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# 08 Anleitung für Benutzer

Diese Anleitung setzt nichts voraus. Adresse: <https://icrm.icon-experts.de>.

## Anmelden

Benutzername oder E-Mail und Passwort. Die Anmeldung gilt 7 Tage; danach
fragt das CRM erneut. Passwort ändern: *Einstellungen → Mein Konto*.

Rechts oben stehen zwei Umschalter: die **Farbwelt** (ICON, Half-Life, Pixel
Art, Snow) und **hell/dunkel**. Beides hängt am Konto und gilt auf jedem Gerät. Ein
Doppelklick auf den Hell/Dunkel-Knopf stellt „wie das System" wieder her.

## Suchen

Oben in der Kopfleiste, oder mit `Strg+K`. Rechts im Feld zwei Symbole:

* **Lupe** – die normale Suche. Läuft beim Tippen mit, durchsucht Kontakte,
  Unternehmen, Ausschreibungen, Projekte, Leads und die Historie. Ein Klick auf
  einen Treffer öffnet dessen Karte.
* **Funke** – die erweiterte Suche. Hier steht eine ganze Frage:
  *„Wer arbeitet alles bei der KfW?"*, *„Wer hat den höchsten Satz?"*. Antwort
  auf Enter, nicht beim Tippen. Die genannten Datensätze stehen darunter als
  anklickbare Schaltflächen.

## Dashboard

Zahlen zum Bestand und die letzten Tätigkeiten. Von hier führt jeder Eintrag in
die zugehörige Karte.

## Suspects

Personen, die interessant sein könnten – bevor daraus ein Lead wird. Technik
siehe [13 Suspects](13-suspects.md).

1. **Erfassen:** in die Eingabezeile ganz oben schreiben (Name ist Pflicht,
   *Letzter Kontakt* steht schon auf heute). Enter oder *Hinzufügen* speichert;
   der neue Eintrag erscheint direkt darunter. Vorhandene Zellen
   einfach anklicken und ändern.
2. **Links:** Mail, LinkedIn und Website werden nach dem Speichern zum Symbol.
   Die Adresse steht im Tooltip, ein Klick öffnet sie (Mail: das Mailprogramm).
   Zum Ändern auf den kleinen Stift daneben.
3. **Nächster Impuls:** Wecker anklicken, Anzahl Tage eingeben, *Speichern*. Ist
   der Tag erreicht, erinnert das CRM daran, die Person erneut anzusprechen.
   *Kontakt aufgenommen* trägt heute als letzten Kontakt ein.
4. **Archivieren** (Kasten-Symbol am Zeilenende): die Zeile wandert nach
   *Suspects → Archiv*. Dort *Zurückholen* oder *Endgültig löschen*.
   **Löschen** (rotes Symbol) entfernt die Zeile sofort endgültig – nach Rückfrage.
5. **Lead erstellen** (Symbol daneben): die Lead-Karte öffnet sich mit allen
   bekannten Daten. Titel eintragen, *Speichern* – der Lead steht dann unter
   *Neuer Lead*, der Suspect im Archiv.

## Leads

Die Pipeline als Kanban über acht Spalten, von **Backlog** bis **Absage**.
Kacheln lassen sich mit der Maus in eine andere Spalte ziehen; der Wechsel landet
in der Historie.

Auf jeder Kachel:

| Zeichen | Bedeutung |
| --- | --- |
| Aktenschrank | archivieren – landet unter *Leads → Archiviert* und lässt sich von dort zurückholen |
| roter Mülleimer | löschen, mit Rückfrage |
| Balken mit Prozentzahl | Stand der ToDo-Liste |

Die Karte eines Leads hat drei Reiter:

1. **Stammdaten** – Titel, Unternehmen, Ansprechpartner, Kontaktstand,
   Zuständiger, Notizen und die Erinnerung.
2. **ToDos** – Checkliste mit Fälligkeitsdatum. Der Fortschritt steht als
   Prozentwert auf der Kachel.
3. **Historie** – wer wann was geändert hat.

### Erinnerungen

Zwei Arten, beide als Pop-up, das sich unabhängig von der geöffneten Ansicht
meldet:

* **gesetzt** – „in 2 Tagen anrufen". Eingegeben werden **Tage**, nicht ein
  Datum; gerechnet wird auf dem Server. Quittieren heißt *Erledigt* oder *in n
  Tagen erneut*.
* **automatisch** – wird ein Lead 30 Tage nicht angefasst, fragt das CRM, ob er
  archiviert werden soll. Bleibt er stehen, läuft die Frist von vorn.

## Kontakte

Drei Ansichten, oben rechts umschaltbar: **Kacheln**, **Liste**, **Netzwerk**.

* In der **Liste** sortiert ein Klick auf eine Spaltenüberschrift; ein zweiter
  Klick dreht die Richtung um. Leere Felder stehen immer am Ende.
* Der Schalter **perinco** blendet zusätzlich die Kontakte des perinco CRM ein –
  grün umrandet, nur zum Lesen.
* Filter (Art, Status, Unternehmen …) sind sichtbar ausgezeichnet. Steht die
  Liste leer da, sagt der Text welche Filter aktiv sind; daneben liegt *Filter
  zurücksetzen*.

Die Karte eines Kontakts hat Stammdaten, Werdegang, Gespräche und Historie.

Im Reiter **Werdegang & Interviews** lässt sich jede Station bearbeiten:
*Station hinzufügen*, der Stift ändert eine bestehende, der Mülleimer entfernt
sie. Das Unternehmen ist ein Textfeld mit Vorschlagsliste – ein Name, den es
noch nicht gibt, legt das Unternehmen an (wie im CV-Import).

Der Haken **aktuelle Station** hängt mit dem Arbeitgeber im Reiter Stammdaten
zusammen: es kann immer nur eine Station laufen. Wird eine dazu erklärt, bekommt
die bisherige ein Enddatum, und der Arbeitgeber des Kontakts wechselt mit. Wird
die laufende Station gelöscht, hat der Kontakt danach keinen Arbeitgeber mehr –
die Rückfrage sagt das.

| Feld | Hinweis |
| --- | --- |
| Art | Experte, Ansprechpartner, Lead – die Liste wird in den Stammdaten gepflegt |
| Status | Interessiert, Interview, Gebucht, Inaktiv |
| Stundensatz vor Ort / remote | in **Euro je Stunde**; leer heißt „nicht hinterlegt", nicht „null Euro" |
| Foto | hochladen oder mit *Von LinkedIn* aus dem öffentlichen Profil holen |
| CV | Link oder die hochgeladene Datei aus dem CV-Import |

### CV-Import

*Kontakte → CV-Import.* Lebensläufe hineinziehen (PDF, DOCX, Text; bis 20 auf
einmal). Danach drei Ordner:

1. **Eingang** – je Datei entscheiden: *Ja, auslesen* oder *Nein*.
2. **Screening** – der Vorschlag der KI steht im Formular. Alles ist änderbar;
   was hier korrigiert wird, gewinnt.
3. **Auswahl** – bestätigt, Kontakt angelegt, Lebenslauf hängt daran.

Trägt der Lebenslauf ein **Bewerbungsfoto**, steht es oben im Formular, mit
gesetztem Haken. Es wird auf 400 px verkleinert (höchstens 512 kB) und beim
Übernehmen als Foto des Kontakts gespeichert. Hat der Automat statt des
Portraits das Firmenlogo erwischt, Haken entfernen – ein anderes Bild lässt sich
jederzeit in der Kontaktkarte setzen.

Es wird **nichts automatisch angelegt**. Frühere Stationen werden als beendete
Anstellungen übernommen – der Kontakt erscheint dadurch beim alten Arbeitgeber
sofort unter „Ehemalige".

## Unternehmen

Ebenfalls Kacheln, Liste und Netzwerk, dazu der Reiter **Group** (Konzern).
Ein Unternehmen mit gesetztem Haken *Kunde* erscheint zusätzlich in der
Kundenansicht; der Zustand *aktiv* oder *alumni* unterscheidet laufende von
früheren Kunden.

Fünf Sterne bewerten das Unternehmen, `Freelancer` sagt, ob dort überhaupt
freiberuflich gearbeitet wird.

### Netzwerkansicht und Stammbaum

Rechtecke sind Unternehmen, Kreise sind Kontakte. Ziehen verschiebt, das Mausrad
zoomt. Ein Klick auf ein Unternehmen mit Kontakten öffnet dessen **Stammbaum**:

| Ast | Bedeutung |
| --- | --- |
| golden | Berater (Art „Experte") |
| hell | Ansprechpartner und übrige |
| grau, gestrichelt | Ehemalige – darunter steht, wo die Person heute ist |

In den Kontakten lassen sich zusätzlich Verbindungen anlegen: *Verbindung
erstellen*, dann zwei Kontakte anklicken; Esc bricht ab.

## Ausschreibungen

Eine Tabelle; ein Klick klappt die Zeile auf. Links die zugewiesenen Experten
und der Kundenkontakt, rechts der **Ausschreibungstext**.

> **Der Schalter „Online" entscheidet, ob die Ausschreibung auf der ICON Website
> in der Projektbörse steht.** Er sitzt deshalb direkt in der Liste.

Der Text wird automatisch gespeichert, 800 ms nach dem letzten Tastendruck – es
gibt keinen Speichern-Knopf. Über dem Feld liegen die Knöpfe der Schreibhilfe
(*Text erzeugen*, *Verbessern*, *Kürzen*, *Stichpunkte*, *Anforderungsprofil*)
und der Diktat-Knopf. *Zurück* holt den Stand vor dem letzten KI-Eingriff.

Zwei Untermenüs:

* **Live!** – dieselben Ausschreibungen als Kanban über die Phasen, mit Ziehen
  bearbeitbar.
* **Archiv** – archivierte Ausschreibungen; von dort zurückholbar.

## Laufende Projekte

Titel, Kunde, Experte, Zeitraum, Status, Tagessatz und Notizen. Die Notizen
sind ein WYSIWYG-Feld – im übernommenen Bestand steht dort ein Kopfblock aus dem
alten CRM und darunter der Ausschreibungstext.

### Marge

Jede Projektkachel weist die Marge aus, und in der Projektkarte steht die
Rechnung aufgeschlüsselt:

| Zeile | Woher |
| --- | --- |
| Tagessatz Kunde | Feld **Tagessatz** am Projekt |
| Stundensatz Berater | Kontaktkarte des Experten |
| Kosten (8 h) | Stundensatz × 8 |
| Marge | Tagessatz − Kosten, dazu der Prozentsatz vom Tagessatz |

**Ein Tag sind 8 Stunden.** Hat der Berater einen Remote- *und* einen
Vor-Ort-Satz, wird mit dem **Remote-Satz** gerechnet; fehlt der, mit dem
Vor-Ort-Satz. Welcher benutzt wurde, steht daneben.

Die Farbe ist eine schnelle Ampel: grün ab 25 %, gelb darüber bis 0, rot bei
negativer Marge.

Fehlt der Tagessatz oder hat der Berater keinen Stundensatz, steht statt einer
Zahl der Grund dort – eine leere Zeile ließe offen, ob die Marge null oder
unbekannt ist. Der Tagessatz wird am Projekt gepflegt, die Stundensätze beim
Kontakt (*Kontakt → Stundensatz vor Ort / remote*).

## Scanner

Sucht in Jobbörsen (Agentur für Arbeit, StepStone, karriere.at, Adzuna,
freelancermap) nach offenen Stellen in DACH – jedes Alter; im Dashboard grenzen
*Älter als* und *Jünger als* (Tage) das Alter ein, z. B. älter 14, jünger 30. Technik
siehe [12 Scanner](12-scanner.md).

1. **Scanner → Suchagenten → + Neuer Suchagent.** Name, Schlagwörter (Enter
   oder Komma trennt), Ausschlussbegriffe, Ausschluss-Unternehmen und Börsen
   wählen. Jedes Schlagwort ist eine eigene Suche. Unter
   **Ausschluss Unternehmen** z. B. „Hays" eintragen – dann zeigt dieser Agent
   keine Anzeigen von Hays mehr; schon vorhandene verschwinden beim Speichern.
2. **Scanner (Dashboard).** Die Treffer erscheinen nach dem nächsten Lauf –
   automatisch nach Zeitplan oder sofort über **Jetzt scannen**.
3. Die **Quote** zeigt, wie viele Schlagwörter in der Anzeige stehen; ein
   Treffer im Titel zählt doppelt.
4. **Kunde** / **Bekannt** neben der Firma heißt: das Unternehmen steht schon im
   CRM. Diese Treffer stehen oben; ein Klick öffnet das Unternehmen.
5. **Details** zeigt Auszug und gefundene Schlagwörter, **Anzeige öffnen** führt
   zur Börse. Status setzen: *In Bearbeitung*, wenn sich jemand kümmert,
   *Verworfen*, wenn es nicht passt.

**Schlagwörter mit Alarm** im Suchagenten: wird eines gefunden, gibt es einen
kurzen Ton und ein Pop-up – egal, wo du im CRM gerade bist. *Gesehen*
quittiert für alle.

Zeitplan (Wochentage, Uhrzeit, Intervall) und den kostenlosen
Schlüssel für Adzuna pflegt ein Administrator unter
*Einstellungen → Scanner*.

## Historie

Alles, was im CRM getan wurde, mit Zeitpunkt, Person und – bei Änderungen – den
betroffenen Feldern samt Vorher/Nachher. Filterbar nach Art des Datensatzes.

**@-Erwähnungen:** In jedem Notizfeld öffnet `@` eine Vorschlagsliste über
Kontakte, Unternehmen und Benutzer. Im Lesezustand ist jede Erwähnung anklickbar
und führt auf das Profil; im Bearbeiten-Zustand steht dort die rohe Form
`@[Name](contact:12)` – anders ließe sie sich nicht ändern oder löschen.

## Diktat

*Einstellungen → Diktat*, einmal je Gerät: **Sprachmodell laden** (rund 300 MB,
bleibt danach im Browser). Anschließend steht in jedem längeren Textfeld ein
Mikrofon-Knopf.

Aufnahme starten, sprechen, Knopf erneut drücken – der erkannte Text wird
**angehängt**, nie ersetzt. Das Kreuz daneben verwirft die Aufnahme.

Die Erkennung läuft auf dem eigenen Rechner. Es wird nichts hochgeladen und
nichts gespeichert. Details: [04 Diktat](04-diktat.md).

## Einstellungen

| Reiter | Wer | Inhalt |
| --- | --- | --- |
| Nutzerverwaltung | Administratoren | Benutzer anlegen, Rolle, aktiv/inaktiv |
| Stammdaten | Administratoren | Auswahllisten: Branchen, Arten der Kontakte |
| KI | Administratoren | OpenAI-Schlüssel, Modell (Auswahlliste der für den Schlüssel verfügbaren Modelle), Verbindungstest |
| Mein Konto | alle | Foto, Farbe, Passwort, Design |
| Diktat | alle | Spracherkennung einrichten |

Beim Pflegen der Stammdaten gelten zwei Regeln: **Umbenennen zieht den Bestand
mit**, und **Entfernen geht nur, solange ein Wert nirgends benutzt wird** –
hinter jedem Eintrag steht, wie oft er vorkommt.