Sascha/perinco-CRM
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6fd713497d7726471220496c8abc37ff967bc1f6
perinco-CRM/docs/02-datenmodell.md
T
Sascha WolfandClaude Opus 5 6fd713497d feat(postfach): crm@perinco.de lesend anbinden, Kontakte aus Mails 
Spiegelt das Vertriebspostfach ueber Microsoft Graph ins CRM. Aus jeder Mail
entstehen Kontakt-Vorschlaege, und jede Mail laesst sich an Opportunities und
Kontakte haengen.

Uebernommen ist die Idee aus dem Altsystem KeepTrack, nicht die Umsetzung:

- Delta Query statt "$filter=isRead eq false" mit anschliessendem PATCH. Damit
  genuegt die Anwendungsberechtigung Mail.Read, es braucht keinen Schreibzugriff
  auf das Postfach, und eine vorher in Outlook geoeffnete Mail geht nicht
  verloren. Der Fortschritt liegt als delta_link in der Datenbank und ueberlebt
  Neustarts; ein Lauf ist gedeckelt und fortsetzbar.
- Tenant- und Client-ID kommen aus der .env, nicht aus dem Browser. Im
  Altsystem konnte jeder Angemeldete das Server-Secret gegen einen fremden
  Tenant verwenden.
- Kontaktdaten werden aus den Graph-Feldern und der Signatur gelesen, ohne
  Sprachmodell. Mailinhalte verlassen den Server nicht.
- Ein Vorschlag ohne E-Mail-Adresse wird nicht mit einer erfundenen Adresse
  angelegt, sondern bleibt zur Durchsicht liegen. Ist die Adresse schon als
  Kontakt vorhanden, werden nur leere Felder ergaenzt.
- Mails haengen als eigene Verknuepfung an Opportunity und Kontakt, nicht als
  Text im Notizfeld - loesbar und mehrfach moeglich.
- Fremdes Mail-HTML wird serverseitig entschaerft und in einem iframe mit
  sandbox="" gezeigt. Externe Bilder sind per CSP gesperrt, damit das Oeffnen
  dem Absender nichts meldet.
- Der Verbindungstest prueft Anmeldung und tatsaechlichen Postfachzugriff und
  benennt den wahrscheinlichen Grund. Der alte Test holte nur ein Token.

Fehlen die MS_*-Werte, startet das CRM normal; die Einstellungen nennen die
fehlende Variable. Neue Tabellen: crm_mail_messages, crm_mail_links,
crm_mail_contact_candidates, crm_mail_sync_state, crm_settings.

Uebernommene Kontakte tragen source = 'Mail'; die Kontaktliste hat dafuer einen
Herkunftsfilter.

Nicht enthalten: Senden, Antworten, Weiterleiten, Anhaenge und die automatische
Zuordnung zu Opportunities.

npm test im Verzeichnis server prueft Kontaktextraktion und Graph-Client
(47 Pruefungen, ohne Framework und ohne Datenbank).

Co-Authored-By: Claude Opus 5 (1M context) <noreply@anthropic.com>
2026-08-11 00:06:01 +02:00

9.0 KiB
Raw Blame History

02 Datenmodell

Zwei Datenbanken, absichtlich getrennt:

Datenbank Inhalt Zugriff
perinco_CRM Benutzer, Kontakte, Opportunities, Termine, Postfach, Einstellungen mysql2 direkt, Schema aus server/src/schema.sql
perinco_scanner Suchagenten, Portale, Projekte, Treffer, Scanner-Einstellungen Sequelize, Schema aus den Modellen (sequelize.sync())

Die Trennung ist kein Zufall: die Scanner-Tabellen sind eine 1:1-Uebernahme aus der eigenstaendigen App. Gleiche Tabellennamen, gleiche Spalten - nur in einer eigenen Datenbank, damit beide Anwendungen parallel laufen koennen.

perinco_CRM

erDiagram
    crm_users ||--o{ crm_leads : "owner_id / created_by"
    crm_users ||--o{ crm_opportunities : "owner_id / created_by"
    crm_users ||--o{ crm_events : created_by
    crm_users ||--o{ crm_event_participants : nimmt_teil
    crm_events ||--o{ crm_event_participants : hat
    crm_leads ||--o{ crm_lead_connections : from_lead_id
    crm_leads ||--o{ crm_opportunity_contacts : ist
    crm_opportunities ||--o{ crm_opportunity_contacts : hat

    crm_users {
        int id PK
        varchar username UK
        varchar email UK
        varchar name
        enum role "admin | user"
        varchar color "Kalenderfarbe, NULL = aus Id abgeleitet"
        longtext avatar "Data-URL"
        varchar password_hash "bcrypt"
        tinyint is_active
    }
    crm_leads {
        int id PK
        varchar first_name
        varchar last_name
        varchar company
        enum status "Neu .. Verloren"
        longtext tags "JSON-Array als Text"
        longtext avatar
        int owner_id FK
        int created_by FK
    }
    crm_lead_connections {
        int id PK
        int from_lead_id FK
        int to_lead_id FK
        enum type "Kollege .. Sonstige"
        tinyint strength "1 lose, 2 normal, 3 eng"
    }
    crm_opportunities {
        int id PK
        varchar title
        enum stage "Neu .. Verloren"
        tinyint probability "0-100"
        decimal daily_rate
        decimal duration_days "Personentage, halbe moeglich"
        date last_interaction_at
        varchar next_step
        int owner_id FK
    }
    crm_opportunity_contacts {
        int opportunity_id PK,FK
        int lead_id PK,FK
        varchar role "z.B. Entscheider"
    }
    crm_events {
        int id PK
        varchar title
        text description "kann @[Name](lead:12) enthalten"
        datetime starts_at
        datetime ends_at
        tinyint all_day
        int created_by FK
    }
    crm_event_participants {
        int event_id PK,FK
        int user_id PK,FK
    }

Drei Eigenheiten, die man kennen muss:

  • tags ist Text, kein JSON-Typ. Bewusst, damit es auf aelteren MariaDB-Versionen ohne JSON-Funktionen laeuft. Das Backend serialisiert.
  • crm_lead_connections speichert das Paar sortiert (kleinere Id in from_lead_id). Der Unique-Key verhindert damit auch die Umkehrung als Duplikat, obwohl die Verbindung ungerichtet gedacht ist.
  • avatar ist eine Data-URL in der Datenbank. Der Browser verkleinert jedes Bild vor dem Upload auf 256 px (src/lib/imageCompress.ts), aus 2,9 MB werden wenige Kilobyte.

Postfach crm@perinco.de

Diese Tabellen liegen in derselben Datenbank, haengen aber nur ueber crm_mail_links und crm_mail_contact_candidates.lead_id am Rest. Fachliche Beschreibung in 11 Postfachanbindung.

erDiagram
    crm_mail_messages ||--o{ crm_mail_links : hat
    crm_mail_messages ||--o{ crm_mail_contact_candidates : liefert
    crm_leads ||--o{ crm_mail_links : "lead_id"
    crm_opportunities ||--o{ crm_mail_links : "opportunity_id"
    crm_leads ||--o{ crm_mail_contact_candidates : "lead_id, nach Uebernahme"

    crm_mail_messages {
        int id PK
        varchar graph_id "Id aus Microsoft Graph"
        char graph_id_hash UK "SHA-256 hex, traegt die Eindeutigkeit"
        varchar conversation_id "Unterhaltung"
        varchar subject
        varchar from_email
        longtext to_json "[{name,email}] als Text"
        datetime received_at "UTC"
        longtext body_text "aus HTML gewandelt, Zeilen erhalten"
        longtext body_html "entschaerft fuer die Anzeige"
        tinyint has_attachments
        tinyint is_deleted "im Postfach geloescht"
    }
    crm_mail_links {
        int id PK
        int message_id FK
        int lead_id FK "NULL erlaubt"
        int opportunity_id FK "NULL erlaubt"
        enum origin "manuell | automatisch"
        varchar note
        int created_by FK
    }
    crm_mail_contact_candidates {
        int id PK
        int message_id FK
        char dedupe_hash "aus E-Mail bzw. Name+Telefon"
        varchar first_name
        varchar last_name
        varchar email
        varchar company
        enum origin "absender | empfaenger | signatur | text"
        tinyint confidence "0-100"
        enum status "offen | uebernommen | verworfen | dublette"
        int lead_id FK "gesetzt ab uebernommen"
    }
    crm_mail_sync_state {
        tinyint id PK "immer 1"
        varchar mailbox
        text delta_link "naechster Graph-Aufruf"
        tinyint has_more "nextLink offen"
        datetime last_run_at
        datetime last_success_at
        text last_error
    }
    crm_settings {
        varchar key_name PK
        text value "alles als Text, auch Zahlen und Schalter"
    }

Vier Eigenheiten:

  • Die Graph-ID hat einen Hash daneben. Sie ist mit ueber 150 Zeichen zu lang fuer einen Unique-Index unter utf8mb4; die Eindeutigkeit traegt deshalb graph_id_hash (SHA-256 als Hex, CHAR(64)).
  • received_at steht in UTC, anders als crm_events.starts_at (lokale Wandzeit). Graph liefert UTC, und eine stille Umrechnung beim Speichern waere eine Fehlerquelle. Das Frontend rechnet um (parseMailDate in src/lib/mailApi.ts).
  • crm_mail_links erlaubt NULL in beiden Fremdschluesseln. MariaDB laesst in einem Unique-Index mehrere NULL zu - die beiden Schluessel sperren damit genau die Doppelung desselben Paares, und eine Mail kann an mehreren Kontakten und mehreren Opportunities haengen.
  • crm_settings enthaelt keine Geheimnisse. Zugangsdaten fuer Microsoft 365 stehen ausschliesslich in server/.env, damit ein Datenbank-Dump keine Secrets enthaelt.

perinco_scanner

erDiagram
    agents ||--o{ matches : bewertet_fuer
    projects ||--o{ matches : bewertet
    portals

    agents {
        int id PK
        varchar name
        varchar email "fuer Benachrichtigungen"
        longtext cv_text "aus dem PDF extrahiert"
        varchar cv_file_path "Pfad im Upload-Verzeichnis"
        varchar keywords "kommagetrennt, Suchbegriffe"
        text exclude_keywords "kommagetrennt, Ausschluss"
        tinyint is_active
    }
    projects {
        int id PK
        varchar portal "freelancermap.de, hays.de, ..."
        varchar portal_project_id "Id der Boerse"
        varchar title
        longtext description
        varchar location
        varchar rate
        varchar url
        datetime published_at
        timestamp created_at "gescrapt am, Aufbewahrung 7 Tage"
    }
    matches {
        int id PK
        int agent_id FK
        int project_id FK
        int match_percentage "0-100, von OpenAI"
        text pros "JSON-Array"
        text cons "JSON-Array"
        varchar status "new | reviewed | applied | rejected"
        tinyint notification_sent
    }
    portals {
        int id PK
        varchar name UK
        varchar username
        varchar password_encrypted "AES, SCANNER_ENCRYPTION_KEY"
        longtext session_state "Playwright storageState als JSON"
        varchar connection_status "connected | expired | error | disconnected"
        datetime last_login_attempt
    }
    settings {
        int id PK
        varchar key_name UK
        text value "alles als Text, auch Zahlen und Schalter"
    }
  • matches hat einen Unique-Key auf (agent_id, project_id). Dadurch wird jedes Projekt pro Agent genau einmal von OpenAI bewertet - das ist der Grund, warum ein zweiter Scan-Lauf ueber dieselben Projekte nichts kostet.
  • projects wird nach 7 Tagen aufgeraeumt (cleanupOldProjects), die Treffer verschwinden per ON DELETE CASCADE mit.
  • settings ist ein Schluessel-Wert-Speicher. Geheimnisse (openai_api_key, smtp_pass) liefert die API nur maskiert als ******** aus; ein leeres oder maskiertes Feld beim Speichern laesst den gespeicherten Wert unberuehrt.

Statuswege

stateDiagram-v2
    [*] --> new : Treffer wird angelegt
    new --> reviewed : "Als Gesehen markieren"
    new --> applied : "Als Beworben markieren"
    reviewed --> applied
    applied --> new : "Zurueck auf Neu"
    reviewed --> new
    new --> rejected : "Passt nicht"
    reviewed --> rejected
    applied --> rejected
    rejected --> new : "Zurueck ins Dashboard"
    rejected --> [*] : loeschen
    new --> [*] : loeschen

rejected ist der einzige Status, der aus dem Dashboard verschwindet und stattdessen im Reiter Unpassend auftaucht. Solche Treffer zaehlen auch in den Kennzahlen nicht mit.

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