Sascha WolfandClaude Opus 5
23087a12fb
Das Dropdown fiel dem Feld zur Last: neue Vermittler tauchen zu oft auf, als dass das Eintragen an einer gepflegten Liste haengen sollte. Anbieter ist wieder ein Textfeld, jetzt mit Vorschlagsliste aus den bisherigen Eintraegen - der zuletzt benutzte zuerst. In den Einstellungen bleiben die drei Listen "Von", "Kanal" und "Berater". dropProviderOptions() nimmt 'provider' aus dem ENUM der Optionstabelle und loescht die dort gepflegten Werte; die Anbieter der Akquise-Eintraege bleiben unberuehrt, sie stehen als Text in crm_acquisitions. Co-Authored-By: Claude Opus 5 (1M context) <noreply@anthropic.com>
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# 07 Anleitung für Benutzer
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Diese Anleitung setzt keine Vorkenntnisse voraus. Sie beschreibt, was die
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Anwendung tut und wie man sie bedient.
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## Was die Anwendung ist
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Ein CRM für die Projektvermittlung. Es beantwortet vier Fragen:
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| Frage | Bereich |
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| Welche Projekte haben wir gefunden? | **Akquise** |
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| Welche Geschäfte sind in Arbeit und was sind sie wert? | **Opportunities** |
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| Wer ist wann wo, und wer ist beteiligt? | **Interviews** |
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| Wen kennen wir, und wer kennt wen? | **Kontakte** |
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| Welche Projekte auf den Börsen passen zu unseren Beratern? | **Scanner** |
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## Anmelden
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`https://pcrm.perinco.de`. Anmelden geht mit **Benutzername oder E-Mail** plus
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Passwort. Die Sitzung hält 12 Stunden, danach fragt die Anwendung erneut.
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Sagt die Meldung „Benutzername oder Passwort ist falsch", bleibt bewusst offen,
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welches von beidem nicht stimmte - so kann über die Anmeldemaske niemand
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Benutzernamen durchprobieren.
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Es gibt zwei Rollen: **Administrator** sieht zusätzlich die Nutzerverwaltung und
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die Scanner-Einstellungen. Alles andere ist für beide Rollen gleich.
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## Sich zurechtfinden
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┌──────────────┬───────────────────────────────────────────┐
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│ Kategorien │ Titel der Ansicht [Hell/Dunkel] │
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│ Akquise ▾ │ │
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│ Eingang │ │
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│ Archiv │ │
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│ Opportunities├──────────────────────────────────────────┤
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│ Interviews │ │
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│ Kontakte ▾ │ Inhalt │
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│ Alle Kont. │ │
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│ Aus Mails 5│ │
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│ Mails ▾ │ │
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│ Postfach │ │
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│ Papierkorb │ │
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│ Scanner ▾ │ │
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│ Dashboard │ │
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│ Unpassend │ │
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│ Suchagenten│ │
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│ Börsen-… │ │
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├──────────────┤ │
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│ Einstellungen│ │
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├──────────────┤ │
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│ [Foto] Name │ │
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└──────────────┴───────────────────────────────────────────┘
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```
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* Der Knopf mit den drei Strichen oben links klappt das Menü auf Symbolbreite
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zusammen - hilfreich auf kleinen Bildschirmen.
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* Rechts oben schaltet zwischen hellem und dunklem Design. Ein **Doppelklick**
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auf den Schalter folgt wieder der Systemeinstellung.
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* Die Menüpunkte **Kontakte** und **Scanner** klappen beim Anklicken ihre
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Unterpunkte auf. Die Zahl neben *Aus Mails* sagt, wie viele Funde aus dem
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Postfach noch auf eine Entscheidung warten.
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* Jedes Fenster, das sich in den Vordergrund legt, schließt auf drei Wege: das
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**X** oben rechts, die Taste **Esc** oder ein **Klick daneben** in den
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abgedunkelten Hintergrund. Liegen zwei Fenster übereinander, betrifft das
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immer nur das obere. Eine Textmarkierung, die im Fenster beginnt und
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daneben endet, schließt nichts.
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> Alle Abbildungen in dieser Anleitung zeigen die Anwendung mit **erfundenen
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> Beispieldaten**. Firmen, Personen und Zahlen darin gibt es nicht.
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## Akquise
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Der Eingang für gefundene Projekte - alles, was per Mail, Telefon oder über ein
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Portal hereinkommt, bevor daraus ein Geschäft wird. Zwei Unterpunkte: **Eingang**
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mit den Funden der letzten 14 Tage und **Archiv** mit allem Älteren.
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### Eintragen
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Über der Liste steht das Formular. Absichtlich kein Fenster, das nach jedem
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Eintrag zugeht: kommen drei Projekte in einer Mail, tippt man sie hintereinander
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weg.
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| Feld | wofür |
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| **Datum** | wann gefunden. Vorbelegt mit heute; entscheidet später über Archiv und Löschung |
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| **Von** | Auswahl: wer es geschickt hat |
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| **Anbieter** | Freitext: Vermittler oder Portal, z. B. Hays. Vorschläge aus den bisherigen Einträgen |
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| **Kanal** | Auswahl: auf welchem Weg es kam |
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| **Projekttitel** | das einzige Pflichtfeld |
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| **Berater** | Auswahl: für wen das Projekt passt |
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| **Link** | Adresse der Ausschreibung. Ist einer hinterlegt, wird der Titel in der Liste anklickbar und öffnet ihn in einem neuen Tab |
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*Von*, *Kanal* und *Berater* sind **Auswahllisten**. Ihre Inhalte stehen unter
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*Einstellungen → Akquise* und lassen sich dort von jedem Benutzer pflegen. Ist
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eine Liste noch leer, steht unter dem Feld ein Verweis dorthin.
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**Anbieter** ist bewusst keine Liste, sondern ein Freitextfeld: neue Vermittler
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tauchen zu oft auf, als dass das Eintragen daran hängen sollte. Das Feld schlägt
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vor, was schon einmal benutzt wurde - der zuletzt verwendete Anbieter zuerst.
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Beim Link genügt `hays.de/projekt/1`, das `https://` wird ergänzt.
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Unter **Projektdaten für die Opportunity** klappt auf, was in der Liste keine
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Spalte hat, später aber in der Opportunity stehen soll: Endkunde, Projektstart
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und -ende, Tagessatz, Laufzeit, Projektpreis, Projektbeschreibung, nächster
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Schritt und interne Notizen. Alles freiwillig und jederzeit nachtragbar; das
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Volumen wird schon hier mitgerechnet.
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Nach *Eintragen* bleiben **Datum, Anbieter, Kanal und Berater stehen**, der Rest
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wird geleert - für das nächste Projekt aus derselben Quelle.
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### Die Liste
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| Spalte | Bedeutung |
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| **Datum** | Funddatum; der Mauszeiger verrät das Alter in Tagen |
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| **Von**, **Anbieter**, **Kanal** | woher es kam |
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| **Projekttitel** | mit Link anklickbar (neuer Tab); darunter klein Endkunde, Tagessatz bzw. Festpreis und Personentage |
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| **Berater** | für wen |
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| **Opportunity** | ein Klick macht daraus eine Opportunity in der Phase *Neu* |
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| Stift / Papierkorb | bearbeiten (füllt das Formular oben) und löschen |
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Die Spaltenköpfe sortieren, die Suche geht über Titel, Anbieter, Berater,
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Endkunde, Beschreibung und Notizen.
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### Was von selbst passiert
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* Nach **14 Tagen** rutscht ein Eintrag ins **Archiv**. Dort lässt er sich weiter
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bearbeiten und jederzeit übernehmen.
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* Nach **90 Tagen** wird er **gelöscht**. Wer ein Projekt behalten will,
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übernimmt es als Opportunity.
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* Wird ein Eintrag **übernommen**, verschwindet er aus Eingang und Archiv - er
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lebt als Opportunity weiter.
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Verschoben wird dabei nichts: Eingang und Archiv sind dieselbe Liste, nur nach
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dem Funddatum geteilt. Es gibt also keinen Zustand, der klemmen kann.
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### Aus dem Eintrag wird eine Opportunity
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Der Knopf **Opportunity** legt sie sofort an: Phase *Neu*, 10 % Wahrscheinlichkeit,
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zuständig ist der angemeldete Benutzer. Mit übernommen werden Titel, Endkunde,
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Beschreibung, Tagessatz, Laufzeit, Projektpreis, Zeitraum und nächster Schritt.
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Anbieter, Von, Kanal, Berater und Link haben in der Opportunity kein Feld - sie
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landen als Herkunftsvermerk in den internen Notizen, damit nachvollziehbar
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bleibt, woher das Projekt kam.
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Ansprechpartner hängt man danach in der Opportunity dran; dort geht das auch für
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Kontakte, die es noch nicht gibt.
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## Opportunities
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Eine Opportunity ist ein Geschäft in Arbeit. Oben rechts
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wechselt man die Darstellung:
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| Ansicht | wofür |
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| **Kachel** | Überblick mit Volumen, Tagessatz oder Projektpreis, Laufzeit, letzter Interaktion |
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| **Liste** | viele Einträge vergleichen, Spaltenköpfe sortieren |
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| **Pipeline** | Fortschritt durch die Phasen, Karten per Maus verschieben |
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Die **Pipeline** zeigt dieselben Opportunities nach Phasen sortiert. Über jeder
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Spalte steht ihr Volumen; eine Karte wird per Maus in die nächste Phase gezogen.
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**Volumen** rechnet die Anwendung selbst: Tagessatz x Personentage. Das
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**gewichtete** Volumen multipliziert das noch mit der Abschlusswahrscheinlichkeit.
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Beide Zahlen stehen live im Formular, auf jeder Karte, als Summe über der Liste,
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je Pipeline-Spalte und in der Kopfzeile.
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Nicht jedes Projekt rechnet nach Aufwand. Für Festpreise gibt es unter
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*Projektdaten* das Feld **Projektpreis**. Steht dort eine Zahl, gilt sie als
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Volumen - Tagessatz und Laufzeit werden dann nicht mehr multipliziert. Die
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Vorschau im Formular schreibt dazu, welche Grundlage gerade zählt
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(*Festpreis* oder *Tagessatz x Laufzeit*); Kachel und Liste zeigen statt des
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Tagessatzes den Projektpreis. Tagessatz und Laufzeit dürfen trotzdem gefüllt
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bleiben, etwa zur eigenen Kalkulation.
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Zu jeder Opportunity gehören beliebig viele **Ansprechpartner** aus den
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Kontakten, jeder mit eigener Rolle („Entscheider", „Fachbereich", …). Fehlt
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jemand noch im CRM, öffnet **Neuer Kontakt...** direkt neben der Auswahlliste
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dasselbe Formular wie unter *Kontakte*. Nach dem Speichern hängt der neue
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Kontakt sofort als Ansprechpartner an der Opportunity - die man dabei nicht
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verlässt.
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Ändern und löschen darf der **Ersteller**, der **Zuständige** und jeder
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**Administrator**. Wer keines davon ist, bekommt eine Fehlermeldung - das prüft
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der Server, nicht nur die Oberfläche.
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Auf dem Tablet oder ohne Lust auf Ziehen: die Phase lässt sich auch über das
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Auswahlfeld direkt auf der Karte ändern.
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## Interviews
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Der gemeinsame Terminkalender des Teams - alle sehen dieselben Termine, jeder
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darf eintragen. Genutzt wird er vor allem für Gesprächstermine, deshalb heißt
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der Menüpunkt **Interviews** und nicht „Kalender".
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* **Monat, Woche, Tag** oben umschalten, `Heute` und die Pfeile blättern.
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* Klick auf einen Monatstag oder eine Stundenzelle legt sofort einen Termin an.
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* Klick auf einen Wochentagskopf springt in die Tagesansicht.
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* **Verschieben per Ziehen**: Termin anfassen und auf einen anderen Tag oder eine
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andere Uhrzeit ziehen. Im Monatsraster wechselt nur der Tag, die Uhrzeit bleibt
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stehen; in Woche und Tag rastet der Termin auf **15 Minuten** ein, und eine
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gestrichelte Linie zeigt vorab die neue Startzeit. Die **Dauer bleibt** immer
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gleich, und der Punkt, an dem man den Termin angefasst hat, wandert mit. Ziehen
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darf nur, wer den Termin auch ändern darf.
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* **Farben** gehören zum Ersteller. Die eigene Farbe ändert man unter
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*Einstellungen → Mein Konto* („Meine Terminfarbe"); die Legende unter dem
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Raster zeigt, welche Farbe zu wem gehört.
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* **Teilnehmer** erscheinen mit Foto oder Initiale und sind anklickbar.
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* **@-Erwähnungen**: In der Beschreibung `@` tippen, dann Kontakte *und*
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Benutzer aus der Vorschlagsliste wählen (Pfeiltasten, Enter). In der
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Leseansicht sind sie klickbar - Kontakte öffnen die Kontaktkarte, Benutzer ein
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Detailfenster mit nächsten Terminen.
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* Rechts stehen die **nächsten Termine**, nach Tagen gruppiert. Vergangenes
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fliegt aus der Liste, bleibt im Raster aber erhalten.
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Die Farbe eines Termins gehört zu seinem Ersteller - die Legende unter dem
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Raster löst auf, welche Farbe zu wem gehört. Rechts stehen die nächsten
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Termine mit Beschreibung, Teilnehmern und den markierten Personen.
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Ändern und löschen darf nur der **Ersteller** oder ein **Administrator**.
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Anlegen darf jeder.
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## Kontakte
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Drei Ansichten, davon eine besondere:
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| Ansicht | wofür |
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| **Kachel** | Überblick mit Foto, Firma, Art |
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| **Liste** | sortierbar, viele Einträge |
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| **Netzwerk** | wer steht mit wem in Kontakt |
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Ein Klick auf eine Karte öffnet den Kontakt zum Bearbeiten - mit Foto, Anschrift,
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Art, Zuständigkeit, Tags, Notizen und den Verbindungen zu anderen Kontakten.
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Die **Art** sagt, mit wem man es zu tun hat: **Recruiter**, **Partner** oder
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**Endkunde**. Früher stand an dieser Stelle ein Vertriebsstatus (Neu,
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Kontaktiert, …); der sagte über den Kontakt selbst nichts. Bei der Umstellung am
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18.08.2026 wurden alle vorhandenen Kontakte auf *Recruiter* gesetzt - welche Art
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jemand wirklich ist, war aus dem alten Status nicht ableitbar. Wer die Angabe
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braucht, pflegt sie im Kontakt nach.
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Im **Netzwerk** sind Kreise Kontakte (Farbe = Art, Größe = Anzahl
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Verbindungen) und Quadrate Benutzer, die Kontakte angelegt haben. Grüne Linien
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verbinden Kontakte untereinander, graue gestrichelte den Ersteller mit seinem
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Kontakt.
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Bedienung: Hintergrund ziehen verschiebt, Mausrad zoomt, einen Knoten ziehen
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setzt ihn fest (grüner Punkt), Doppelklick löst ihn wieder. Über *Verbindung
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erstellen* zwei Kontakte anklicken, um eine Verbindung anzulegen; `Esc` bricht ab.
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Suche und Artfilter wirken auch hier.
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Sobald Kontakte aus dem Postfach übernommen wurden, erscheint neben dem
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Artfilter ein **Herkunftsfilter**: *Aus Mails übernommen* zeigt nur die aus
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dem Postfach stammenden, *Selbst angelegt* nur die von Hand erfassten.
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### Einverständnis für Mails
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Im Kontakt steht direkt unter der E-Mail-Adresse das Kästchen **Einverständnis
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für Mails**. Nur mit diesem Haken kommt die Adresse in eine Mailingliste. Ohne
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eingetragene Adresse ist das Kästchen gesperrt - es gibt dann nichts, wozu
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jemand einwilligen könnte.
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Der Zeitpunkt wird mitgespeichert und im Kontakt angezeigt („Erteilt am …").
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Beim Widerruf verschwindet er wieder. Bei einer Beschwerde ist nämlich nicht die
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Frage, *ob* ein Einverständnis vorliegt, sondern *seit wann*.
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Wo der Haken gesetzt ist, erscheint das Briefsymbol der Kachel grün, in der
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Liste steht ein Häkchen hinter der Adresse. So sieht man es ohne jeden Kontakt zu
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öffnen.
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Zwei Dinge, die bewusst so sind:
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* **Im Vorbereich *Aus Mails* gibt es das Kästchen nicht.** Dass jemand eine Mail
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geschrieben hat, ist keine Einwilligung in Werbung.
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* **Beim Übernehmen aus *Aus Mails* wird der Haken nicht mitgesetzt.** Ein neu
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übernommener Kontakt startet immer ohne Einverständnis.
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### Mailingliste erstellen
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Der Knopf **Mailingliste erstellen** in der Kontaktleiste sammelt alle Adressen
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mit Einverständnis, durch Komma getrennt. Die Zahl am Knopf sagt vorab, wie viele
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das sind.
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Rechts im Feld stehen zwei Symbole:
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| Symbol | Wirkung |
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| **Kopieren** | legt die komplette Liste in die Zwischenablage - danach in Outlook ins BCC-Feld einfügen |
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| **Brief** | öffnet direkt eine neue Mail im Mailprogramm, die Adressen stehen im **BCC** |
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Der Brief-Weg (`mailto:`) hat eine Grenze: Windows gibt nur rund 2000 Zeichen an
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das Mailprogramm weiter. Wird die Liste länger, ist das Symbol gesperrt und der
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Dialog sagt es - sonst würde die Empfängerliste unterwegs abgeschnitten, ohne
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dass es jemand merkt. Dann bleibt der Weg über die Zwischenablage.
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Die Adressen gehen absichtlich ins **BCC** und nicht ins An-Feld: dort sähe jeder
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Empfänger die vollständige Kundenliste.
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Unter *Wer ist dabei* stehen Name, Firma und Adresse aller Empfänger zum
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Nachprüfen. Darunter steht, wie viele Kontakte fehlen - ohne Haken oder mit Haken
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aber ohne Adresse. Das **Trennzeichen** lässt sich auf Semikolon umstellen, falls
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Outlook die Komma-Liste nicht auflöst.
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### Aus Mails
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Der Menüpunkt *Kontakte* klappt zwei Unterpunkte auf: *Alle Kontakte* und
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*Aus Mails*. Der Zähler am Menüpunkt sagt, wie viele Funde warten.
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In *Aus Mails* stehen die Personen, die der Postfachabgleich in Mails gefunden
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hat. **Sie sind noch keine Kontakte**: sie erscheinen nicht in der Kontaktliste,
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nicht in Opportunities und nicht unter Interviews. Jede Karte zeigt alle gefundenen
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Angaben und darunter, aus welcher Mail sie stammen.
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Zwei Fälle:
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* **Weiße Karte** - die Person ist neu. *In Kontakte übernehmen* legt sie als
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Kontakt an, mit Herkunft „Mail".
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* **Gold markierte Karte** - es gibt sie in den Kontakten schon, erkannt an der
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E-Mail-Adresse oder am Namen. Gold hinterlegte Felder weichen ab; darunter steht
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durchgestrichen, was bisher im Kontakt stand. *Kontakt aktualisieren* öffnet
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die Feldauswahl: angehakt sind zunächst nur die Lücken, also Felder, die im
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Kontakt leer sind. Ein Wert, der etwas Gepflegtes ersetzen würde, ist als
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*überschreibt* gekennzeichnet und muss bewusst angehakt werden - die Angabe
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kann aus einer alten Signatur stammen. *Neu anlegen* erzeugt trotz Dublette
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einen zweiten Kontakt, etwa wenn es zwei Personen mit demselben Namen gibt.
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Weitere Bedienelemente:
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* **Alle neuen übernehmen** legt alle weißen Karten auf einmal als Kontakte an;
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gold markierte bleiben unberührt.
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* **Eintrag hier behalten** - normalerweise verschwindet ein Eintrag aus *Aus
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Mails*, sobald er als Kontakt geführt wird. Mit dem Haken bleibt er stehen.
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* Das **Papierkorbsymbol** entfernt einen Fund. Die Mails bleiben erhalten; taucht
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die Person in einer neuen Mail auf, erscheint sie hier wieder.
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* Der Filter wählt zwischen allen Einträgen, nur neuen Personen und nur
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Dubletten.
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## Mails
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Das gemeinsame Postfach `crm@perinco.de` liegt hier im CRM. Der Zugriff ist
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**nur lesend** - im Postfach selbst wird nichts verändert, keine Mail als gelesen
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markiert, nichts gelöscht. Antworten geht weiter in Outlook; der Link *In Outlook
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öffnen* springt direkt zur Mail.
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Der Menüpunkt **Mails** klappt zwei Unterpunkte auf: *Postfach* und
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*Papierkorb*. Im Postfach selbst gibt es oben zwei Reiter:
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### Postfach
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Links die Mailliste, rechts die gewählte Mail. Die Kennzeichen an einem
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Listeneintrag sagen, was noch zu tun ist:
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| Kennzeichen | Bedeutung |
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| --- | --- |
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| **1x zugeordnet** | hängt an einer Opportunity oder einem Kontakt |
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| **2 Kontakte** | so viele Kontakt-Vorschläge warten noch auf eine Entscheidung |
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| 📎 | Anhänge vorhanden (im Postfach, nicht im CRM) |
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Das Auswahlfeld filtert die Liste. **Nicht zugeordnet** ist die eigentliche
|
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Arbeitsliste: alles, was noch nirgends hängt. Die Suche geht über Betreff,
|
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Absender und den kompletten Mailtext; mehrere Wörter wirken als ein Suchbegriff.
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||
**Zuordnen** hängt die Mail an eine Opportunity und/oder einen Kontakt. Der
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Dialog schlägt oben vor, was zu den Mailadressen passt - ein Klick auf den
|
||
Vorschlag genügt. Beides gleichzeitig ist möglich, jede Zuordnung lässt sich
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||
einzeln wieder mit dem **x** lösen.
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||
Beim Mailinhalt sind externe Bilder zunächst gesperrt. Das ist Absicht: geladene
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||
Bilder melden dem Absender, dass die Mail geöffnet wurde. Über *Externe Bilder
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||
laden* geht es pro Mail. *Größer* klappt den Inhalt auf, *Nur Text anzeigen*
|
||
zeigt die Rohfassung ohne Formatierung.
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Steht an einer Mail **Im Postfach gelöscht**, wurde sie in Outlook entfernt. Im
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||
CRM bleibt sie erhalten, damit Zuordnungen nicht verloren gehen.
|
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**Löschen** legt die Mail in den Papierkorb des CRM. Im Postfach
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`crm@perinco.de` bleibt sie unangetastet - Schreibzugriff darauf hat das CRM
|
||
nicht.
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### Papierkorb
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Der Unterpunkt **Papierkorb** unter *Mails* zeigt alles, was im CRM gelöscht
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wurde. Aufbau und Suche sind dieselben wie im Postfach, nur die Knöpfe wechseln:
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* **Wiederherstellen** holt die Mail zurück in das Postfach des CRM - samt ihrer
|
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Zuordnungen und Kontakt-Vorschlägen.
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* **Papierkorb leeren** entfernt alle Mails darin **endgültig**, zusammen mit
|
||
ihren Zuordnungen zu Kontakten und Opportunities und ihren noch offenen
|
||
Kontakt-Vorschlägen. Bereits übernommene Vorschläge bleiben als Nachweis
|
||
erhalten, woher ein Kontakt stammt. Vorher fragt eine Warnung nach; danach ist
|
||
nichts mehr zurückzuholen. Das darf jeder angemeldete Benutzer.
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Zwei Dinge sind wichtig zu wissen:
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||
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||
1. Gelöscht heißt **nur im CRM gelöscht**. In `crm@perinco.de` liegt die Mail
|
||
weiter, dort ändert das CRM nichts.
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||
2. Der Abgleich holt gelöschte Mails **nicht wieder herein** - weder die im
|
||
Papierkorb noch die endgültig gelöschten. Dafür bleibt zu jeder endgültig
|
||
gelöschten Mail ein leerer Merker in der Datenbank stehen: ohne ihn würde der
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||
nächste Abgleich sie im Postfach wiederfinden und erneut einlesen.
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Offene Kontakt-Vorschläge einer Mail im Papierkorb verlangen keine Entscheidung
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mehr - sie verschwinden aus dem Reiter *Kontakt-Vorschläge* und sind nach dem
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Wiederherstellen wieder da.
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### Kontakt-Vorschläge
|
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||
Aus Absender, Empfängerliste und Signatur jeder Mail liest die Anwendung
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Kontaktdaten. Wer eine echte Mailadresse hat und aus Absender oder
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||
Empfängerliste stammt, landet **automatisch** im Vorbereich
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[Aus Mails](#aus-mails) - nicht direkt in den Kontakten. Alles Unsichere landet
|
||
hier - typischerweise Personen, die nur mit Telefonnummer im Text genannt werden.
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||
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||
Der Balken rechts ist die Zuversicht: je voller und grüner, je verlässlicher die
|
||
Angaben. Das Kennzeichen darunter sagt, woher sie stammen (*Absender*,
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||
*Empfänger*, *Signatur*, *Im Text genannt*).
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||
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Zwei Knöpfe:
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* **Als Kontakt anlegen** - es entsteht sofort ein richtiger Kontakt mit Herkunft
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||
„Mail", nicht nur ein Eintrag in *Aus Mails*: hier hat ja schon jemand
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hingesehen und entschieden.
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* **Ergänzen** (statt „anlegen", wenn **Bereits vorhanden** dransteht) - der
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||
vorhandene Kontakt wird um die fehlenden Angaben erweitert. Was schon gepflegt
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ist, bleibt unangetastet.
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* **Verwerfen** - der Vorschlag verschwindet aus der Liste.
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Eigene Kollegen (`@perinco.de`) und Funktionsadressen wie `info@` oder
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`no-reply@` werden nie vorgeschlagen.
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Ist die Liste leer und die automatische Übernahme an, ist das der Normalzustand:
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es gab nichts zu entscheiden.
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## Scanner
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Durchsucht Projektbörsen und bewertet jeden Fund mit KI gegen die Lebensläufe
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der Berater.
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### Dashboard
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Oben vier Kennzahlen, darunter die Trefferliste. Der Knopf **Jetzt scannen**
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startet sofort einen Suchlauf; läuft schon einer, sagt die Anwendung das.
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Die Filterzeile:
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| Feld | Bedeutung |
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| --- | --- |
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| **Zeitraum** | wie alt darf das Projekt sein (Standard: letzte 24 Stunden) |
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| **Agent** | nur Treffer eines Beraters |
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| **Anzeige ab %** | schwächere Treffer ausblenden |
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| **Hinweis ab %** | ab wann Signalton und E-Mail |
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Die letzten zwei Werte werden **gespeichert** und gelten auch beim nächsten Mal
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und in den Einstellungen. Rechts daneben steht `sichtbar / gesamt`.
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Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details: Projektbeschreibung, die
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KI-Auswertung mit Pro und Contra, dazu die Knöpfe *Gesehen*, *Beworben*,
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*Zurück auf Neu*, *Börse öffnen*, *Passt nicht* und *Treffer löschen*.
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Über der Liste steht der Betriebszustand: *automatische Suche aktiv*, *nur
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manuelle Suche*, *pausiert* oder *Suchlauf läuft*.
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### Ton bei neuen Treffern
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Findet der Scanner einen Treffer über dem Wert *Hinweis ab %*, spielt das
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Dashboard einen Signalton und zeigt ein Hinweisbanner. Drei Dinge muss man dazu
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wissen:
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1. **Nur im Dashboard.** Wer auf Opportunities oder Kontakte wechselt, hört
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nichts - und bekommt es auch später nicht nachgemeldet.
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2. **In einem anderen Browsertab** klingelt es weiter, aber verzögert: der
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Browser bremst versteckte Tabs auf etwa eine Prüfung pro Minute. Ausserdem
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muss man vorher einmal irgendwo auf der Seite geklickt haben, sonst lässt der
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Browser keinen Ton zu.
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3. **Ist der Tab geschlossen, passiert nichts.** Wer unabhängig vom Browser
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benachrichtigt werden will, schaltet die **E-Mail** in den Einstellungen ein.
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### Unpassend
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Alles, was über *Passt nicht* aussortiert wurde. Von hier bringt *Zurück ins
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Dashboard* einen Treffer wieder zurück, oder er wird endgültig gelöscht.
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### Suchagenten
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Ein Suchagent ist ein Berater:
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| Feld | wofür |
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| --- | --- |
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| **Name** | erscheint an jedem Treffer |
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| **E-Mail** | Ziel der Benachrichtigung für diesen Berater |
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| **Suchbegriffe** | kommagetrennt, damit wird auf den Börsen gesucht |
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| **Ausschluss-Begriffe** | kommagetrennt; Projekte mit diesen Wörtern werden übersprungen |
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| **Lebenslauf (PDF)** | wird als Text ausgelesen und gegen jedes Projekt bewertet |
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| **aktiv** | nur aktive Agenten suchen im Hintergrund |
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Ohne Lebenslauf kann ein Agent nichts bewerten. Die Ausschluss-Begriffe sind
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nicht nur Bequemlichkeit: sie greifen **vor** der KI-Bewertung und sparen damit
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echte Kosten. „Arbeitnehmerüberlassung" oder „Festanstellung" sind typische
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Kandidaten.
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> **Löschen nimmt die Treffer mit.** Wird ein Suchagent gelöscht, verschwinden
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> alle seine bisherigen Treffer und sein Lebenslauf mit ihm - die Datenbank räumt
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> das automatisch auf. Die gefundenen **Projekte** bleiben erhalten, sie gehören
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> nicht zu einem einzelnen Agenten. Wer einen Berater nur vorübergehend aus der
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> Suche nehmen will, setzt ihn besser auf **inaktiv** statt ihn zu löschen: dann
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> sucht er nicht mehr, die Treffer bleiben aber sichtbar.
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### Börsen-Konten
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Zeigt für jede Börse, ob die Verbindung steht. Zwei Arten:
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* **Öffentliche Portale** (Hays, Etengo, …) brauchen keinen Login.
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* **Geschützte Portale** (Freelance.de, Freelancermap.de) brauchen eine
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angemeldete Sitzung. Dafür exportiert man die Cookies mit der
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Browser-Erweiterung *Cookie-Editor* als JSON und fügt sie unter
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**Cookie-Import** ein.
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*Jetzt prüfen* testet eine Verbindung sofort. Steht dort **Abgelaufen /
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CAPTCHA**, hilft nur ein neuer Cookie-Import.
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Die Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) sind optional - der Scraper versucht
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damit im Notfall eine eigene Anmeldung. Passwörter liegen verschlüsselt in der
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Datenbank.
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## Einstellungen
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| Reiter | Wer | Inhalt |
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| **Nutzerverwaltung** | Admin | Benutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren, löschen |
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| **Mein Konto** | alle | Foto, Terminfarbe, Passwort ändern |
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| **Akquise** | alle | Inhalte der Auswahllisten *Von*, *Kanal*, *Berater* |
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| **Postfach** | Admin | Verbindung zu Microsoft 365, Abgleich, Kontaktübernahme |
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| **Scanner** | Admin | Suchintervall, Schwellenwerte, KI-Schlüssel, Ton, E-Mail |
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| **Whisper** | alle | Spracherkennung für das Diktat einrichten |
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Im Reiter **Akquise** stehen die drei Auswahllisten des Akquise-Formulars, jede
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mit einem Feld zum Hinzufügen und je Eintrag einem Stift und einem Papierkorb.
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*Anbieter* fehlt hier: das Feld ist Freitext mit Vorschlägen.
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Zwei Dinge sind dabei unterschiedlich:
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* **Umbenennen** ändert die vorhandenen Akquise-Einträge mit. Aus „Hays" wird in
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allen Einträgen „Hays AG"; die Meldung sagt, wie viele betroffen waren.
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* **Entfernen** nimmt den Wert nur aus der Auswahl. Einträge, die ihn tragen,
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behalten ihn und zeigen ihn im Formular als „nicht in der Liste" - so ändert
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das Aufräumen einer Liste keine Daten.
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Im Reiter **Scanner** steht das **Suchintervall (Minuten)** - also wie oft der
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Hintergrund-Scanner die Börsen durchsucht.
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Darüber der Hauptschalter **Scanner aktiviert**. Ist er aus, sucht die Anwendung
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nicht mehr: kein Lauf im Hintergrund, und *Jetzt scannen* antwortet mit einem
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Hinweis statt zu starten. Der Zustand steht auch oben im Scanner-Dashboard, damit
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man nicht rätselt, warum keine neuen Treffer kommen.
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Im Reiter **Postfach** steht oben, ob die Verbindung zu Microsoft 365 steht.
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**Verbindung testen** prüft beides: die Anmeldung *und* den tatsächlichen
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Zugriff auf `crm@perinco.de`. Schlägt etwas fehl, nennt die Meldung den
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wahrscheinlichen Grund. Darunter lassen sich Intervall, Zeitraum des ersten
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Durchlaufs und die automatische Kontaktübernahme einstellen.
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Die Zugangsdaten selbst stehen **nicht** in der Oberfläche, sondern in der
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Serverkonfiguration - sie werden beim Start gelesen. Fehlt einer, sagt die Seite
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welcher.
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Foto und Terminfarbe werden **sofort** gespeichert, ohne Speichern-Knopf. Der
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letzte aktive Administrator kann sich nicht selbst degradieren oder löschen -
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das verhindert der Server.
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## Diktat
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Überall, wo längerer Text entsteht, sitzt ein Mikrofon-Knopf. Beim ersten Mal
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steht dort *Diktat einrichten* und führt in die Einstellungen: dort einmal
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**Sprachmodell laden** klicken, rund 759 MB, danach ist es dauerhaft in diesem
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Browser.
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Die Erkennung läuft **komplett auf dem eigenen Rechner**. Aufnahmen verlassen
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das Gerät nicht und werden nirgends gespeichert. Auf einem anderen Rechner oder
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in einem anderen Browser fällt der Download erneut an - er gehört zum Browser,
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nicht zum Benutzerkonto.
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## Wenn etwas nicht klappt
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| Beobachtung | Ursache und Abhilfe |
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| „Sitzung abgelaufen" | 12 Stunden vorbei, neu anmelden |
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| Trefferliste ist leer | *Anzeige ab %* zu hoch oder *Zeitraum* zu kurz |
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| Kein Ton bei Treffern | Dashboard offen? Einmal auf der Seite geklickt? Wert *Hinweis ab %* erreicht? |
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| Mikrofon-Knopf fehlt | kein Mikrofon oder keine HTTPS-Verbindung |
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| Börse zeigt „Abgelaufen" | Cookies neu importieren |
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| „Ein Suchlauf läuft bereits" | kurz warten, es läuft nur einer zur Zeit |
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| Ändern nicht erlaubt | bei Opportunities darf nur Ersteller, Zuständiger oder Admin |
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| Keine Mails sichtbar | steht oben ein Hinweisbalken? Sonst Admin bitten, in *Einstellungen → Postfach* die Verbindung zu testen |
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| „Erstabgleich läuft noch" | ältere Mails werden in mehreren Durchläufen nachgeholt, die Liste wächst noch |
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| Bilder in einer Mail fehlen | *Externe Bilder laden* klicken - sie sind absichtlich gesperrt |
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| Kontakt-Vorschläge bleiben leer | Normalfall: sichere Vorschläge wandern automatisch nach *Kontakte › Aus Mails* und tauchen hier nicht auf |
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