausgelesen und gegen jedes Projekt bewertet
aktiv	nur aktive Agenten suchen im Hintergrund

Ohne Lebenslauf kann ein Agent nichts bewerten. Die Ausschluss-Begriffe sind nicht nur Bequemlichkeit: sie greifen vor der KI-Bewertung und sparen damit echte Kosten. „Arbeitnehmerüberlassung" oder „Festanstellung" sind typische Kandidaten.

Löschen nimmt die Treffer mit. Wird ein Suchagent gelöscht, verschwinden alle seine bisherigen Treffer und sein Lebenslauf mit ihm - die Datenbank räumt das automatisch auf. Die gefundenen Projekte bleiben erhalten, sie gehören nicht zu einem einzelnen Agenten. Wer einen Berater nur vorübergehend aus der Suche nehmen will, setzt ihn besser auf inaktiv statt ihn zu löschen: dann sucht er nicht mehr, die Treffer bleiben aber sichtbar.

Börsen-Konten

Zeigt für jede Börse, ob die Verbindung steht. Zwei Arten:

• Öffentliche Portale (Hays, Etengo, …) brauchen keinen Login.
• Geschützte Portale (Freelance.de, Freelancermap.de) brauchen eine angemeldete Sitzung. Dafür exportiert man die Cookies mit der Browser-Erweiterung Cookie-Editor als JSON und fügt sie unter Cookie-Import ein.

Jetzt prüfen testet eine Verbindung sofort. Steht dort Abgelaufen / CAPTCHA, hilft nur ein neuer Cookie-Import.

Die Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) sind optional - der Scraper versucht damit im Notfall eine eigene Anmeldung. Passwörter liegen verschlüsselt in der Datenbank.

Einstellungen

Reiter	Wer	Inhalt
Nutzerverwaltung	Admin	Benutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren, löschen
Mein Konto	alle	Foto, Terminfarbe, Passwort ändern
Akquise	alle	Inhalte der Auswahllisten Von, Kanal, Berater
Postfach	Admin	Verbindung zu Microsoft 365, Abgleich, Kontaktübernahme
Scanner	Admin	Suchintervall, Schwellenwerte, KI-Schlüssel, Ton, E-Mail
Whisper	alle	Spracherkennung für das Diktat einrichten

Im Reiter Akquise stehen die drei Auswahllisten des Akquise-Formulars, jede mit einem Feld zum Hinzufügen und je Eintrag einem Stift und einem Papierkorb. Anbieter fehlt hier: das Feld ist Freitext mit Vorschlägen. Zwei Dinge sind dabei unterschiedlich:

• Umbenennen ändert die vorhandenen Akquise-Einträge mit. Aus „Hays" wird in allen Einträgen „Hays AG"; die Meldung sagt, wie viele betroffen waren.
• Entfernen nimmt den Wert nur aus der Auswahl. Einträge, die ihn tragen, behalten ihn und zeigen ihn im Formular als „nicht in der Liste" - so ändert das Aufräumen einer Liste keine Daten.

Im Reiter Scanner steht das Suchintervall (Minuten) - also wie oft der Hintergrund-Scanner die Börsen durchsucht.

Darüber der Hauptschalter Scanner aktiviert. Ist er aus, sucht die Anwendung nicht mehr: kein Lauf im Hintergrund, und Jetzt scannen antwortet mit einem Hinweis statt zu starten. Der Zustand steht auch oben im Scanner-Dashboard, damit man nicht rätselt, warum keine neuen Treffer kommen.

Im Reiter Postfach steht oben, ob die Verbindung zu Microsoft 365 steht. Verbindung testen prüft beides: die Anmeldung und den tatsächlichen Zugriff auf crm@perinco.de. Schlägt etwas fehl, nennt die Meldung den wahrscheinlichen Grund. Darunter lassen sich Intervall, Zeitraum des ersten Durchlaufs und die automatische Kontaktübernahme einstellen.

Die Zugangsdaten selbst stehen nicht in der Oberfläche, sondern in der Serverkonfiguration - sie werden beim Start gelesen. Fehlt einer, sagt die Seite welcher.

Foto und Terminfarbe werden sofort gespeichert, ohne Speichern-Knopf. Der letzte aktive Administrator kann sich nicht selbst degradieren oder löschen - das verhindert der Server.

Diktat

Überall, wo längerer Text entsteht, sitzt ein Mikrofon-Knopf. Beim ersten Mal steht dort Diktat einrichten und führt in die Einstellungen: dort einmal Sprachmodell laden klicken, rund 759 MB, danach ist es dauerhaft in diesem Browser.

Die Erkennung läuft komplett auf dem eigenen Rechner. Aufnahmen verlassen das Gerät nicht und werden nirgends gespeichert. Auf einem anderen Rechner oder in einem anderen Browser fällt der Download erneut an - er gehört zum Browser, nicht zum Benutzerkonto.

Wenn etwas nicht klappt

Beobachtung	Ursache und Abhilfe
„Sitzung abgelaufen"	12 Stunden vorbei, neu anmelden
Trefferliste ist leer	Anzeige ab % zu hoch oder Zeitraum zu kurz
Kein Ton bei Treffern	Dashboard offen? Einmal auf der Seite geklickt? Wert Hinweis ab % erreicht?
Mikrofon-Knopf fehlt	kein Mikrofon oder keine HTTPS-Verbindung
Börse zeigt „Abgelaufen"	Cookies neu importieren
„Ein Suchlauf läuft bereits"	kurz warten, es läuft nur einer zur Zeit
Ändern nicht erlaubt	bei Opportunities darf nur Ersteller, Zuständiger oder Admin
Keine Mails sichtbar	steht oben ein Hinweisbalken? Sonst Admin bitten, in Einstellungen → Postfach die Verbindung zu testen
„Erstabgleich läuft noch"	ältere Mails werden in mehreren Durchläufen nachgeholt, die Liste wächst noch
Bilder in einer Mail fehlen	Externe Bilder laden klicken - sie sind absichtlich gesperrt
Kontakt-Vorschläge bleiben leer	Normalfall: sichere Vorschläge wandern automatisch nach Kontakte › Aus Mails und tauchen hier nicht auf