KI-Einstellungen: Schluessel und Modell in der Oberflaeche
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# 08 Anleitung für Benutzer
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Diese Anleitung setzt nichts voraus. Adresse: <https://icrm.icon-experts.de>.
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## Anmelden
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Benutzername oder E-Mail und Passwort. Die Anmeldung gilt 12 Stunden; danach
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fragt das CRM erneut. Passwort ändern: *Einstellungen → Mein Konto*.
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Rechts oben stehen zwei Umschalter: die **Farbwelt** (ICON, Half-Life, Pixel
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Art) und **hell/dunkel**. Beides hängt am Konto und gilt auf jedem Gerät. Ein
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Doppelklick auf den Hell/Dunkel-Knopf stellt „wie das System" wieder her.
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## Suchen
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Oben in der Kopfleiste, oder mit `Strg+K`. Rechts im Feld zwei Symbole:
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* **Lupe** – die normale Suche. Läuft beim Tippen mit, durchsucht Kontakte,
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Unternehmen, Ausschreibungen, Projekte, Leads und die Historie. Ein Klick auf
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einen Treffer öffnet dessen Karte.
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* **Funke** – die erweiterte Suche. Hier steht eine ganze Frage:
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*„Wer arbeitet alles bei der KfW?"*, *„Wer hat den höchsten Satz?"*. Antwort
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auf Enter, nicht beim Tippen. Die genannten Datensätze stehen darunter als
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anklickbare Schaltflächen.
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## Dashboard
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Zahlen zum Bestand und die letzten Tätigkeiten. Von hier führt jeder Eintrag in
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die zugehörige Karte.
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## Leads
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Die Pipeline als Kanban über acht Spalten, von **Backlog** bis **Absage**.
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Kacheln lassen sich mit der Maus in eine andere Spalte ziehen; der Wechsel landet
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in der Historie.
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Auf jeder Kachel:
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| Zeichen | Bedeutung |
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| Aktenschrank | archivieren – landet unter *Leads → Archiviert* und lässt sich von dort zurückholen |
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| roter Mülleimer | löschen, mit Rückfrage |
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| Balken mit Prozentzahl | Stand der ToDo-Liste |
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Die Karte eines Leads hat drei Reiter:
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1. **Stammdaten** – Titel, Unternehmen, Ansprechpartner, Kontaktstand,
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Zuständiger, Notizen und die Erinnerung.
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2. **ToDos** – Checkliste mit Fälligkeitsdatum. Der Fortschritt steht als
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Prozentwert auf der Kachel.
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3. **Historie** – wer wann was geändert hat.
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### Erinnerungen
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Zwei Arten, beide als Pop-up, das sich unabhängig von der geöffneten Ansicht
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meldet:
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* **gesetzt** – „in 2 Tagen anrufen". Eingegeben werden **Tage**, nicht ein
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Datum; gerechnet wird auf dem Server. Quittieren heißt *Erledigt* oder *in n
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Tagen erneut*.
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* **automatisch** – wird ein Lead 30 Tage nicht angefasst, fragt das CRM, ob er
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archiviert werden soll. Bleibt er stehen, läuft die Frist von vorn.
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## Kontakte
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Drei Ansichten, oben rechts umschaltbar: **Kacheln**, **Liste**, **Netzwerk**.
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* In der **Liste** sortiert ein Klick auf eine Spaltenüberschrift; ein zweiter
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Klick dreht die Richtung um. Leere Felder stehen immer am Ende.
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* Der Schalter **perinco** blendet zusätzlich die Kontakte des perinco CRM ein –
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grün umrandet, nur zum Lesen.
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* Filter (Art, Status, Unternehmen …) sind sichtbar ausgezeichnet. Steht die
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Liste leer da, sagt der Text welche Filter aktiv sind; daneben liegt *Filter
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zurücksetzen*.
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Die Karte eines Kontakts hat Stammdaten, Werdegang, Gespräche und Historie.
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| Feld | Hinweis |
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| Art | Experte, Ansprechpartner, Lead – die Liste wird in den Stammdaten gepflegt |
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| Status | Interessiert, Interview, Gebucht, Inaktiv |
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| Stundensatz vor Ort / remote | in **Euro je Stunde**; leer heißt „nicht hinterlegt", nicht „null Euro" |
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| Foto | hochladen oder mit *Von LinkedIn* aus dem öffentlichen Profil holen |
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| CV | Link oder die hochgeladene Datei aus dem CV-Import |
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### CV-Import
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*Kontakte → CV-Import.* Lebensläufe hineinziehen (PDF, DOCX, Text; bis 20 auf
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einmal). Danach drei Ordner:
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1. **Eingang** – je Datei entscheiden: *Ja, auslesen* oder *Nein*.
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2. **Screening** – der Vorschlag der KI steht im Formular. Alles ist änderbar;
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was hier korrigiert wird, gewinnt.
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3. **Auswahl** – bestätigt, Kontakt angelegt, Lebenslauf hängt daran.
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Es wird **nichts automatisch angelegt**. Frühere Stationen werden als beendete
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Anstellungen übernommen – der Kontakt erscheint dadurch beim alten Arbeitgeber
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sofort unter „Ehemalige".
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## Unternehmen
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Ebenfalls Kacheln, Liste und Netzwerk, dazu der Reiter **Group** (Konzern).
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Ein Unternehmen mit gesetztem Haken *Kunde* erscheint zusätzlich in der
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Kundenansicht; der Zustand *aktiv* oder *alumni* unterscheidet laufende von
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früheren Kunden.
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Fünf Sterne bewerten das Unternehmen, `Freelancer` sagt, ob dort überhaupt
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freiberuflich gearbeitet wird.
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### Netzwerkansicht und Stammbaum
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Rechtecke sind Unternehmen, Kreise sind Kontakte. Ziehen verschiebt, das Mausrad
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zoomt. Ein Klick auf ein Unternehmen mit Kontakten öffnet dessen **Stammbaum**:
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| Ast | Bedeutung |
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| golden | Berater (Art „Experte") |
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| hell | Ansprechpartner und übrige |
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| grau, gestrichelt | Ehemalige – darunter steht, wo die Person heute ist |
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In den Kontakten lassen sich zusätzlich Verbindungen anlegen: *Verbindung
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erstellen*, dann zwei Kontakte anklicken; Esc bricht ab.
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## Ausschreibungen
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Eine Tabelle; ein Klick klappt die Zeile auf. Links die zugewiesenen Experten
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und der Kundenkontakt, rechts der **Ausschreibungstext**.
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> **Der Schalter „Online" entscheidet, ob die Ausschreibung auf der ICON Website
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> in der Projektbörse steht.** Er sitzt deshalb direkt in der Liste.
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Der Text wird automatisch gespeichert, 800 ms nach dem letzten Tastendruck – es
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gibt keinen Speichern-Knopf. Über dem Feld liegen die Knöpfe der Schreibhilfe
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(*Text erzeugen*, *Verbessern*, *Kürzen*, *Stichpunkte*, *Anforderungsprofil*)
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und der Diktat-Knopf. *Zurück* holt den Stand vor dem letzten KI-Eingriff.
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Zwei Untermenüs:
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* **Live!** – dieselben Ausschreibungen als Kanban über die Phasen, mit Ziehen
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bearbeitbar.
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* **Archiv** – archivierte Ausschreibungen; von dort zurückholbar.
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## Laufende Projekte
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Titel, Kunde, Experte, Zeitraum, Status und Notizen. Die Notizen sind ein
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WYSIWYG-Feld – im übernommenen Bestand steht dort ein Kopfblock aus dem alten
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CRM und darunter der Ausschreibungstext.
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## Historie
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Alles, was im CRM getan wurde, mit Zeitpunkt, Person und – bei Änderungen – den
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betroffenen Feldern samt Vorher/Nachher. Filterbar nach Art des Datensatzes.
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**@-Erwähnungen:** In jedem Notizfeld öffnet `@` eine Vorschlagsliste über
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Kontakte, Unternehmen und Benutzer. Im Lesezustand ist jede Erwähnung anklickbar
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und führt auf das Profil; im Bearbeiten-Zustand steht dort die rohe Form
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`@[Name](contact:12)` – anders ließe sie sich nicht ändern oder löschen.
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## Diktat
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*Einstellungen → Diktat*, einmal je Gerät: **Sprachmodell laden** (rund 300 MB,
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bleibt danach im Browser). Anschließend steht in jedem längeren Textfeld ein
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Mikrofon-Knopf.
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Aufnahme starten, sprechen, Knopf erneut drücken – der erkannte Text wird
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**angehängt**, nie ersetzt. Das Kreuz daneben verwirft die Aufnahme.
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Die Erkennung läuft auf dem eigenen Rechner. Es wird nichts hochgeladen und
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nichts gespeichert. Details: [04 Diktat](04-diktat.md).
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## Einstellungen
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| Reiter | Wer | Inhalt |
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| Nutzerverwaltung | Administratoren | Benutzer anlegen, Rolle, aktiv/inaktiv |
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| Stammdaten | Administratoren | Auswahllisten: Branchen, Arten der Kontakte |
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| Mein Konto | alle | Foto, Farbe, Passwort, Design |
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| Diktat | alle | Spracherkennung einrichten |
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Beim Pflegen der Stammdaten gelten zwei Regeln: **Umbenennen zieht den Bestand
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mit**, und **Entfernen geht nur, solange ein Wert nirgends benutzt wird** –
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hinter jedem Eintrag steht, wie oft er vorkommt.
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# 08 Anleitung für Benutzer
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Diese Anleitung setzt nichts voraus. Adresse: <https://icrm.icon-experts.de>.
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## Anmelden
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Benutzername oder E-Mail und Passwort. Die Anmeldung gilt 12 Stunden; danach
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fragt das CRM erneut. Passwort ändern: *Einstellungen → Mein Konto*.
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Rechts oben stehen zwei Umschalter: die **Farbwelt** (ICON, Half-Life, Pixel
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Art) und **hell/dunkel**. Beides hängt am Konto und gilt auf jedem Gerät. Ein
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Doppelklick auf den Hell/Dunkel-Knopf stellt „wie das System" wieder her.
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## Suchen
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Oben in der Kopfleiste, oder mit `Strg+K`. Rechts im Feld zwei Symbole:
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* **Lupe** – die normale Suche. Läuft beim Tippen mit, durchsucht Kontakte,
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Unternehmen, Ausschreibungen, Projekte, Leads und die Historie. Ein Klick auf
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einen Treffer öffnet dessen Karte.
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* **Funke** – die erweiterte Suche. Hier steht eine ganze Frage:
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*„Wer arbeitet alles bei der KfW?"*, *„Wer hat den höchsten Satz?"*. Antwort
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auf Enter, nicht beim Tippen. Die genannten Datensätze stehen darunter als
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anklickbare Schaltflächen.
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## Dashboard
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Zahlen zum Bestand und die letzten Tätigkeiten. Von hier führt jeder Eintrag in
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die zugehörige Karte.
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## Leads
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Die Pipeline als Kanban über acht Spalten, von **Backlog** bis **Absage**.
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Kacheln lassen sich mit der Maus in eine andere Spalte ziehen; der Wechsel landet
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in der Historie.
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Auf jeder Kachel:
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| Zeichen | Bedeutung |
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| Aktenschrank | archivieren – landet unter *Leads → Archiviert* und lässt sich von dort zurückholen |
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| roter Mülleimer | löschen, mit Rückfrage |
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| Balken mit Prozentzahl | Stand der ToDo-Liste |
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Die Karte eines Leads hat drei Reiter:
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1. **Stammdaten** – Titel, Unternehmen, Ansprechpartner, Kontaktstand,
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Zuständiger, Notizen und die Erinnerung.
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2. **ToDos** – Checkliste mit Fälligkeitsdatum. Der Fortschritt steht als
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Prozentwert auf der Kachel.
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3. **Historie** – wer wann was geändert hat.
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### Erinnerungen
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Zwei Arten, beide als Pop-up, das sich unabhängig von der geöffneten Ansicht
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meldet:
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* **gesetzt** – „in 2 Tagen anrufen". Eingegeben werden **Tage**, nicht ein
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Datum; gerechnet wird auf dem Server. Quittieren heißt *Erledigt* oder *in n
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Tagen erneut*.
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* **automatisch** – wird ein Lead 30 Tage nicht angefasst, fragt das CRM, ob er
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archiviert werden soll. Bleibt er stehen, läuft die Frist von vorn.
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## Kontakte
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Drei Ansichten, oben rechts umschaltbar: **Kacheln**, **Liste**, **Netzwerk**.
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* In der **Liste** sortiert ein Klick auf eine Spaltenüberschrift; ein zweiter
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Klick dreht die Richtung um. Leere Felder stehen immer am Ende.
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* Der Schalter **perinco** blendet zusätzlich die Kontakte des perinco CRM ein –
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grün umrandet, nur zum Lesen.
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* Filter (Art, Status, Unternehmen …) sind sichtbar ausgezeichnet. Steht die
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Liste leer da, sagt der Text welche Filter aktiv sind; daneben liegt *Filter
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zurücksetzen*.
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Die Karte eines Kontakts hat Stammdaten, Werdegang, Gespräche und Historie.
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| Feld | Hinweis |
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| Art | Experte, Ansprechpartner, Lead – die Liste wird in den Stammdaten gepflegt |
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| Status | Interessiert, Interview, Gebucht, Inaktiv |
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| Stundensatz vor Ort / remote | in **Euro je Stunde**; leer heißt „nicht hinterlegt", nicht „null Euro" |
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| Foto | hochladen oder mit *Von LinkedIn* aus dem öffentlichen Profil holen |
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| CV | Link oder die hochgeladene Datei aus dem CV-Import |
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### CV-Import
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*Kontakte → CV-Import.* Lebensläufe hineinziehen (PDF, DOCX, Text; bis 20 auf
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einmal). Danach drei Ordner:
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1. **Eingang** – je Datei entscheiden: *Ja, auslesen* oder *Nein*.
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2. **Screening** – der Vorschlag der KI steht im Formular. Alles ist änderbar;
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was hier korrigiert wird, gewinnt.
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3. **Auswahl** – bestätigt, Kontakt angelegt, Lebenslauf hängt daran.
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Es wird **nichts automatisch angelegt**. Frühere Stationen werden als beendete
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Anstellungen übernommen – der Kontakt erscheint dadurch beim alten Arbeitgeber
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sofort unter „Ehemalige".
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## Unternehmen
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Ebenfalls Kacheln, Liste und Netzwerk, dazu der Reiter **Group** (Konzern).
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Ein Unternehmen mit gesetztem Haken *Kunde* erscheint zusätzlich in der
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Kundenansicht; der Zustand *aktiv* oder *alumni* unterscheidet laufende von
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früheren Kunden.
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Fünf Sterne bewerten das Unternehmen, `Freelancer` sagt, ob dort überhaupt
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freiberuflich gearbeitet wird.
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### Netzwerkansicht und Stammbaum
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Rechtecke sind Unternehmen, Kreise sind Kontakte. Ziehen verschiebt, das Mausrad
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zoomt. Ein Klick auf ein Unternehmen mit Kontakten öffnet dessen **Stammbaum**:
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| Ast | Bedeutung |
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| golden | Berater (Art „Experte") |
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| hell | Ansprechpartner und übrige |
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| grau, gestrichelt | Ehemalige – darunter steht, wo die Person heute ist |
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In den Kontakten lassen sich zusätzlich Verbindungen anlegen: *Verbindung
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erstellen*, dann zwei Kontakte anklicken; Esc bricht ab.
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## Ausschreibungen
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Eine Tabelle; ein Klick klappt die Zeile auf. Links die zugewiesenen Experten
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und der Kundenkontakt, rechts der **Ausschreibungstext**.
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> **Der Schalter „Online" entscheidet, ob die Ausschreibung auf der ICON Website
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> in der Projektbörse steht.** Er sitzt deshalb direkt in der Liste.
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Der Text wird automatisch gespeichert, 800 ms nach dem letzten Tastendruck – es
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gibt keinen Speichern-Knopf. Über dem Feld liegen die Knöpfe der Schreibhilfe
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(*Text erzeugen*, *Verbessern*, *Kürzen*, *Stichpunkte*, *Anforderungsprofil*)
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und der Diktat-Knopf. *Zurück* holt den Stand vor dem letzten KI-Eingriff.
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Zwei Untermenüs:
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* **Live!** – dieselben Ausschreibungen als Kanban über die Phasen, mit Ziehen
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bearbeitbar.
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* **Archiv** – archivierte Ausschreibungen; von dort zurückholbar.
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## Laufende Projekte
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Titel, Kunde, Experte, Zeitraum, Status und Notizen. Die Notizen sind ein
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WYSIWYG-Feld – im übernommenen Bestand steht dort ein Kopfblock aus dem alten
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CRM und darunter der Ausschreibungstext.
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## Historie
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Alles, was im CRM getan wurde, mit Zeitpunkt, Person und – bei Änderungen – den
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betroffenen Feldern samt Vorher/Nachher. Filterbar nach Art des Datensatzes.
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**@-Erwähnungen:** In jedem Notizfeld öffnet `@` eine Vorschlagsliste über
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Kontakte, Unternehmen und Benutzer. Im Lesezustand ist jede Erwähnung anklickbar
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und führt auf das Profil; im Bearbeiten-Zustand steht dort die rohe Form
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`@[Name](contact:12)` – anders ließe sie sich nicht ändern oder löschen.
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## Diktat
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*Einstellungen → Diktat*, einmal je Gerät: **Sprachmodell laden** (rund 300 MB,
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bleibt danach im Browser). Anschließend steht in jedem längeren Textfeld ein
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Mikrofon-Knopf.
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Aufnahme starten, sprechen, Knopf erneut drücken – der erkannte Text wird
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**angehängt**, nie ersetzt. Das Kreuz daneben verwirft die Aufnahme.
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Die Erkennung läuft auf dem eigenen Rechner. Es wird nichts hochgeladen und
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nichts gespeichert. Details: [04 Diktat](04-diktat.md).
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## Einstellungen
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| Reiter | Wer | Inhalt |
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| --- | --- | --- |
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| Nutzerverwaltung | Administratoren | Benutzer anlegen, Rolle, aktiv/inaktiv |
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| Stammdaten | Administratoren | Auswahllisten: Branchen, Arten der Kontakte |
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| KI | Administratoren | OpenAI-Schlüssel, Modell, Verbindungstest |
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||||
| Mein Konto | alle | Foto, Farbe, Passwort, Design |
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| Diktat | alle | Spracherkennung einrichten |
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Beim Pflegen der Stammdaten gelten zwei Regeln: **Umbenennen zieht den Bestand
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mit**, und **Entfernen geht nur, solange ein Wert nirgends benutzt wird** –
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hinter jedem Eintrag steht, wie oft er vorkommt.
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