Sascha WolfandClaude Opus 5.5
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Neuer Admin-Reiter "KI": zeigt die letzten vier Zeichen des hinterlegten OpenAI-Schluessels samt Quelle, nimmt einen neuen an (vorher gegen /v1/models geprueft) und laesst je Einsatzzweck das Modell per Dropdown waehlen - Scanner-Bewertung, Abgleich "bereits beworben", erweiterte Suche. Die Auswahl kommt live von OpenAI, Vorgaben sind die bisher fest verdrahteten Modelle. Reasoning-Modelle bekommen reasoning_effort statt temperature, damit ein Wechsel keinen 400er ausloest. Schluesselfeld aus dem Scanner-Reiter entfernt; Doku in docs/14-ki.md. Co-Authored-By: Claude Opus 5.5 <noreply@anthropic.com>
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53 KiB
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# 07 Anleitung für Benutzer
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Diese Anleitung setzt keine Vorkenntnisse voraus. Sie beschreibt, was die
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Anwendung tut und wie man sie bedient.
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## Was die Anwendung ist
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Ein CRM für die Projektvermittlung. Es beantwortet vier Fragen:
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| Frage | Bereich |
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| Wie läuft es gerade? | **Dashboard** |
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| Welche Projekte haben wir gefunden? | **Akquise** |
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| Welche Geschäfte sind in Arbeit und was sind sie wert? | **Opportunities** |
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| Wer ist wann wo, und wer ist beteiligt? | **Interviewkalender** |
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| Wen kennen wir, und wer kennt wen? | **Kontakte** |
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| Welche Projekte auf den Börsen passen zu unseren Beratern? | **Scanner** |
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## Anmelden
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`https://crm.perinco.de` (alternativ `https://pcrm.perinco.de`). Anmelden geht mit **Benutzername oder E-Mail** plus
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Passwort. Die Sitzung hält 12 Stunden, danach fragt die Anwendung erneut.
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Steht auf der Maske **Mit Microsoft anmelden**, geht es auch ohne zweites
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Passwort: ein Klick, die gewohnte Microsoft-Anmeldung, zurück im CRM. Das setzt
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voraus, dass es hier schon ein Konto mit derselben E-Mail-Adresse gibt - sonst
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kommt der Hinweis, sich an einen Administrator zu wenden. Wer noch kein
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Profilfoto im CRM hat, bekommt bei der ersten Anmeldung das aus Microsoft 365
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übernommen. **Abmelden** beendet die CRM-Sitzung, nicht die bei Microsoft.
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Einzelheiten: [13 Anmeldung über Microsoft](13-anmeldung-sso.md).
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Sagt die Meldung „Benutzername oder Passwort ist falsch", bleibt bewusst offen,
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welches von beidem nicht stimmte - so kann über die Anmeldemaske niemand
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Benutzernamen durchprobieren.
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Erscheint über der Ansicht ein gelbes oder rotes Band zum *Microsoft-Client-Secret*,
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siehst du es als Administrator: der Zugangsschlüssel zu Microsoft läuft ab. Ein
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Klick darauf führt nach *Einstellungen → Anmeldung*, dort steht Schritt für
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Schritt, wie er erneuert wird. Läuft er aus, stehen Microsoft-Anmeldung und
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Postfachabgleich still.
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Es gibt zwei Rollen: **Administrator** sieht zusätzlich die Nutzerverwaltung,
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die Anmelde- und die Scanner-Einstellungen. Alles andere ist für beide Rollen gleich.
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## Sich zurechtfinden
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┌──────────────┬───────────────────────────────────────────┐
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│ Kategorien │ Titel der Ansicht [Design][Hell/Dunkel] │
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│ Dashboard │ │
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│ Akquise ▾ │ │
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│ Eingang │ │
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│ Archiv 3│ │
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│ Papierkorb2│ │
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│ Opportuni…▾ │───────────────────────────────────────────┤
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│ Alle │ │
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│ Papierkorb2│ │
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│ Interviewk… │ │
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│ Kontakte ▾ │ Inhalt │
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│ Alle Kont. │ │
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│ Aus Mails 5│ │
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│ Mails ▾ │ │
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│ Postfach │ │
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│ Papierkorb7│ │
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│ Scanner ▾ │ │
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│ Dashboard │ │
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│ Unpassend 4│ │
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│ Suchagenten│ │
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│ Börsen-… │ │
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├──────────────┤ │
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│ Einstellungen│ │
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├──────────────┤ │
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│ [Foto] Name │ │
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└──────────────┴───────────────────────────────────────────┘
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```
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* Der Klick auf das **perinco-Logo** oben links führt zurück zum **Dashboard** -
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das ist auch die Ansicht, mit der die Anwendung startet.
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* Der Knopf mit den drei Strichen oben links klappt das Menü auf Symbolbreite
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zusammen - hilfreich auf kleinen Bildschirmen.
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* Rechts oben stehen zwei Schalter. Der rechte wechselt zwischen **hell und
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dunkel**; ein **Doppelklick** darauf folgt wieder der Systemeinstellung.
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* Links daneben steht das **Design**. Es gibt sieben zur Wahl, jedes in hell und
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dunkel:
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| Design | Aussehen |
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| **perinco** | Das Design des Hauses: Blattgrün auf neutralem Grau |
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| **Pixel Art** | 8-bit: eckige Kanten, harte Schatten, Pixelschrift in den Überschriften |
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| **Outdoor** | Wanderkarte: Sandpapier, Bergsee-Türkis, weiche Ecken |
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| **Cyberpunk** | Neon in der Nacht: scharfe Kanten, violettes Leuchten, Blaustahl |
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| **Rainy** | Regenwetter: Schieferblau, leichter Nieselregen, Wolken mit Wetterleuchten |
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| **Snow** | Winter: Eisblau, Schneefall, der sich am unteren Rand zu einer Schneedecke sammelt |
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| **Aura** | Hell „Sunshine“: Sonne, Himmelblau, warmes Bernstein; dunkel „Mond“: Mond, Sterne, Lavendel |
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> **Die Wahl gehört dir, nicht dem Rechner.** Sie wird an deinem Benutzerkonto
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> gespeichert. Meldest du dich an einem anderen Rechner an, ist dein Design
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> wieder da - und wenn Kai an derselben Maschine arbeitet, sieht er weiter
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> sein eigenes. Wer nichts umstellt, bleibt bei perinco.
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Beim Fließtext bleibt Pixel Art bewusst bei der normalen Schrift: die Listen
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haben bis zu acht Spalten, und eine Pixelschrift wäre darin nicht mehr zu
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lesen.
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Die Designs neben perinco haben zusätzlich eine **Grafik** hinter der
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oberen Leiste und der Seitenleiste: 8-bit-Himmel und Steinmauer, blauer Himmel
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und Wiese, Neonröhren und Regen, Regenwolken und nasse Hügel, verschneite
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Berge und Tannen, Sonne bzw. Mond mit Himmel. Sie liegt hinter einem Schleier, damit die Schrift darauf
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lesbar bleibt, und ist dort am deutlichsten, wo die Leisten frei sind - in der
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Mitte oben und unten links. perinco bleibt einfarbig.
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**Rainy**, **Snow** und **Aura** sind die Designs, in denen sich etwas bewegt. Das
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Wetter liegt nur optisch über der Oberfläche: es fängt keine Klicks ab, und
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geöffnete Dialoge liegen darüber.
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* Bei **Rainy** fallen ein paar Regentropfen über den Bildschirm und
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zerspritzen am unteren Rand, und die Wolken in der oberen Leiste leuchten
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alle paar Sekunden kurz auf.
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* Bei **Snow** schneit es, und der Schnee bleibt unten liegen: nach etwa vier
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Minuten ist am unteren Rand eine Schneedecke gewachsen. Sie bleibt ein
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schmaler Streifen und wächst nicht weiter. Alle vier Minuten kommt ein
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kleines **Räumfahrzeug** in perinco-Grün mit Rundumleuchte vorbei und schiebt den Schnee
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vom Bildschirm - abwechselnd von links nach rechts und zurück. Die erste
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Fahrt startet gleich nach dem Laden der Seite.
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* Bei **Aura** ziehen in der oberen Leiste langsam Wolken von links nach
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rechts. Im hellen Modus („Sunshine“) fallen etwa alle 20 Sekunden zwei bis
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drei Sonnenstrahlen von der Sonne oben rechts quer über den Bildschirm nach
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unten links; im dunklen Modus („Mond“) steht dort der Mond, ohne Strahlen.
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Unten in der Seitenleiste rollen drei Wellen in Pastell langsam durch -
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die vorderste am schnellsten, in beiden Modi.
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Wer im Betriebssystem **„Bewegung reduzieren"** eingeschaltet hat, sieht bei
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allen nur Farben und Grafiken - ohne Regen, Blitz, Schnee, Wolkenzug und Sonnenstrahlen.
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* Die Menüpunkte **Akquise**, **Opportunities**, **Kontakte**, **Mails** und
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**Scanner** klappen beim Anklicken ihre Unterpunkte auf. Hinter einigen steht
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eine Zahl: *Aus Mails* (Funde, die auf eine Entscheidung warten), *Archiv*
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(Akquise-Einträge älter als 14 Tage), alle drei *Papierkörbe* und *Unpassend*
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(verworfene Scanner-Treffer). Bei 0 steht dort nichts - eine Null wäre nur
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Rauschen.
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* Jedes Fenster, das sich in den Vordergrund legt, schließt auf drei Wege: das
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**X** oben rechts, die Taste **Esc** oder ein **Klick daneben** in den
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abgedunkelten Hintergrund. Liegen zwei Fenster übereinander, betrifft das
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immer nur das obere. Eine Textmarkierung, die im Fenster beginnt und
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daneben endet, schließt nichts.
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> Alle Abbildungen in dieser Anleitung zeigen die Anwendung mit **erfundenen
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> Beispieldaten**. Firmen, Personen und Zahlen darin gibt es nicht.
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## Dashboard
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Die Startansicht: wie der Vertrieb läuft, ohne dass man irgendwo hineinklicken
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muss. Alle sehen dieselben Zahlen.
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Oben steht der **Zeitraum**. Vier Vorgaben (30 Tage, 12 Monate, 8 Quartale,
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5 Jahre) setzen Anfang, Ende und die passende Einteilung; *von* und *bis* lassen
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sich frei setzen, und rechts wählt **Einteilung** aus, wie die Zeitachse
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geschnitten wird - Tag, Monat, Quartal oder Jahr.
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### Die vier Kennzahlen
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| Kachel | Was gezählt wird |
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| **Bewerbungen** | Einträge in der Akquise mit Funddatum im Zeitraum. Jeder Eintrag ist eine versendete Bewerbung - **auch die, aus denen inzwischen eine Opportunity geworden ist**. Die Zahl ist deshalb regelmäßig höher als die Akquise-Liste lang ist; unter den Kacheln steht, wie viele übernommen wurden. Ein von Hand gelöschter Eintrag zählt nicht mehr mit |
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| **Zu Opportunity** | Bewerbungen, aus denen eine Opportunity geworden ist - dazu die Quote. Wird die Opportunity gelöscht, zählt sie nicht mehr mit: die Bewerbung fällt dann ins Archiv zurück |
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| **Gewonnen** | Opportunities, die in die Phase *Beauftragt* gekommen sind |
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| **Beim Kunden** | Opportunities, die **jetzt** in *Kundenvorstellung* oder *Interview Kunde* stehen - unabhängig vom Zeitraum |
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### Verlauf
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Das Säulendiagramm zeigt dieselben drei Reihen über der Zeit: Bewerbungen, daraus
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entstandene Opportunities und gewonnene Projekte. Leere Abschnitte bleiben
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sichtbar - eine Woche ohne Bewerbung ist eine Aussage. Der Mauszeiger auf einer
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Säule nennt Abschnitt, Reihe und Wert. Passen nicht alle Abschnitte nebeneinander,
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zeigt das Diagramm das **Ende** des Zeitraums und lässt sich nach links scrollen -
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die aktuellen Tage stehen rechts.
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Rechts daneben steht **Bewerbungen je Berater** für denselben Zeitraum. Einträge
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ohne hinterlegten Berater erscheinen als *Ohne Berater*. Ein Eintrag mit mehreren
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Beratern zählt bei **jedem** von ihnen: für jeden ist ein Profil herausgegangen.
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Die Summe der Balken liegt damit über der Gesamtzahl *Bewerbungen* oben, die die
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Einträge zählt - beides ist so gewollt.
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### Anstehende Interviews und „Beim Kunden"
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Unten links die nächsten acht Termine aus dem gemeinsamen Kalender mit Datum,
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Uhrzeit, Ort, Teilnehmern und dem Abstand („morgen", „in 3 Tagen"). Unten rechts
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alle Opportunities in *Kundenvorstellung* und *Interview Kunde* mit Firma,
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Volumen und Zuständigem - also alles, wo gerade der Kunde am Zug ist.
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> **Zur Genauigkeit der Zahlen:** Die Akquise löscht Einträge nach 90 Tagen.
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> Damit die Auswertung über Monate und Jahre trotzdem stimmt, sichert das Backend
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> vor dem Löschen Tag, Berater und Anzahl - die Projektdaten sind dann weg, die
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> Zahl bleibt. „Gewonnen" wird ab dem 18.08.2026 mitgeschrieben (Zeitpunkt des
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> Wechsels nach *Beauftragt*); für die Zeit davor gibt es diesen Zeitpunkt nicht.
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## Akquise
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Der Eingang für gefundene Projekte - alles, was per Mail, Telefon oder über ein
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Portal hereinkommt, bevor daraus ein Geschäft wird. Drei Unterpunkte: **Eingang**
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mit den Funden der letzten 14 Tage, **Archiv** mit allem Älteren und der
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**Papierkorb** mit dem, was jemand von Hand gelöscht hat.
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### Eintragen
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Über der Liste steht das Formular. Absichtlich kein Fenster, das nach jedem
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Eintrag zugeht: kommen drei Projekte in einer Mail, tippt man sie hintereinander
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weg.
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| Feld | wofür |
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| **Datum** | wann gefunden. Vorbelegt mit heute; entscheidet später über Archiv und Löschung |
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| **Von** | Auswahl: wer den Fund hereingebracht hat. Vorbelegt mit dem angemeldeten Benutzer |
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| **Anbieter** | Freitext: Vermittler oder Portal, z. B. Hays. Vorschläge aus den bisherigen Einträgen |
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| **Kanal** | Auswahl: auf welchem Weg es kam |
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| **Projekttitel** | das einzige Pflichtfeld |
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| **Berater** | Auswahl: für wen das Projekt passt - **mehrere möglich** |
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| **Link** | Adresse der Ausschreibung. Ist einer hinterlegt, wird der Titel in der Liste anklickbar und öffnet ihn in einem neuen Tab |
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*Von*, *Kanal* und *Berater* sind **Auswahllisten**. Ihre Inhalte stehen unter
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*Einstellungen → Akquise* und lassen sich dort von jedem Benutzer pflegen. Ist
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eine Liste noch leer, steht unter dem Feld ein Verweis dorthin.
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**Berater** nimmt **mehrere Namen** auf - ein Projekt passt oft zu mehr als
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einem. Jede Auswahl hängt einen Namen an und erscheint darunter als Plakette;
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das Kreuz daran nimmt ihn wieder weg. Ein bereits gewählter Berater steht nicht
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mehr im Auswahlfeld, es zeigt also immer nur, wer noch zu haben ist.
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> **Was mehrere Berater bedeuten:** Beim Übernehmen entsteht **je Berater eine
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> Opportunity** - jeder durchläuft seinen eigenen Vorgang, einer kann gewonnen
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> werden und ein anderer verloren. Alle tragen denselben Titel und unterscheiden
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> sich durch die Spalte **Berater**, die in Pipeline, Liste und Kacheln steht.
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> Im Dashboard zählt der Eintrag bei **jedem** der Berater - drei Berater sind
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> drei versendete Profile, also drei Bewerbungen.
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**Von** ist mit dem **angemeldeten Benutzer** vorbelegt - in der Regel trägt
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jeder seine eigenen Funde ein. Trägt Markus etwas für Artur ein, wählt er Artur
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aus der Liste. Der eigene Name steht dabei immer zur Auswahl, auch wenn ihn
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niemand in der Liste gepflegt hat; beim Bearbeiten eines Eintrags bleibt der
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gespeicherte Name stehen.
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**Anbieter** ist bewusst keine Liste, sondern ein Freitextfeld: neue Vermittler
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tauchen zu oft auf, als dass das Eintragen daran hängen sollte. Das Feld schlägt
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vor, was schon einmal benutzt wurde - der zuletzt verwendete Anbieter zuerst.
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Beim Link genügt `hays.de/projekt/1`, das `https://` wird ergänzt.
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Unter **Projektdaten für die Opportunity** klappt auf, was in der Liste keine
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Spalte hat, später aber in der Opportunity stehen soll: Endkunde, Projektstart
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und -ende, Tagessatz, Laufzeit, Projektpreis, Projektbeschreibung, nächster
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Schritt und interne Notizen. Alles freiwillig und jederzeit nachtragbar; das
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Volumen wird schon hier mitgerechnet.
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Nach *Eintragen* bleiben **Datum, Anbieter, Kanal und Berater stehen**, der Rest
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wird geleert - für das nächste Projekt aus derselben Quelle.
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### Die Liste
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| Spalte | Bedeutung |
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| **Datum** | Funddatum; der Mauszeiger verrät das Alter in Tagen |
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| **Von** | wer den Fund hereingebracht hat |
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| **Anbieter**, **Kanal** | woher es kam |
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| **Projekttitel** | mit Link anklickbar (neuer Tab); darunter klein Endkunde, Tagessatz bzw. Festpreis und Personentage |
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| **Berater** | für wen; bei mehreren stehen sie als einzelne Plaketten |
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| **Opportunity** | ein Klick macht daraus eine Opportunity in der Phase *Erstgespräch Berater* |
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| Pfeil / Stift / Papierkorb | zurück in die Akquise (nur im Archiv), bearbeiten (füllt das Formular oben) und löschen (legt den Eintrag in den **Papierkorb**) |
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Die Spaltenköpfe sortieren, die Suche geht über Titel, Anbieter, Berater,
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Endkunde, Beschreibung und Notizen.
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### Was von selbst passiert
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* Nach **14 Tagen** rutscht ein Eintrag ins **Archiv**. Dort lässt er sich weiter
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bearbeiten und jederzeit übernehmen - der Stift klappt das Formular auch im
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Archiv auf.
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* Nach **90 Tagen** wird er **gelöscht** - endgültig, und nicht über den
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Papierkorb: das ist der Ablauf der Frist, keine Entscheidung. Gesichert wird
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vorher nur die Zahl für das Dashboard (Tag, Berater, Anzahl), die
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Projektdaten sind dann weg. Wer ein Projekt behalten will, übernimmt es als
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Opportunity.
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* Wird ein Eintrag **übernommen**, **bleibt er in der Liste stehen**. Der Knopf
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wird blau und heißt **Übernommen ✓**; ein Klick darauf springt zur
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Opportunity. Bearbeiten und Löschen sind dann gesperrt - gepflegt wird in der
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Opportunity, und der Eintrag bleibt als Herkunftsnachweis erhalten. Nach den
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üblichen 14 Tagen rutscht er ins Archiv wie jeder andere Eintrag.
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* Wird diese **Opportunity gelöscht**, wandert die Bewerbung ins **Archiv** -
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unabhängig von ihrem Alter -, gekennzeichnet mit *Opportunity im Papierkorb*
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bzw. *Opportunity gelöscht*. Sie zeigt dort wieder den grünen Knopf
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*Opportunity* und lässt sich bearbeiten und erneut übernehmen. Holt jemand die
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Opportunity aus ihrem Papierkorb zurück, gilt der Eintrag von selbst wieder als
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übernommen - und auch ein solcher Rückfaller wird 90 Tage nach seinem
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Funddatum gelöscht.
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Verschoben wird dabei nichts: Eingang und Archiv sind dieselbe Liste, nur nach
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dem Funddatum geteilt. Es gibt also keinen Zustand, der klemmen kann.
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### Zurück in die Akquise
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Der **Pfeil** in der Archivliste holt einen Eintrag zurück in den Eingang - für
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ein Projekt, das doch noch aktuell ist, oder für eine Bewerbung, die nach dem
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Löschen ihrer Opportunity von vorn beginnt. Der Eintrag bekommt dabei das
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**heutige Datum**; damit zählen die 14 Tage bis zum Archiv und die 90 Tage bis
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zum Löschen wieder von vorn.
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> **Zur Statistik:** Das neue Funddatum verschiebt die Bewerbung auch im
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> Dashboard in den heutigen Zeitraum - sie ist dort keine Bewerbung von damals
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> mehr.
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Bei einem **Rückfaller** (die Bewerbung war schon eine Opportunity) fragt das CRM
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nach: mit dem Wiederherstellen fällt der Verweis auf die gelöschte Opportunity
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weg. Der Eintrag ist danach wieder ein gewöhnlicher Fund. Liegt die Opportunity
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noch im Papierkorb und wird sie zurückgeholt, hängt der Eintrag wieder an ihr und
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ist in der Akquise wieder als *Übernommen* gekennzeichnet - dasselbe Projekt
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wird nie zweimal bearbeitet.
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Bei einem Eintrag, dessen Opportunity noch lebt, fehlt der Pfeil: er ist
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übernommen und gehört zu ihr. Dafür gibt es den Weg von der Opportunity aus
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(nächster Abschnitt).
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### Übernahme zurücknehmen
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Aus Versehen übernommen? Im Dialog der Opportunity steht unten links
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**Zurück in die Akquise** - nur bei Opportunities, die aus der Akquise kommen und
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deren Eintrag dort noch existiert. Nach einer Rückfrage passiert:
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* Der Eintrag steht wieder in der Akquise, als wäre er nie übernommen worden. Das
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**Funddatum bleibt**: jung im Eingang, älter als 14 Tage im Archiv. In der
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||
Auswertung zählt er nicht mehr als *übernommen*.
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||
* Die Opportunity wandert in den **Papierkorb** der Opportunities. Waren beim
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||
Eintrag **mehrere Berater** eingetragen, sind bei der Übernahme mehrere
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Opportunities entstanden - sie wandern **alle** mit.
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||
* Ungespeicherte Änderungen im Dialog gehen verloren.
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||
Zurücknehmen darf, wer alle betroffenen Opportunities löschen darf (Ersteller,
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||
Zuständiger oder Administrator). Holt jemand eine davon aus dem Papierkorb
|
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zurück, hängt der Eintrag wieder an ihr und steht in der Akquise wieder als
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||
*Übernommen*.
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> Bei Übernahmen **vor dem 17.09.2026** kennt nur die jeweils *erste*
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||
> Opportunity ihren Eintrag. Bei mehreren Beratern bleiben die übrigen dann
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> stehen und müssen von Hand gelöscht werden.
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||
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### Papierkorb
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Der **Papierkorb** unter *Akquise* fängt auf, was jemand von Hand löscht. Vorher
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war ein Fehlklick endgültig: der Eintrag stand danach in keiner Liste, auch nicht
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im Archiv.
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| Spalte | Bedeutung |
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| --- | --- |
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| **Projekttitel** | darunter klein Endkunde, Tagessatz bzw. Festpreis und Personentage |
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| **Anbieter**, **Berater** | wie in der Akquise |
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| **Gefunden** | das Funddatum - es entscheidet, wo der Eintrag nach dem Zurückholen landet |
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| **Gelöscht** | wann, und wie lange er noch liegt |
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| **Von** | wer gelöscht hat |
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| **Wiederherstellen** / Papierkorb-Symbol | zurückholen oder endgültig löschen |
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* Ein gelöschter Eintrag liegt **90 Tage** im Papierkorb, danach räumt das CRM
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selbst auf. Die Frist zählt ab dem Löschen, nicht ab dem Funddatum - ein alter
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Fund, den jemand heute wegwirft, verschwindet also nicht sofort.
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* **Wiederherstellen** ändert das Funddatum **nicht**. Der Eintrag geht dorthin,
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wo er nach seinem Alter hingehört: in den *Eingang*, wenn er jünger als 14 Tage
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ist, sonst ins *Archiv*. Wer ihn im Eingang haben will, holt ihn dort mit dem
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Pfeil weiter (siehe oben).
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* **Endgültig löschen** und **Papierkorb leeren** sind unumkehrbar.
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* In der **Auswertung** zählt ein Eintrag im Papierkorb nicht mit - ein
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Fehleintrag soll die Zahl der Bewerbungen nicht verfälschen. Wird er
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zurückgeholt, zählt er wieder.
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* Im Papierkorb wird nicht gepflegt: Bearbeiten und die Übernahme in eine
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Opportunity gehen erst nach dem Zurückholen.
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### Aus dem Eintrag wird eine Opportunity
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Der Knopf **Opportunity** legt sie sofort an: Phase *Erstgespräch Berater*, 10 % Wahrscheinlichkeit,
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zuständig ist der angemeldete Benutzer. Der Eintrag bleibt danach in der Liste
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stehen; an der Stelle des Knopfes steht **Übernommen ✓** in Blau, und ein Klick
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darauf öffnet die Opportunity. Mit übernommen werden Titel, Endkunde,
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Beschreibung, Link, Tagessatz, Laufzeit, Projektpreis, Zeitraum und nächster Schritt.
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||
Der **Berater** wandert in das gleichnamige Feld der Opportunity und steht damit
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in Pipeline, Liste und Kacheln - für wen ein Projekt läuft, ist neben dem Titel
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die wichtigste Angabe. Sind **mehrere Berater** hinterlegt, entsteht **je Berater
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eine Opportunity** mit denselben Projektdaten, jede mit ihrem eigenen Namen im
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Feld. In den Notizen steht zusätzlich, mit wem er sich das Projekt teilt
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(*Auch beworben*).
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Anbieter, Von und Kanal haben in der Opportunity kein Feld - sie landen als
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Herkunftsvermerk in den internen Notizen, damit nachvollziehbar bleibt, woher das
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Projekt kam.
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> **Opportunities von vor dem 09.09.2026:** Bis dahin hatte die Opportunity kein
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> Feld für den Berater, der Name stand nur im Herkunftsvermerk. Beim ersten Start
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> nach der Umstellung holt das CRM ihn von dort in das Feld - von Hand ist nichts
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> zu tun.
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Ansprechpartner hängt man danach in der Opportunity dran; dort geht das auch für
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Kontakte, die es noch nicht gibt.
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## Opportunities
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Eine Opportunity ist ein Geschäft in Arbeit. Oben rechts
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wechselt man die Darstellung:
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| Ansicht | wofür |
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| --- | --- |
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| **Kachel** | Überblick mit Volumen, Tagessatz oder Projektpreis, Laufzeit, letzter Interaktion |
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| **Liste** | viele Einträge vergleichen, Spaltenköpfe sortieren |
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| **Pipeline** (Kanban) | Fortschritt durch die Phasen, Karten per Maus verschieben. **Standardansicht** |
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Die **Pipeline** zeigt dieselben Opportunities nach Phasen sortiert. Über jeder
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Spalte steht ihr Volumen; eine Karte wird per Maus in die nächste Phase gezogen.
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Beim Anlegen einer neuen Opportunity steht **Zuständig** schon auf dem
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angemeldeten Benutzer; beim Bearbeiten bleibt die gespeicherte Zuständigkeit
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unverändert.
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### Für einen anderen Berater kopieren
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Eine Opportunity läuft immer für **einen** Berater. Passt dasselbe Projekt auch
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für Kollegen, legt das **Kopier-Symbol** (auf jeder Kachel, Karte und
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Listenzeile, dazu *Kopieren* unten im Dialog) je Berater eine eigene Kopie an:
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1. Kopier-Symbol anklicken.
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2. Einen oder mehrere Berater ankreuzen - der Berater der Opportunity selbst
|
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steht nicht zur Wahl. Die Liste ist dieselbe wie in der Akquise
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(*Einstellungen → Akquise*).
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3. Phase der Kopie wählen, vorgegeben ist **Neu**.
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||
4. **Kopie anlegen**.
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Mitkopiert werden Titel, Firma, Beschreibung, Tagessatz, Laufzeit, Projektpreis,
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Zeitraum, Tags, Notizen, Ansprechpartner, Zuständiger und die Herkunft aus der
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Akquise - *Zurück in die Akquise* nimmt die Kopien also mit. Nicht mitkopiert
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werden letzte Interaktion und nächster Schritt: die gehören zum Verlauf des
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Originals. Ungespeicherte Änderungen im Dialog kopiert das CRM nicht mit.
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### Die Phasen
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Sie folgen dem Vermittlungsprozess. Der Mauszeiger auf einer Phase zeigt dieselbe
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Erläuterung:
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| Phase | Bedeutung |
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| **Neu** | Projekt wurde identifiziert und noch nicht aktiv bearbeitet. |
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| **Beworben** | Beraterprofil wurde an Vermittler oder Direktkunden übermittelt. |
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| **Erstgespräch Berater** | Erstes qualifizierendes Gespräch mit dem Berater und Vermittler bzw. Direktkunden hat stattgefunden; ein reines Gespräch mit unserem Vertrieb zählt nicht. |
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||
| **Kundenvorstellung** | Beraterprofil wurde dem tatsächlichen Endkunden bzw. Entscheider zur Prüfung vorgestellt. |
|
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| **Interview Kunde** | Berater führt ein konkretes fachliches oder persönliches Gespräch mit dem Endkunden. |
|
||
| **Zusage** | Einsatz des Beraters wurde bestätigt, die formale Beauftragung steht ggf. noch aus. |
|
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| **Beauftragt** | Vertrag bzw. Bestellung liegt vor und der Deal ist gewonnen. |
|
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| **Absage** | Projekt wird mit diesem Berater nicht weiterverfolgt. |
|
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Als **offen** zählt alles bis einschließlich *Zusage* - dort ist der Einsatz
|
||
bestätigt, aber noch nicht beauftragt. *Beauftragt* und *Absage* sind das Ende.
|
||
Der Filter *Nur offene* nutzt genau diese Grenze, ebenso die Pipeline-Summe in
|
||
der Kopfzeile.
|
||
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||
> Bei der Umstellung am 18.08.2026 wurden **alle vorhandenen Opportunities auf
|
||
> „Neu" gesetzt**. Der alte Trichter (Qualifizierung, Angebot, Verhandlung,
|
||
> Gewonnen, Verloren) ließ nicht erkennen, in welcher der neuen Phasen ein
|
||
> Projekt steckt.
|
||
|
||
**Volumen** rechnet die Anwendung selbst: Tagessatz x Personentage. Die Zahl
|
||
steht live im Formular, auf jeder Karte, als Summe über der Liste, je
|
||
Pipeline-Spalte und in der Kopfzeile.
|
||
|
||
Ein mit der **Abschlusswahrscheinlichkeit gewichtetes** Volumen gibt es nicht
|
||
mehr (entfernt am 18.08.2026) - so wird bei perinco nicht gerechnet. Die
|
||
Wahrscheinlichkeit selbst bleibt an der Opportunity und steht in Liste und
|
||
Pipeline; sie geht nur in keine Summe mehr ein.
|
||
|
||
Nicht jedes Projekt rechnet nach Aufwand. Für Festpreise gibt es unter
|
||
*Projektdaten* das Feld **Projektpreis**. Steht dort eine Zahl, gilt sie als
|
||
Volumen - Tagessatz und Laufzeit werden dann nicht mehr multipliziert. Die
|
||
Vorschau im Formular schreibt dazu, welche Grundlage gerade zählt
|
||
(*Festpreis* oder *Tagessatz x Laufzeit*); Kachel und Liste zeigen statt des
|
||
Tagessatzes den Projektpreis. Tagessatz und Laufzeit dürfen trotzdem gefüllt
|
||
bleiben, etwa zur eigenen Kalkulation.
|
||
|
||
Das Feld **Berater** sagt, für wen das Projekt läuft. Die Auswahl ist dieselbe
|
||
Liste wie in der Akquise, gepflegt unter *Einstellungen → Akquise* - damit hier
|
||
nicht „Nico" und dort „Nico N." entsteht. Der Name steht auf der Kachel, in der
|
||
Listenspalte *Berater* (sortierbar), auf der Pipeline-Karte und im Papierkorb; die
|
||
Suche findet ihn ebenfalls. Genau **ein** Berater je Opportunity: passt ein Fund
|
||
der Akquise zu dreien, entstehen bei der Übernahme drei Opportunities. Steht in
|
||
einer alten Opportunity ein Name, den die Liste nicht mehr kennt, bleibt er
|
||
wählbar und ist als *(nicht in der Liste)* gekennzeichnet.
|
||
|
||
Rechts neben der **Phase** steht der **Link** zur Ausschreibung. Bei der
|
||
Übernahme aus der Akquise kommt er mit, sonst lässt er sich eintragen -
|
||
`hays.de/projekt/1` genügt, das `https://` wird ergänzt. Der Knopf **Öffnen**
|
||
daneben zeigt die Ausschreibung in einem neuen Tab. Opportunities, die vor dem
|
||
23.09.2026 übernommen wurden, haben den Link beim ersten Start danach aus ihrem
|
||
Akquise-Eintrag bekommen, sofern der noch existiert.
|
||
|
||
Zu jeder Opportunity gehören beliebig viele **Ansprechpartner** aus den
|
||
Kontakten, jeder mit eigener Rolle („Entscheider", „Fachbereich", …). Fehlt
|
||
jemand noch im CRM, öffnet **Neuer Kontakt...** direkt neben der Auswahlliste
|
||
dasselbe Formular wie unter *Kontakte*. Nach dem Speichern hängt der neue
|
||
Kontakt sofort als Ansprechpartner an der Opportunity - die man dabei nicht
|
||
verlässt.
|
||
|
||
Ändern und löschen darf der **Ersteller**, der **Zuständige** und jeder
|
||
**Administrator**. Wer keines davon ist, bekommt eine Fehlermeldung - das prüft
|
||
der Server, nicht nur die Oberfläche.
|
||
|
||
### Löschen und Papierkorb
|
||
|
||
Das **Papierkorbsymbol** an der Kachel, in der Listenzeile und auf der
|
||
Pipeline-Karte legt eine Opportunity in den **Papierkorb** - den Unterpunkt unter
|
||
*Opportunities*. Vorher fragt eine Warnung nach.
|
||
|
||
Im Papierkorb steht, wann und von wem gelöscht wurde und wie lange der Eintrag
|
||
noch liegt:
|
||
|
||
* **Wiederherstellen** holt die Opportunity zurück - mit Ansprechpartnern,
|
||
Verlauf und Mailzuordnungen.
|
||
* **Papierkorb leeren** entfernt alles darin **endgültig**, ebenfalls nach einer
|
||
Warnung. Dabei gehen die Zuordnungen der Ansprechpartner und der Mails
|
||
verloren; die Kontakte selbst und die Mails bleiben erhalten.
|
||
* Ohne Zutun wird ein Eintrag **nach 90 Tagen** endgültig gelöscht.
|
||
|
||
Solange eine Opportunity im Papierkorb liegt, erscheint sie in keiner Liste, in
|
||
keiner Summe und in keinem Zuordnungsdialog - und sie lässt sich nicht
|
||
bearbeiten. Erst zurückholen, dann ändern.
|
||
|
||
Auf dem Tablet oder ohne Lust auf Ziehen: die Phase lässt sich auch über das
|
||
Auswahlfeld direkt auf der Karte ändern.
|
||
|
||
## Interviewkalender
|
||
|
||
Der gemeinsame Terminkalender des Teams - alle sehen dieselben Termine, jeder
|
||
darf eintragen. Genutzt wird er vor allem für Gesprächstermine, deshalb heißt
|
||
der Menüpunkt **Interviewkalender** und nicht „Kalender".
|
||
|
||
|
||
|
||
* **Monat, Woche, Tag** oben umschalten, `Heute` und die Pfeile blättern.
|
||
* Klick auf einen Monatstag oder eine Stundenzelle legt sofort einen Termin an.
|
||
* Klick auf einen Wochentagskopf springt in die Tagesansicht.
|
||
* **Verschieben per Ziehen**: Termin anfassen und auf einen anderen Tag oder eine
|
||
andere Uhrzeit ziehen. Im Monatsraster wechselt nur der Tag, die Uhrzeit bleibt
|
||
stehen; in Woche und Tag rastet der Termin auf **15 Minuten** ein, und eine
|
||
gestrichelte Linie zeigt vorab die neue Startzeit. Die **Dauer bleibt** immer
|
||
gleich, und der Punkt, an dem man den Termin angefasst hat, wandert mit. Ziehen
|
||
darf nur, wer den Termin auch ändern darf.
|
||
* **Farben** gehören zum Ersteller. Die eigene Farbe ändert man unter
|
||
*Einstellungen → Mein Konto* („Meine Terminfarbe"); die Legende unter dem
|
||
Raster zeigt, welche Farbe zu wem gehört.
|
||
* **Teilnehmer** erscheinen mit Foto oder Initiale und sind anklickbar.
|
||
* **@-Erwähnungen**: In der Beschreibung `@` tippen, dann Kontakte *und*
|
||
Benutzer aus der Vorschlagsliste wählen (Pfeiltasten, Enter). In der
|
||
Leseansicht sind sie klickbar - Kontakte öffnen die Kontaktkarte, Benutzer ein
|
||
Detailfenster mit nächsten Terminen.
|
||
* Rechts stehen die **nächsten Termine**, nach Tagen gruppiert. Vergangenes
|
||
fliegt aus der Liste, bleibt im Raster aber erhalten.
|
||
|
||
|
||
|
||
Die Farbe eines Termins gehört zu seinem Ersteller - die Legende unter dem
|
||
Raster löst auf, welche Farbe zu wem gehört. Rechts stehen die nächsten
|
||
Termine mit Beschreibung, Teilnehmern und den markierten Personen.
|
||
|
||
Ändern und löschen darf nur der **Ersteller** oder ein **Administrator**.
|
||
Anlegen darf jeder.
|
||
|
||
## Kontakte
|
||
|
||
Drei Ansichten, davon eine besondere:
|
||
|
||
| Ansicht | wofür |
|
||
| --- | --- |
|
||
| **Kachel** | Überblick mit Foto, Firma, Art |
|
||
| **Liste** | sortierbar, viele Einträge |
|
||
| **Netzwerk** | wer steht mit wem in Kontakt |
|
||
|
||
|
||
|
||
Ein Klick auf eine Karte öffnet den Kontakt zum Bearbeiten - mit Foto, Anschrift,
|
||
Art, Zuständigkeit, Tags, Notizen und den Verbindungen zu anderen Kontakten.
|
||
|
||
Bei den **Verbindungen** steht die Art (Kollege, Vorgesetzter, Kunde, …) als
|
||
Auswahlfeld neben dem Namen. Umstellen genügt: Die Änderung wird sofort
|
||
gespeichert, unabhängig vom Knopf *Speichern* darunter - eine Verbindung ist ein
|
||
eigener Eintrag und nicht Teil des Kontaktformulars. Zum Löschen bleibt das
|
||
Kreuz rechts.
|
||
|
||
Die **Art** sagt, mit wem man es zu tun hat: **Recruiter**, **Partner** oder
|
||
**Endkunde**. Früher stand an dieser Stelle ein Vertriebsstatus (Neu,
|
||
Kontaktiert, …); der sagte über den Kontakt selbst nichts. Bei der Umstellung am
|
||
18.08.2026 wurden alle vorhandenen Kontakte auf *Recruiter* gesetzt - welche Art
|
||
jemand wirklich ist, war aus dem alten Status nicht ableitbar. Wer die Angabe
|
||
braucht, pflegt sie im Kontakt nach.
|
||
|
||
|
||
|
||
Zwei Handgriffe nimmt der Dialog beim **Anlegen** ab:
|
||
|
||
* **Zuständig** steht schon auf dem angemeldeten Benutzer. Wer für jemand
|
||
anderen anlegt, stellt das Feld um; beim späteren Bearbeiten bleibt immer die
|
||
gespeicherte Zuständigkeit stehen.
|
||
* **Profilfoto von LinkedIn.** Wird eine LinkedIn-Adresse eingetragen und der
|
||
Kontakt hat noch kein Foto, holt das CRM beim Verlassen des Feldes das
|
||
öffentliche Profilbild und setzt es als Kontaktfoto. Der Knopf **Foto** neben
|
||
dem Feld macht dasselbe auf Zuruf - etwa, wenn die Adresse nachgetragen wird.
|
||
Ein selbst hochgeladenes Foto wird dabei nie überschrieben.
|
||
|
||
Klappt es nicht, steht der Grund unter dem Feld. Der häufigste ist „nur für
|
||
Kontakte sichtbar oder keines": LinkedIn zeigt ein Profilfoto nur dann
|
||
öffentlich, wenn dessen Sichtbarkeit auf *Alle LinkedIn-Mitglieder* steht.
|
||
Steht sie auf *Meine Kontakte*, sieht **man selbst** das Foto im eigenen
|
||
LinkedIn - das CRM fragt aber ohne Anmeldung an und bekommt es nicht. Genauso
|
||
möglich: LinkedIn weist die Anfrage ab. In allen Fällen bleibt der gewohnte
|
||
Weg über *Ändern* am Foto.
|
||
|
||
Im **Netzwerk** sind Kreise Kontakte (Farbe = Art, Größe = Anzahl
|
||
Verbindungen) und Quadrate Benutzer, die Kontakte angelegt haben. Grüne Linien
|
||
verbinden Kontakte untereinander, graue gestrichelte den Ersteller mit seinem
|
||
Kontakt.
|
||
|
||
|
||
|
||
Bedienung: Hintergrund ziehen verschiebt, Mausrad zoomt, einen Knoten ziehen
|
||
setzt ihn fest (grüner Punkt), Doppelklick löst ihn wieder. Über *Verbindung
|
||
erstellen* zwei Kontakte anklicken, um eine Verbindung anzulegen; `Esc` bricht ab.
|
||
Suche und Artfilter wirken auch hier.
|
||
|
||
Im Feld rechts, das nach dem Klick auf einen Kontakt erscheint, steht unter
|
||
jeder Verbindung deren **Art** als Auswahlfeld - umstellen genügt, gespeichert
|
||
wird sofort.
|
||
|
||
Ein Klick auf einen Knoten hebt ihn und seine Nachbarn hervor, alles andere wird
|
||
blass. **Ein Klick auf eine freie Stelle nimmt die Hervorhebung wieder zurück** -
|
||
das Bild sieht danach aus wie beim Wechsel in die Netzwerkansicht. Verschieben
|
||
zählt nicht als Klick: Wer den Hintergrund packt und zieht, behält die Auswahl.
|
||
|
||
Sobald Kontakte aus dem Postfach übernommen wurden, erscheint neben dem
|
||
Artfilter ein **Herkunftsfilter**: *Aus Mails übernommen* zeigt nur die aus
|
||
dem Postfach stammenden, *Selbst angelegt* nur die von Hand erfassten.
|
||
|
||
### Einverständnis für Mails
|
||
|
||
Im Kontakt steht direkt unter der E-Mail-Adresse das Kästchen **Einverständnis
|
||
für Mails**. Nur mit diesem Haken kommt die Adresse in eine Mailingliste. Ohne
|
||
eingetragene Adresse ist das Kästchen gesperrt - es gibt dann nichts, wozu
|
||
jemand einwilligen könnte.
|
||
|
||
|
||
|
||
Der Zeitpunkt wird mitgespeichert und im Kontakt angezeigt („Erteilt am …").
|
||
Beim Widerruf verschwindet er wieder. Bei einer Beschwerde ist nämlich nicht die
|
||
Frage, *ob* ein Einverständnis vorliegt, sondern *seit wann*.
|
||
|
||
Wo der Haken gesetzt ist, erscheint das Briefsymbol der Kachel grün, in der
|
||
Liste steht ein Häkchen hinter der Adresse. So sieht man es ohne jeden Kontakt zu
|
||
öffnen.
|
||
|
||
Zwei Dinge, die bewusst so sind:
|
||
|
||
* **Im Vorbereich *Aus Mails* gibt es das Kästchen nicht.** Dass jemand eine Mail
|
||
geschrieben hat, ist keine Einwilligung in Werbung.
|
||
* **Beim Übernehmen aus *Aus Mails* wird der Haken nicht mitgesetzt.** Ein neu
|
||
übernommener Kontakt startet immer ohne Einverständnis.
|
||
|
||
### Mailingliste erstellen
|
||
|
||
Der Knopf **Mailingliste erstellen** in der Kontaktleiste sammelt alle Adressen
|
||
mit Einverständnis, durch Komma getrennt. Die Zahl am Knopf sagt vorab, wie viele
|
||
das sind.
|
||
|
||
|
||
|
||
Rechts im Feld stehen zwei Symbole:
|
||
|
||
| Symbol | Wirkung |
|
||
| --- | --- |
|
||
| **Kopieren** | legt die komplette Liste in die Zwischenablage - danach in Outlook ins BCC-Feld einfügen |
|
||
| **Brief** | öffnet direkt eine neue Mail im Mailprogramm, die Adressen stehen im **BCC** |
|
||
|
||
Der Brief-Weg (`mailto:`) hat eine Grenze: Windows gibt nur rund 2000 Zeichen an
|
||
das Mailprogramm weiter. Wird die Liste länger, ist das Symbol gesperrt und der
|
||
Dialog sagt es - sonst würde die Empfängerliste unterwegs abgeschnitten, ohne
|
||
dass es jemand merkt. Dann bleibt der Weg über die Zwischenablage.
|
||
|
||
Die Adressen gehen absichtlich ins **BCC** und nicht ins An-Feld: dort sähe jeder
|
||
Empfänger die vollständige Kundenliste.
|
||
|
||
Unter *Wer ist dabei* stehen Name, Firma und Adresse aller Empfänger zum
|
||
Nachprüfen. Darunter steht, wie viele Kontakte fehlen - ohne Haken oder mit Haken
|
||
aber ohne Adresse. Das **Trennzeichen** lässt sich auf Semikolon umstellen, falls
|
||
Outlook die Komma-Liste nicht auflöst.
|
||
|
||
### Aus Mails
|
||
|
||
Der Menüpunkt *Kontakte* klappt zwei Unterpunkte auf: *Alle Kontakte* und
|
||
*Aus Mails*. Der Zähler am Menüpunkt sagt, wie viele Funde warten.
|
||
|
||
In *Aus Mails* stehen die Personen, die der Postfachabgleich in Mails gefunden
|
||
hat. **Sie sind noch keine Kontakte**: sie erscheinen nicht in der Kontaktliste,
|
||
nicht in Opportunities und nicht unter Interviews. Jede Karte zeigt alle gefundenen
|
||
Angaben und darunter, aus welcher Mail sie stammen.
|
||
|
||
|
||
|
||
Zwei Fälle:
|
||
|
||
* **Weiße Karte** - die Person ist neu. *In Kontakte übernehmen* legt sie als
|
||
Kontakt an, mit Herkunft „Mail".
|
||
* **Gold markierte Karte** - es gibt sie in den Kontakten schon, erkannt an der
|
||
E-Mail-Adresse oder am Namen. Gold hinterlegte Felder weichen ab; darunter steht
|
||
durchgestrichen, was bisher im Kontakt stand. *Kontakt aktualisieren* öffnet
|
||
die Feldauswahl: angehakt sind zunächst nur die Lücken, also Felder, die im
|
||
Kontakt leer sind. Ein Wert, der etwas Gepflegtes ersetzen würde, ist als
|
||
*überschreibt* gekennzeichnet und muss bewusst angehakt werden - die Angabe
|
||
kann aus einer alten Signatur stammen. *Neu anlegen* erzeugt trotz Dublette
|
||
einen zweiten Kontakt, etwa wenn es zwei Personen mit demselben Namen gibt.
|
||
|
||
|
||
|
||
Weitere Bedienelemente:
|
||
|
||
* **Alle neuen übernehmen** legt alle weißen Karten auf einmal als Kontakte an;
|
||
gold markierte bleiben unberührt.
|
||
* **Eintrag hier behalten** - normalerweise verschwindet ein Eintrag aus *Aus
|
||
Mails*, sobald er als Kontakt geführt wird. Mit dem Haken bleibt er stehen.
|
||
* Das **Papierkorbsymbol** entfernt einen Fund. Die Mails bleiben erhalten; taucht
|
||
die Person in einer neuen Mail auf, erscheint sie hier wieder.
|
||
* Der Filter wählt zwischen allen Einträgen, nur neuen Personen und nur
|
||
Dubletten.
|
||
|
||
## Mails
|
||
|
||
Das gemeinsame Postfach `crm@perinco.de` liegt hier im CRM. Der Zugriff ist
|
||
**nur lesend** - im Postfach selbst wird nichts verändert, keine Mail als gelesen
|
||
markiert, nichts gelöscht. Antworten geht weiter in Outlook; der Link *In Outlook
|
||
öffnen* springt direkt zur Mail.
|
||
|
||
Der Menüpunkt **Mails** klappt zwei Unterpunkte auf: *Postfach* und
|
||
*Papierkorb*. Im Postfach selbst gibt es oben zwei Reiter:
|
||
|
||
### Postfach
|
||
|
||
Links die Mailliste, rechts die gewählte Mail. Die Kennzeichen an einem
|
||
Listeneintrag sagen, was noch zu tun ist:
|
||
|
||
| Kennzeichen | Bedeutung |
|
||
| --- | --- |
|
||
| **1x zugeordnet** | hängt an einer Opportunity oder einem Kontakt |
|
||
| **2 Kontakte** | so viele Kontakt-Vorschläge warten noch auf eine Entscheidung |
|
||
| 📎 | Anhänge vorhanden (im Postfach, nicht im CRM) |
|
||
|
||
|
||
|
||
Das Auswahlfeld filtert die Liste. **Nicht zugeordnet** ist die eigentliche
|
||
Arbeitsliste: alles, was noch nirgends hängt. Die Suche geht über Betreff,
|
||
Absender und den kompletten Mailtext; mehrere Wörter wirken als ein Suchbegriff.
|
||
|
||
**Zuordnen** hängt die Mail an eine Opportunity und/oder einen Kontakt. Der
|
||
Dialog schlägt oben vor, was zu den Mailadressen passt - ein Klick auf den
|
||
Vorschlag genügt. Beides gleichzeitig ist möglich, jede Zuordnung lässt sich
|
||
einzeln wieder mit dem **x** lösen.
|
||
|
||
Beim Mailinhalt sind externe Bilder zunächst gesperrt. Das ist Absicht: geladene
|
||
Bilder melden dem Absender, dass die Mail geöffnet wurde. Über *Externe Bilder
|
||
laden* geht es pro Mail. *Größer* klappt den Inhalt auf, *Nur Text anzeigen*
|
||
zeigt die Rohfassung ohne Formatierung.
|
||
|
||
Steht an einer Mail **Im Postfach gelöscht**, wurde sie in Outlook entfernt. Im
|
||
CRM bleibt sie erhalten, damit Zuordnungen nicht verloren gehen.
|
||
|
||
**Löschen** legt die Mail in den Papierkorb des CRM. Im Postfach
|
||
`crm@perinco.de` bleibt sie unangetastet - Schreibzugriff darauf hat das CRM
|
||
nicht.
|
||
|
||
### Papierkorb
|
||
|
||
Der Unterpunkt **Papierkorb** unter *Mails* zeigt alles, was im CRM gelöscht
|
||
wurde. Aufbau und Suche sind dieselben wie im Postfach, nur die Knöpfe wechseln:
|
||
|
||
* **Wiederherstellen** holt die Mail zurück in das Postfach des CRM - samt ihrer
|
||
Zuordnungen und Kontakt-Vorschlägen.
|
||
* **Papierkorb leeren** entfernt alle Mails darin **endgültig**, zusammen mit
|
||
ihren Zuordnungen zu Kontakten und Opportunities und ihren noch offenen
|
||
Kontakt-Vorschlägen. Bereits übernommene Vorschläge bleiben als Nachweis
|
||
erhalten, woher ein Kontakt stammt. Vorher fragt eine Warnung nach; danach ist
|
||
nichts mehr zurückzuholen. Das darf jeder angemeldete Benutzer.
|
||
|
||
Zwei Dinge sind wichtig zu wissen:
|
||
|
||
1. Gelöscht heißt **nur im CRM gelöscht**. In `crm@perinco.de` liegt die Mail
|
||
weiter, dort ändert das CRM nichts.
|
||
2. Der Abgleich holt gelöschte Mails **nicht wieder herein** - weder die im
|
||
Papierkorb noch die endgültig gelöschten. Dafür bleibt zu jeder endgültig
|
||
gelöschten Mail ein leerer Merker in der Datenbank stehen: ohne ihn würde der
|
||
nächste Abgleich sie im Postfach wiederfinden und erneut einlesen.
|
||
|
||
Offene Kontakt-Vorschläge einer Mail im Papierkorb verlangen keine Entscheidung
|
||
mehr - sie verschwinden aus dem Reiter *Kontakt-Vorschläge* und sind nach dem
|
||
Wiederherstellen wieder da.
|
||
|
||
### Kontakt-Vorschläge
|
||
|
||
Aus Absender, Empfängerliste und Signatur jeder Mail liest die Anwendung
|
||
Kontaktdaten. Wer eine echte Mailadresse hat und aus Absender oder
|
||
Empfängerliste stammt, landet **automatisch** im Vorbereich
|
||
[Aus Mails](#aus-mails) - nicht direkt in den Kontakten. Alles Unsichere landet
|
||
hier - typischerweise Personen, die nur mit Telefonnummer im Text genannt werden.
|
||
|
||
Der Balken rechts ist die Zuversicht: je voller und grüner, je verlässlicher die
|
||
Angaben. Das Kennzeichen darunter sagt, woher sie stammen (*Absender*,
|
||
*Empfänger*, *Signatur*, *Im Text genannt*).
|
||
|
||
|
||
|
||
Zwei Knöpfe:
|
||
|
||
* **Als Kontakt anlegen** - es entsteht sofort ein richtiger Kontakt mit Herkunft
|
||
„Mail", nicht nur ein Eintrag in *Aus Mails*: hier hat ja schon jemand
|
||
hingesehen und entschieden.
|
||
* **Ergänzen** (statt „anlegen", wenn **Bereits vorhanden** dransteht) - der
|
||
vorhandene Kontakt wird um die fehlenden Angaben erweitert. Was schon gepflegt
|
||
ist, bleibt unangetastet.
|
||
* **Verwerfen** - der Vorschlag verschwindet aus der Liste.
|
||
|
||
Eigene Kollegen (`@perinco.de`) und Funktionsadressen wie `info@` oder
|
||
`no-reply@` werden nie vorgeschlagen.
|
||
|
||
Ist die Liste leer und die automatische Übernahme an, ist das der Normalzustand:
|
||
es gab nichts zu entscheiden.
|
||
|
||
## Scanner
|
||
|
||
Durchsucht Projektbörsen und bewertet jeden Fund mit KI gegen die Lebensläufe
|
||
der Berater.
|
||
|
||
### Dashboard
|
||
|
||
Oben vier Kennzahlen, darunter die Trefferliste. Der Knopf **Jetzt scannen**
|
||
startet sofort einen Suchlauf; läuft schon einer, sagt die Anwendung das.
|
||
|
||
Die Filterzeile:
|
||
|
||
| Feld | Bedeutung |
|
||
| --- | --- |
|
||
| **Zeitraum** | wie alt darf das Projekt sein (Standard: letzte 24 Stunden) |
|
||
| **Agent** | nur Treffer eines Beraters |
|
||
| **Anzeige ab %** | schwächere Treffer ausblenden |
|
||
| **Hinweis ab %** | ab wann Signalton und E-Mail |
|
||
|
||
Die letzten zwei Werte werden **gespeichert** und gelten auch beim nächsten Mal
|
||
und in den Einstellungen. Rechts daneben steht `sichtbar / gesamt`.
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Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details: Projektbeschreibung, die
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KI-Auswertung mit Pro und Contra, dazu die Knöpfe *Gesehen*, *Beworben*,
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*Zurück auf Neu*, *Börse öffnen*, *Passt nicht* und *Treffer löschen*.
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Über der Liste steht der Betriebszustand: *automatische Suche aktiv*, *nur
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manuelle Suche*, *pausiert* oder *Suchlauf läuft*.
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### Ton bei neuen Treffern
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Findet der Scanner einen Treffer über dem Wert *Hinweis ab %*, spielt das
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Dashboard einen Signalton und zeigt ein Hinweisbanner. Drei Dinge muss man dazu
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wissen:
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1. **Nur im Dashboard.** Wer auf Opportunities oder Kontakte wechselt, hört
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nichts - und bekommt es auch später nicht nachgemeldet.
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2. **In einem anderen Browsertab** klingelt es weiter, aber verzögert: der
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Browser bremst versteckte Tabs auf etwa eine Prüfung pro Minute. Ausserdem
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muss man vorher einmal irgendwo auf der Seite geklickt haben, sonst lässt der
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Browser keinen Ton zu.
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3. **Ist der Tab geschlossen, passiert nichts.** Wer unabhängig vom Browser
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benachrichtigt werden will, schaltet die **E-Mail** in den Einstellungen ein.
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### „bereits beworben!"
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Jeder neue Treffer wird mit der **Akquise-Liste** und den **Opportunities**
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abgeglichen. Steht das Projekt dort schon - auch unter anderem Titel oder von
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einer anderen Börse -, trägt es in der Liste die rote Markierung **bereits
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beworben!**. Im Detail steht, welcher Eintrag passt, für welchen Berater und
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warum die KI ihn für dasselbe Projekt hält.
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Geprüft wird einmal, beim Fund. Wer die Bewerbung erst danach in der Akquise
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einträgt, klickt im Detail auf **Auf Bewerbung prüfen**.
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### Unpassend
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Alles, was über *Passt nicht* aussortiert wurde. Von hier bringt *Zurück ins
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Dashboard* einen Treffer wieder zurück, oder er wird endgültig gelöscht.
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### Suchagenten
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Ein Suchagent ist ein Berater:
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| Feld | wofür |
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| --- | --- |
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| **Name** | erscheint an jedem Treffer |
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| **E-Mail** | Ziel der Benachrichtigung für diesen Berater |
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| **Suchbegriffe** | kommagetrennt, damit wird auf den Börsen gesucht |
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| **Ausschluss-Begriffe** | kommagetrennt; Projekte mit diesen Wörtern werden übersprungen |
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| **Lebenslauf (PDF)** | wird als Text ausgelesen und gegen jedes Projekt bewertet |
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| **aktiv** | nur aktive Agenten suchen im Hintergrund |
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Ohne Lebenslauf kann ein Agent nichts bewerten. Die Ausschluss-Begriffe sind
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nicht nur Bequemlichkeit: sie greifen **vor** der KI-Bewertung und sparen damit
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echte Kosten. „Arbeitnehmerüberlassung" oder „Festanstellung" sind typische
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Kandidaten.
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> **Löschen nimmt die Treffer mit.** Wird ein Suchagent gelöscht, verschwinden
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> alle seine bisherigen Treffer und sein Lebenslauf mit ihm - die Datenbank räumt
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> das automatisch auf. Die gefundenen **Projekte** bleiben erhalten, sie gehören
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> nicht zu einem einzelnen Agenten. Wer einen Berater nur vorübergehend aus der
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> Suche nehmen will, setzt ihn besser auf **inaktiv** statt ihn zu löschen: dann
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> sucht er nicht mehr, die Treffer bleiben aber sichtbar.
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### Börsen-Konten
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Zeigt für jede Börse, ob die Verbindung steht. Zwei Arten:
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* **Öffentliche Portale** (Hays, Etengo, …) brauchen keinen Login.
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* **Geschützte Portale** (Freelance.de, Freelancermap.de) brauchen eine
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angemeldete Sitzung. Dafür exportiert man die Cookies mit der
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Browser-Erweiterung *Cookie-Editor* als JSON und fügt sie unter
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**Cookie-Import** ein. Das **?** neben der Überschrift zeigt beim Überfahren
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mit der Maus, wo in Cookie-Editor der Export als JSON sitzt.
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*Jetzt prüfen* testet eine Verbindung sofort. Steht dort **Abgelaufen /
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CAPTCHA**, hilft nur ein neuer Cookie-Import.
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Die Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) sind optional und werden verschlüsselt
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gespeichert. Eine automatische Anmeldung damit ist **noch nicht eingebaut** - die
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Sitzung kommt derzeit nur über den Cookie-Import.
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## Einstellungen
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| Reiter | Wer | Inhalt |
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| **Nutzerverwaltung** | Admin | Benutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren, löschen |
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| **Mein Konto** | alle | Foto, Terminfarbe, Passwort ändern |
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| **Akquise** | alle | Inhalte der Auswahllisten *Von*, *Kanal*, *Berater* |
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| **Postfach** | Admin | Verbindung zu Microsoft 365, Abgleich, Kontaktübernahme |
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| **Scanner** | Admin | Suchintervall, Schwellenwerte, Ton, E-Mail |
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| **KI** | Admin | OpenAI-Schlüssel, Modell je Einsatzzweck |
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| **Whisper** | alle | Spracherkennung für das Diktat einrichten |
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Im Reiter **Akquise** stehen die drei Auswahllisten des Akquise-Formulars, jede
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mit einem Feld zum Hinzufügen und je Eintrag einem Stift und einem Papierkorb.
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*Anbieter* fehlt hier: das Feld ist Freitext mit Vorschlägen.
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Zwei Dinge sind dabei unterschiedlich:
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* **Umbenennen** ändert die vorhandenen Akquise-Einträge mit. Aus „Hays" wird in
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allen Einträgen „Hays AG"; die Meldung sagt, wie viele betroffen waren.
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* **Entfernen** nimmt den Wert nur aus der Auswahl. Einträge, die ihn tragen,
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behalten ihn und zeigen ihn im Formular als „nicht in der Liste" - so ändert
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das Aufräumen einer Liste keine Daten.
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Im Reiter **Scanner** steht das **Suchintervall (Minuten)** - also wie oft der
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Hintergrund-Scanner die Börsen durchsucht.
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Darüber der Hauptschalter **Scanner aktiviert**. Ist er aus, sucht die Anwendung
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nicht mehr: kein Lauf im Hintergrund, und *Jetzt scannen* antwortet mit einem
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Hinweis statt zu starten. Der Zustand steht auch oben im Scanner-Dashboard, damit
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man nicht rätselt, warum keine neuen Treffer kommen.
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Unter **Abgleich mit Akquise und Opportunities** lässt sich die Markierung
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*bereits beworben!* ein- und ausschalten. **Zeitraum zurück** bestimmt, wie alt
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ein Akquise-Eintrag oder eine Opportunity höchstens sein darf, um verglichen zu
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werden - in Tagen oder Wochen, Vorgabe zwei Wochen.
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Im Reiter **KI** steht links der **OpenAI-Schlüssel**. Zu sehen ist nur sein
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Ende (etwa `sk-…x7Qa`) und woher er stammt. Einen neuen trägst du unter *Neuer
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Schlüssel* ein und klickst **Speichern** - das CRM fragt damit kurz bei OpenAI an
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und übernimmt ihn nur, wenn OpenAI ihn annimmt. Bis dahin bleibt der alte gültig.
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Rechts wählst du je Einsatzzweck das **Modell**: für die Bewertung im Scanner,
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für den Abgleich „bereits beworben!“ und für die erweiterte Suche. Die Liste
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kommt direkt von OpenAI; *(Vorgabe)* markiert das ursprüngliche Modell. Nach
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**Modellwahl speichern** gilt die Wahl ab dem nächsten Aufruf.
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Im Reiter **Postfach** steht oben, ob die Verbindung zu Microsoft 365 steht.
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**Verbindung testen** prüft beides: die Anmeldung *und* den tatsächlichen
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Zugriff auf `crm@perinco.de`. Schlägt etwas fehl, nennt die Meldung den
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wahrscheinlichen Grund. Darunter lassen sich Intervall, Zeitraum des ersten
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Durchlaufs und die automatische Kontaktübernahme einstellen.
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Die Zugangsdaten selbst stehen **nicht** in der Oberfläche, sondern in der
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Serverkonfiguration - sie werden beim Start gelesen. Fehlt einer, sagt die Seite
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welcher.
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Foto und Terminfarbe werden **sofort** gespeichert, ohne Speichern-Knopf. Der
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letzte aktive Administrator kann sich nicht selbst degradieren oder löschen -
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das verhindert der Server.
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## Diktat
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Überall, wo längerer Text entsteht, sitzt ein Mikrofon-Knopf. Beim ersten Mal
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steht dort *Diktat einrichten* und führt in die Einstellungen: dort einmal
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**Sprachmodell laden** klicken, rund 759 MB, danach ist es dauerhaft in diesem
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Browser.
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Die Erkennung läuft **komplett auf dem eigenen Rechner**. Aufnahmen verlassen
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das Gerät nicht und werden nirgends gespeichert. Auf einem anderen Rechner oder
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in einem anderen Browser fällt der Download erneut an - er gehört zum Browser,
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nicht zum Benutzerkonto.
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## Wenn etwas nicht klappt
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| Beobachtung | Ursache und Abhilfe |
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| „Sitzung abgelaufen" | 12 Stunden vorbei, neu anmelden |
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| Trefferliste ist leer | *Anzeige ab %* zu hoch oder *Zeitraum* zu kurz |
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| Kein Ton bei Treffern | Dashboard offen? Einmal auf der Seite geklickt? Wert *Hinweis ab %* erreicht? |
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| Mikrofon-Knopf fehlt | kein Mikrofon oder keine HTTPS-Verbindung |
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| Börse zeigt „Abgelaufen" | Cookies neu importieren |
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| „Ein Suchlauf läuft bereits" | kurz warten, es läuft nur einer zur Zeit |
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| Ändern nicht erlaubt | bei Opportunities darf nur Ersteller, Zuständiger oder Admin |
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| Keine Mails sichtbar | steht oben ein Hinweisbalken? Sonst Admin bitten, in *Einstellungen → Postfach* die Verbindung zu testen |
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| „Erstabgleich läuft noch" | ältere Mails werden in mehreren Durchläufen nachgeholt, die Liste wächst noch |
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| Bilder in einer Mail fehlen | *Externe Bilder laden* klicken - sie sind absichtlich gesperrt |
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| Kontakt-Vorschläge bleiben leer | Normalfall: sichere Vorschläge wandern automatisch nach *Kontakte › Aus Mails* und tauchen hier nicht auf |
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