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08 Anleitung für Benutzer

Diese Anleitung setzt nichts voraus. Adresse: https://icrm.icon-experts.de.

Anmelden

Benutzername oder E-Mail und Passwort. Die Anmeldung gilt 7 Tage; danach fragt das CRM erneut. Passwort ändern: Einstellungen → Mein Konto.

Rechts oben stehen zwei Umschalter: die Farbwelt (ICON, Half-Life, Pixel Art, Snow) und hell/dunkel. Beides hängt am Konto und gilt auf jedem Gerät. Ein Doppelklick auf den Hell/Dunkel-Knopf stellt „wie das System" wieder her.

Suchen

Oben in der Kopfleiste, oder mit Strg+K. Rechts im Feld zwei Symbole:

• Lupe – die normale Suche. Läuft beim Tippen mit, durchsucht Kontakte, Unternehmen, Ausschreibungen, Projekte, Leads und die Historie. Ein Klick auf einen Treffer öffnet dessen Karte.
• Funke – die erweiterte Suche. Hier steht eine ganze Frage: „Wer arbeitet alles bei der KfW?", „Wer hat den höchsten Satz?". Antwort auf Enter, nicht beim Tippen. Die genannten Datensätze stehen darunter als anklickbare Schaltflächen.

Dashboard

Zahlen zum Bestand und die letzten Tätigkeiten. Von hier führt jeder Eintrag in die zugehörige Karte.

Suspects

Personen, die interessant sein könnten – bevor daraus ein Lead wird. Technik siehe 13 Suspects.

1. Erfassen: in die Eingabezeile ganz oben schreiben (Name ist Pflicht, Letzter Kontakt steht schon auf heute). Enter oder Hinzufügen speichert; der neue Eintrag erscheint direkt darunter. Vorhandene Zellen einfach anklicken und ändern.
2. Links: Mail, LinkedIn und Website werden nach dem Speichern zum Symbol. Die Adresse steht im Tooltip, ein Klick öffnet sie (Mail: das Mailprogramm). Zum Ändern auf den kleinen Stift daneben.
3. Nächster Impuls: Wecker anklicken, Anzahl Tage eingeben, Speichern. Ist der Tag erreicht, erinnert das CRM daran, die Person erneut anzusprechen. Kontakt aufgenommen trägt heute als letzten Kontakt ein.
4. Archivieren (Kasten-Symbol am Zeilenende): die Zeile wandert nach Suspects → Archiv. Dort Zurückholen oder Endgültig löschen. Löschen (rotes Symbol) entfernt die Zeile sofort endgültig – nach Rückfrage.
5. Lead erstellen (Symbol daneben): die Lead-Karte öffnet sich mit allen bekannten Daten. Titel eintragen, Speichern – der Lead steht dann unter Neuer Lead, der Suspect im Archiv.

Leads

Die Pipeline als Kanban über acht Spalten, von Backlog bis Absage. Kacheln lassen sich mit der Maus in eine andere Spalte ziehen; der Wechsel landet in der Historie.

Auf jeder Kachel:

Zeichen	Bedeutung
Aktenschrank	archivieren – landet unter Leads → Archiviert und lässt sich von dort zurückholen
roter Mülleimer	löschen, mit Rückfrage
Balken mit Prozentzahl	Stand der ToDo-Liste

Die Karte eines Leads hat drei Reiter:

1. Stammdaten – Titel, Unternehmen, Ansprechpartner, Kontaktstand, Zuständiger, Notizen und die Erinnerung.
2. ToDos – Checkliste mit Fälligkeitsdatum. Der Fortschritt steht als Prozentwert auf der Kachel.
3. Historie – wer wann was geändert hat.

Erinnerungen

Zwei Arten, beide als Pop-up, das sich unabhängig von der geöffneten Ansicht meldet:

• gesetzt – „in 2 Tagen anrufen". Eingegeben werden Tage, nicht ein Datum; gerechnet wird auf dem Server. Quittieren heißt Erledigt oder in n Tagen erneut.
• automatisch – wird ein Lead 30 Tage nicht angefasst, fragt das CRM, ob er archiviert werden soll. Bleibt er stehen, läuft die Frist von vorn.

Kontakte

Drei Ansichten, oben rechts umschaltbar: Kacheln, Liste, Netzwerk.

• In der Liste sortiert ein Klick auf eine Spaltenüberschrift; ein zweiter Klick dreht die Richtung um. Leere Felder stehen immer am Ende.
• Der Schalter perinco blendet zusätzlich die Kontakte des perinco CRM ein – grün umrandet, nur zum Lesen.
• Filter (Art, Status, Unternehmen …) sind sichtbar ausgezeichnet. Steht die Liste leer da, sagt der Text welche Filter aktiv sind; daneben liegt Filter zurücksetzen.

Die Karte eines Kontakts hat Stammdaten, Werdegang, Gespräche und Historie.

Im Reiter Werdegang & Interviews lässt sich jede Station bearbeiten: Station hinzufügen, der Stift ändert eine bestehende, der Mülleimer entfernt sie. Das Unternehmen ist ein Textfeld mit Vorschlagsliste – ein Name, den es noch nicht gibt, legt das Unternehmen an (wie im CV-Import).

Der Haken aktuelle Station hängt mit dem Arbeitgeber im Reiter Stammdaten zusammen: es kann immer nur eine Station laufen. Wird eine dazu erklärt, bekommt die bisherige ein Enddatum, und der Arbeitgeber des Kontakts wechselt mit. Wird die laufende Station gelöscht, hat der Kontakt danach keinen Arbeitgeber mehr – die Rückfrage sagt das.

Feld	Hinweis
Art	Experte, Ansprechpartner, Lead – die Liste wird in den Stammdaten gepflegt
Status	Interessiert, Interview, Gebucht, Inaktiv
Stundensatz vor Ort / remote	in Euro je Stunde; leer heißt „nicht hinterlegt", nicht „null Euro"
Foto	hochladen oder mit Von LinkedIn aus dem öffentlichen Profil holen
CV	Link oder die hochgeladene Datei aus dem CV-Import

CV-Import

Kontakte → CV-Import. Lebensläufe hineinziehen (PDF, DOCX, Text; bis 20 auf einmal). Danach drei Ordner:

1. Eingang – je Datei entscheiden: Ja, auslesen oder Nein.
2. Screening – der Vorschlag der KI steht im Formular. Alles ist änderbar; was hier korrigiert wird, gewinnt.
3. Auswahl – bestätigt, Kontakt angelegt, Lebenslauf hängt daran.

Trägt der Lebenslauf ein Bewerbungsfoto, steht es oben im Formular, mit gesetztem Haken. Es wird auf 400 px verkleinert (höchstens 512 kB) und beim Übernehmen als Foto des Kontakts gespeichert. Hat der Automat statt des Portraits das Firmenlogo erwischt, Haken entfernen – ein anderes Bild lässt sich jederzeit in der Kontaktkarte setzen.

Es wird nichts automatisch angelegt. Frühere Stationen werden als beendete Anstellungen übernommen – der Kontakt erscheint dadurch beim alten Arbeitgeber sofort unter „Ehemalige".

Unternehmen

Ebenfalls Kacheln, Liste und Netzwerk, dazu der Reiter Group (Konzern). Ein Unternehmen mit gesetztem Haken Kunde erscheint zusätzlich in der Kundenansicht; der Zustand aktiv oder alumni unterscheidet laufende von früheren Kunden.

Fünf Sterne bewerten das Unternehmen, Freelancer sagt, ob dort überhaupt freiberuflich gearbeitet wird.

Netzwerkansicht und Stammbaum

Rechtecke sind Unternehmen, Kreise sind Kontakte. Ziehen verschiebt, das Mausrad zoomt. Ein Klick auf ein Unternehmen mit Kontakten öffnet dessen Stammbaum:

Ast	Bedeutung
golden	Berater (Art „Experte")
hell	Ansprechpartner und übrige
grau, gestrichelt	Ehemalige – darunter steht, wo die Person heute ist

In den Kontakten lassen sich zusätzlich Verbindungen anlegen: Verbindung erstellen, dann zwei Kontakte anklicken; Esc bricht ab.

Ausschreibungen

Eine Tabelle; ein Klick klappt die Zeile auf. Links die zugewiesenen Experten und der Kundenkontakt, rechts der Ausschreibungstext.

Der Schalter „Online" entscheidet, ob die Ausschreibung auf der ICON Website in der Projektbörse steht. Er sitzt deshalb direkt in der Liste.

Der Text wird automatisch gespeichert, 800 ms nach dem letzten Tastendruck – es gibt keinen Speichern-Knopf. Über dem Feld liegen die Knöpfe der Schreibhilfe (Text erzeugen, Verbessern, Kürzen, Stichpunkte, Anforderungsprofil) und der Diktat-Knopf. Zurück holt den Stand vor dem letzten KI-Eingriff.

Zwei Untermenüs:

• Live! – dieselben Ausschreibungen als Kanban über die Phasen, mit Ziehen bearbeitbar.
• Archiv – archivierte Ausschreibungen; von dort zurückholbar.

Laufende Projekte

Titel, Kunde, Experte, Zeitraum, Status, Tagessatz und Notizen. Die Notizen sind ein WYSIWYG-Feld – im übernommenen Bestand steht dort ein Kopfblock aus dem alten CRM und darunter der Ausschreibungstext.

Marge

Jede Projektkachel weist die Marge aus, und in der Projektkarte steht die Rechnung aufgeschlüsselt:

Zeile	Woher
Tagessatz Kunde	Feld Tagessatz am Projekt
Stundensatz Berater	Kontaktkarte des Experten
Kosten (8 h)	Stundensatz × 8
Marge	Tagessatz − Kosten, dazu der Prozentsatz vom Tagessatz

Ein Tag sind 8 Stunden. Hat der Berater einen Remote- und einen Vor-Ort-Satz, wird mit dem Remote-Satz gerechnet; fehlt der, mit dem Vor-Ort-Satz. Welcher benutzt wurde, steht daneben.

Die Farbe ist eine schnelle Ampel: grün ab 25 %, gelb darüber bis 0, rot bei negativer Marge.

Fehlt der Tagessatz oder hat der Berater keinen Stundensatz, steht statt einer Zahl der Grund dort – eine leere Zeile ließe offen, ob die Marge null oder unbekannt ist. Der Tagessatz wird am Projekt gepflegt, die Stundensätze beim Kontakt (Kontakt → Stundensatz vor Ort / remote).

Scanner

Sucht in Jobbörsen (Agentur für Arbeit, StepStone, karriere.at, Adzuna, freelancermap) nach offenen Stellen in DACH – jedes Alter; im Dashboard grenzen Älter als und Jünger als (Tage) das Alter ein, z. B. älter 14, jünger 30. Technik siehe 12 Scanner.

1. Scanner → Suchagenten → + Neuer Suchagent. Name, Schlagwörter (Enter oder Komma trennt), Ausschlussbegriffe und Börsen wählen. Jedes Schlagwort ist eine eigene Suche.
2. Scanner (Dashboard). Die Treffer erscheinen nach dem nächsten Lauf – automatisch nach Zeitplan oder sofort über Jetzt scannen.
3. Die Quote zeigt, wie viele Schlagwörter in der Anzeige stehen; ein Treffer im Titel zählt doppelt.
4. Kunde / Bekannt neben der Firma heißt: das Unternehmen steht schon im CRM. Diese Treffer stehen oben; ein Klick öffnet das Unternehmen.
5. Details zeigt Auszug und gefundene Schlagwörter, Anzeige öffnen führt zur Börse. Status setzen: In Bearbeitung, wenn sich jemand kümmert, Verworfen, wenn es nicht passt.

Schlagwörter mit Alarm im Suchagenten: wird eines gefunden, gibt es einen kurzen Ton und ein Pop-up – egal, wo du im CRM gerade bist. Gesehen quittiert für alle.

Zeitplan (Wochentage, Uhrzeit, Intervall) und den kostenlosen Schlüssel für Adzuna pflegt ein Administrator unter Einstellungen → Scanner.

Historie

Alles, was im CRM getan wurde, mit Zeitpunkt, Person und – bei Änderungen – den betroffenen Feldern samt Vorher/Nachher. Filterbar nach Art des Datensatzes.

@-Erwähnungen: In jedem Notizfeld öffnet @ eine Vorschlagsliste über Kontakte, Unternehmen und Benutzer. Im Lesezustand ist jede Erwähnung anklickbar und führt auf das Profil; im Bearbeiten-Zustand steht dort die rohe Form @[Name](contact:12) – anders ließe sie sich nicht ändern oder löschen.

Diktat

Einstellungen → Diktat, einmal je Gerät: Sprachmodell laden (rund 300 MB, bleibt danach im Browser). Anschließend steht in jedem längeren Textfeld ein Mikrofon-Knopf.

Aufnahme starten, sprechen, Knopf erneut drücken – der erkannte Text wird angehängt, nie ersetzt. Das Kreuz daneben verwirft die Aufnahme.

Die Erkennung läuft auf dem eigenen Rechner. Es wird nichts hochgeladen und nichts gespeichert. Details: 04 Diktat.

Einstellungen

Reiter	Wer	Inhalt
Nutzerverwaltung	Administratoren	Benutzer anlegen, Rolle, aktiv/inaktiv
Stammdaten	Administratoren	Auswahllisten: Branchen, Arten der Kontakte
KI	Administratoren	OpenAI-Schlüssel, Modell (Auswahlliste der für den Schlüssel verfügbaren Modelle), Verbindungstest
Mein Konto	alle	Foto, Farbe, Passwort, Design
Diktat	alle	Spracherkennung einrichten

Beim Pflegen der Stammdaten gelten zwei Regeln: Umbenennen zieht den Bestand mit, und Entfernen geht nur, solange ein Wert nirgends benutzt wird – hinter jedem Eintrag steht, wie oft er vorkommt.