Sascha WolfandClaude Opus 5
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Spiegelt das Vertriebspostfach ueber Microsoft Graph ins CRM. Aus jeder Mail entstehen Kontakt-Vorschlaege, und jede Mail laesst sich an Opportunities und Kontakte haengen. Uebernommen ist die Idee aus dem Altsystem KeepTrack, nicht die Umsetzung: - Delta Query statt "$filter=isRead eq false" mit anschliessendem PATCH. Damit genuegt die Anwendungsberechtigung Mail.Read, es braucht keinen Schreibzugriff auf das Postfach, und eine vorher in Outlook geoeffnete Mail geht nicht verloren. Der Fortschritt liegt als delta_link in der Datenbank und ueberlebt Neustarts; ein Lauf ist gedeckelt und fortsetzbar. - Tenant- und Client-ID kommen aus der .env, nicht aus dem Browser. Im Altsystem konnte jeder Angemeldete das Server-Secret gegen einen fremden Tenant verwenden. - Kontaktdaten werden aus den Graph-Feldern und der Signatur gelesen, ohne Sprachmodell. Mailinhalte verlassen den Server nicht. - Ein Vorschlag ohne E-Mail-Adresse wird nicht mit einer erfundenen Adresse angelegt, sondern bleibt zur Durchsicht liegen. Ist die Adresse schon als Kontakt vorhanden, werden nur leere Felder ergaenzt. - Mails haengen als eigene Verknuepfung an Opportunity und Kontakt, nicht als Text im Notizfeld - loesbar und mehrfach moeglich. - Fremdes Mail-HTML wird serverseitig entschaerft und in einem iframe mit sandbox="" gezeigt. Externe Bilder sind per CSP gesperrt, damit das Oeffnen dem Absender nichts meldet. - Der Verbindungstest prueft Anmeldung und tatsaechlichen Postfachzugriff und benennt den wahrscheinlichen Grund. Der alte Test holte nur ein Token. Fehlen die MS_*-Werte, startet das CRM normal; die Einstellungen nennen die fehlende Variable. Neue Tabellen: crm_mail_messages, crm_mail_links, crm_mail_contact_candidates, crm_mail_sync_state, crm_settings. Uebernommene Kontakte tragen source = 'Mail'; die Kontaktliste hat dafuer einen Herkunftsfilter. Nicht enthalten: Senden, Antworten, Weiterleiten, Anhaenge und die automatische Zuordnung zu Opportunities. npm test im Verzeichnis server prueft Kontaktextraktion und Graph-Client (47 Pruefungen, ohne Framework und ohne Datenbank). Co-Authored-By: Claude Opus 5 (1M context) <noreply@anthropic.com>
346 lines
16 KiB
Markdown
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# 07 Anleitung fuer Benutzer
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Diese Anleitung setzt keine Vorkenntnisse voraus. Sie beschreibt, was die
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Anwendung tut und wie man sie bedient.
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## Was die Anwendung ist
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Ein CRM fuer die Projektvermittlung. Es beantwortet vier Fragen:
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| Frage | Bereich |
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| Welche Geschaefte sind in Arbeit und was sind sie wert? | **Opportunities** |
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| Wer ist wann wo, und wer ist beteiligt? | **Kalender** |
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| Wen kennen wir, und wer kennt wen? | **Kontakte** |
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| Welche Projekte auf den Boersen passen zu unseren Beratern? | **Scanner** |
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## Anmelden
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`https://pcrm.perinco.de`. Anmelden geht mit **Benutzername oder E-Mail** plus
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Passwort. Die Sitzung haelt 12 Stunden, danach fragt die Anwendung erneut.
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Sagt die Meldung „Benutzername oder Passwort ist falsch", bleibt bewusst offen,
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welches von beidem nicht stimmte - so kann ueber die Anmeldemaske niemand
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Benutzernamen durchprobieren.
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Es gibt zwei Rollen: **Administrator** sieht zusaetzlich die Nutzerverwaltung und
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die Scanner-Einstellungen. Alles andere ist fuer beide Rollen gleich.
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## Sich zurechtfinden
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┌──────────────┬───────────────────────────────────────────┐
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│ Kategorien │ Titel der Ansicht [Hell/Dunkel] │
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│ Opportunities├──────────────────────────────────────────┤
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│ Kalender │ │
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│ Kontakte │ Inhalt │
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│ Mails │ │
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│ Scanner ▾ │ │
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│ Dashboard │ │
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│ Unpassend │ │
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│ Suchagenten│ │
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│ Boersen-… │ │
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├──────────────┤ │
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│ Einstellungen│ │
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├──────────────┤ │
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│ [Foto] Name │ │
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└──────────────┴───────────────────────────────────────────┘
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```
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* Der Knopf mit den drei Strichen oben links klappt das Menue auf Symbolbreite
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zusammen - hilfreich auf kleinen Bildschirmen.
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* Rechts oben schaltet zwischen hellem und dunklem Design. Ein **Doppelklick**
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auf den Schalter folgt wieder der Systemeinstellung.
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* Der Menuepunkt **Scanner** klappt beim Anklicken seine Unterpunkte auf.
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## Opportunities
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Der Startbereich: eine Opportunity ist ein Geschaeft in Arbeit. Oben rechts
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wechselt man die Darstellung:
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| Ansicht | wofuer |
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| **Kachel** | Ueberblick mit Volumen, Tagessatz, Laufzeit, letzter Interaktion |
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| **Liste** | viele Eintraege vergleichen, Spaltenkoepfe sortieren |
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| **Pipeline** | Fortschritt durch die Phasen, Karten per Maus verschieben |
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**Volumen** rechnet die Anwendung selbst: Tagessatz x Personentage. Das
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**gewichtete** Volumen multipliziert das noch mit der Abschlusswahrscheinlichkeit.
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Beide Zahlen stehen live im Formular, auf jeder Karte, als Summe ueber der Liste,
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je Pipeline-Spalte und in der Kopfzeile.
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Zu jeder Opportunity gehoeren beliebig viele **Ansprechpartner** aus den
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Kontakten, jeder mit eigener Rolle („Entscheider", „Fachbereich", …).
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Aendern und loeschen darf der **Ersteller**, der **Zustaendige** und jeder
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**Administrator**. Wer keines davon ist, bekommt eine Fehlermeldung - das prueft
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der Server, nicht nur die Oberflaeche.
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Auf dem Tablet oder ohne Lust auf Ziehen: die Phase laesst sich auch ueber das
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Auswahlfeld direkt auf der Karte aendern.
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## Kalender
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Ein **gemeinsamer** Teamkalender - alle sehen dieselben Termine, jeder darf
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eintragen.
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* **Monat, Woche, Tag** oben umschalten, `Heute` und die Pfeile blaettern.
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* Klick auf einen Monatstag oder eine Stundenzelle legt sofort einen Termin an.
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* Klick auf einen Wochentagskopf springt in die Tagesansicht.
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* **Verschieben per Ziehen**: Termin anfassen und auf einen anderen Tag oder eine
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andere Uhrzeit ziehen. Im Monatsraster wechselt nur der Tag, die Uhrzeit bleibt
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stehen; in Woche und Tag rastet der Termin auf **15 Minuten** ein, und eine
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gestrichelte Linie zeigt vorab die neue Startzeit. Die **Dauer bleibt** immer
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gleich, und der Punkt, an dem man den Termin angefasst hat, wandert mit. Ziehen
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darf nur, wer den Termin auch aendern darf.
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* **Farben** gehoeren zum Ersteller. Die eigene Farbe aendert man unter
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*Einstellungen → Mein Konto*; die Legende unter dem Kalender zeigt, welche
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Farbe zu wem gehoert.
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* **Teilnehmer** erscheinen mit Foto oder Initiale und sind anklickbar.
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* **@-Erwaehnungen**: In der Beschreibung `@` tippen, dann Kontakte *und*
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Benutzer aus der Vorschlagsliste waehlen (Pfeiltasten, Enter). In der
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Leseansicht sind sie klickbar - Kontakte oeffnen die Kontaktkarte, Benutzer ein
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Detailfenster mit naechsten Terminen.
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* Rechts stehen die **naechsten Termine**, nach Tagen gruppiert. Vergangenes
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fliegt aus der Liste, bleibt im Kalender aber erhalten.
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Aendern und loeschen darf nur der **Ersteller** oder ein **Administrator**.
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Anlegen darf jeder.
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## Kontakte
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Drei Ansichten, davon eine besondere:
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| Ansicht | wofuer |
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| **Kachel** | Ueberblick mit Foto, Firma, Status |
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| **Liste** | sortierbar, viele Eintraege |
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| **Netzwerk** | wer steht mit wem in Kontakt |
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Im **Netzwerk** sind Kreise Kontakte (Farbe = Status, Groesse = Anzahl
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Verbindungen) und Quadrate Benutzer, die Kontakte angelegt haben. Gruene Linien
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verbinden Kontakte untereinander, graue gestrichelte den Ersteller mit seinem
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Kontakt.
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Bedienung: Hintergrund ziehen verschiebt, Mausrad zoomt, einen Knoten ziehen
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setzt ihn fest (gruener Punkt), Doppelklick loest ihn wieder. Ueber *Verbindung
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erstellen* zwei Kontakte anklicken, um eine Verbindung anzulegen; `Esc` bricht ab.
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Suche und Statusfilter wirken auch hier.
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Sobald Kontakte aus dem Postfach uebernommen wurden, erscheint neben dem
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Statusfilter ein **Herkunftsfilter**: *Aus Mails* zeigt nur die automatisch
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entstandenen, *Selbst angelegt* nur die von Hand erfassten.
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## Mails
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Das gemeinsame Postfach `crm@perinco.de` liegt hier im CRM. Der Zugriff ist
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**nur lesend** - im Postfach selbst wird nichts veraendert, keine Mail als gelesen
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markiert, nichts geloescht. Antworten geht weiter in Outlook; der Link *In Outlook
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oeffnen* springt direkt zur Mail.
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Zwei Reiter oben:
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### Postfach
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Links die Mailliste, rechts die gewaehlte Mail. Die Kennzeichen an einem
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Listeneintrag sagen, was noch zu tun ist:
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| Kennzeichen | Bedeutung |
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| --- | --- |
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| **1x zugeordnet** | haengt an einer Opportunity oder einem Kontakt |
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| **2 Kontakte** | so viele Kontakt-Vorschlaege warten noch auf eine Entscheidung |
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| 📎 | Anhaenge vorhanden (im Postfach, nicht im CRM) |
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Das Auswahlfeld filtert die Liste. **Nicht zugeordnet** ist die eigentliche
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Arbeitsliste: alles, was noch nirgends haengt. Die Suche geht ueber Betreff,
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Absender und den kompletten Mailtext; mehrere Woerter wirken als ein Suchbegriff.
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**Zuordnen** haengt die Mail an eine Opportunity und/oder einen Kontakt. Der
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Dialog schlaegt oben vor, was zu den Mailadressen passt - ein Klick auf den
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Vorschlag genuegt. Beides gleichzeitig ist moeglich, jede Zuordnung laesst sich
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einzeln wieder mit dem **x** loesen.
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Beim Mailinhalt sind externe Bilder zunaechst gesperrt. Das ist Absicht: geladene
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Bilder melden dem Absender, dass die Mail geoeffnet wurde. Ueber *Externe Bilder
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laden* geht es pro Mail. *Groesser* klappt den Inhalt auf, *Nur Text anzeigen*
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zeigt die Rohfassung ohne Formatierung.
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Steht an einer Mail **Im Postfach geloescht**, wurde sie in Outlook entfernt. Im
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CRM bleibt sie erhalten, damit Zuordnungen nicht verloren gehen.
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### Kontakt-Vorschlaege
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Aus Absender, Empfaengerliste und Signatur jeder Mail liest die Anwendung
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Kontaktdaten. Wer eine echte Mailadresse hat und aus Absender oder
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Empfaengerliste stammt, wird **automatisch** Kontakt. Alles Unsichere landet
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hier - typischerweise Personen, die nur mit Telefonnummer im Text genannt werden.
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Der Balken rechts ist die Zuversicht: je voller und gruener, je verlaesslicher die
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Angaben. Das Kennzeichen darunter sagt, woher sie stammen (*Absender*,
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*Empfaenger*, *Signatur*, *Im Text genannt*).
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Zwei Knoepfe:
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* **Als Kontakt anlegen** - es entsteht ein neuer Kontakt mit Herkunft „Mail".
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* **Ergaenzen** (statt „anlegen", wenn **Bereits vorhanden** dransteht) - der
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vorhandene Kontakt wird um die fehlenden Angaben erweitert. Was schon gepflegt
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ist, bleibt unangetastet.
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* **Verwerfen** - der Vorschlag verschwindet aus der Liste.
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Eigene Kollegen (`@perinco.de`) und Funktionsadressen wie `info@` oder
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`no-reply@` werden nie vorgeschlagen.
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Ist die Liste leer und die automatische Uebernahme an, ist das der Normalzustand:
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es gab nichts zu entscheiden.
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## Scanner
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Durchsucht Projektboersen und bewertet jeden Fund mit KI gegen die Lebenslaeufe
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der Berater.
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### Dashboard
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Oben vier Kennzahlen, darunter die Trefferliste. Der Knopf **Jetzt scannen**
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startet sofort einen Suchlauf; laeuft schon einer, sagt die Anwendung das.
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Die Filterzeile:
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| Feld | Bedeutung |
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| **Zeitraum** | wie alt darf das Projekt sein (Standard: letzte 24 Stunden) |
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| **Agent** | nur Treffer eines Beraters |
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| **Anzeige ab %** | schwaechere Treffer ausblenden |
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| **Hinweis ab %** | ab wann Signalton und E-Mail |
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Die letzten zwei Werte werden **gespeichert** und gelten auch beim naechsten Mal
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und in den Einstellungen. Rechts daneben steht `sichtbar / gesamt`.
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Ein Klick auf eine Zeile oeffnet die Details: Projektbeschreibung, die
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KI-Auswertung mit Pro und Contra, dazu die Knoepfe *Gesehen*, *Beworben*,
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*Zurueck auf Neu*, *Boerse oeffnen*, *Passt nicht* und *Treffer loeschen*.
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Ueber der Liste steht der Betriebszustand: *automatische Suche aktiv*, *nur
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manuelle Suche*, *pausiert* oder *Suchlauf laeuft*.
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### Ton bei neuen Treffern
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Findet der Scanner einen Treffer ueber dem Wert *Hinweis ab %*, spielt das
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Dashboard einen Signalton und zeigt ein Hinweisbanner. Drei Dinge muss man dazu
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wissen:
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1. **Nur im Dashboard.** Wer auf Opportunities oder Kontakte wechselt, hoert
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nichts - und bekommt es auch spaeter nicht nachgemeldet.
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2. **In einem anderen Browsertab** klingelt es weiter, aber verzoegert: der
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Browser bremst versteckte Tabs auf etwa eine Pruefung pro Minute. Ausserdem
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muss man vorher einmal irgendwo auf der Seite geklickt haben, sonst laesst der
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Browser keinen Ton zu.
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3. **Ist der Tab geschlossen, passiert nichts.** Wer unabhaengig vom Browser
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benachrichtigt werden will, schaltet die **E-Mail** in den Einstellungen ein.
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### Unpassend
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Alles, was ueber *Passt nicht* aussortiert wurde. Von hier bringt *Zurueck ins
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Dashboard* einen Treffer wieder zurueck, oder er wird endgueltig geloescht.
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### Suchagenten
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Ein Suchagent ist ein Berater:
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| Feld | wofuer |
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| **Name** | erscheint an jedem Treffer |
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| **E-Mail** | Ziel der Benachrichtigung fuer diesen Berater |
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| **Suchbegriffe** | kommagetrennt, damit wird auf den Boersen gesucht |
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| **Ausschluss-Begriffe** | kommagetrennt; Projekte mit diesen Woertern werden uebersprungen |
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| **Lebenslauf (PDF)** | wird als Text ausgelesen und gegen jedes Projekt bewertet |
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| **aktiv** | nur aktive Agenten suchen im Hintergrund |
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Ohne Lebenslauf kann ein Agent nichts bewerten. Die Ausschluss-Begriffe sind
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nicht nur Bequemlichkeit: sie greifen **vor** der KI-Bewertung und sparen damit
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echte Kosten. „Arbeitnehmerueberlassung" oder „Festanstellung" sind typische
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Kandidaten.
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> **Loeschen nimmt die Treffer mit.** Wird ein Suchagent geloescht, verschwinden
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> alle seine bisherigen Treffer und sein Lebenslauf mit ihm - die Datenbank raeumt
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> das automatisch auf. Die gefundenen **Projekte** bleiben erhalten, sie gehoeren
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> nicht zu einem einzelnen Agenten. Wer einen Berater nur vorübergehend aus der
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> Suche nehmen will, setzt ihn besser auf **inaktiv** statt ihn zu loeschen: dann
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> sucht er nicht mehr, die Treffer bleiben aber sichtbar.
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### Boersen-Konten
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Zeigt fuer jede Boerse, ob die Verbindung steht. Zwei Arten:
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* **Oeffentliche Portale** (Hays, Etengo, …) brauchen keinen Login.
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* **Geschuetzte Portale** (Freelance.de, Freelancermap.de) brauchen eine
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angemeldete Sitzung. Dafuer exportiert man die Cookies mit der
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Browser-Erweiterung *Cookie-Editor* als JSON und fuegt sie unter
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**Cookie-Import** ein.
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*Jetzt pruefen* testet eine Verbindung sofort. Steht dort **Abgelaufen /
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CAPTCHA**, hilft nur ein neuer Cookie-Import.
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Die Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) sind optional - der Scraper versucht
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damit im Notfall eine eigene Anmeldung. Passwoerter liegen verschluesselt in der
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Datenbank.
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## Einstellungen
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| Reiter | Wer | Inhalt |
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| **Nutzerverwaltung** | Admin | Benutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren, loeschen |
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| **Mein Konto** | alle | Foto, Kalenderfarbe, Passwort aendern |
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| **Postfach** | Admin | Verbindung zu Microsoft 365, Abgleich, Kontaktuebernahme |
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| **Scanner** | Admin | Suchintervall, Schwellenwerte, KI-Schluessel, Ton, E-Mail |
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| **Whisper** | alle | Spracherkennung fuer das Diktat einrichten |
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Im Reiter **Scanner** steht das **Suchintervall (Minuten)** - also wie oft der
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Hintergrund-Scanner die Boersen durchsucht.
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Darueber der Hauptschalter **Scanner aktiviert**. Ist er aus, sucht die Anwendung
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nicht mehr: kein Lauf im Hintergrund, und *Jetzt scannen* antwortet mit einem
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Hinweis statt zu starten. Der Zustand steht auch oben im Scanner-Dashboard, damit
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man nicht raetselt, warum keine neuen Treffer kommen.
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Im Reiter **Postfach** steht oben, ob die Verbindung zu Microsoft 365 steht.
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**Verbindung testen** prueft beides: die Anmeldung *und* den tatsaechlichen
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Zugriff auf `crm@perinco.de`. Schlaegt etwas fehl, nennt die Meldung den
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wahrscheinlichen Grund. Darunter lassen sich Intervall, Zeitraum des ersten
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Durchlaufs und die automatische Kontaktuebernahme einstellen.
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Die Zugangsdaten selbst stehen **nicht** in der Oberflaeche, sondern in der
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Serverkonfiguration - sie werden beim Start gelesen. Fehlt einer, sagt die Seite
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welcher.
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Foto und Kalenderfarbe werden **sofort** gespeichert, ohne Speichern-Knopf. Der
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letzte aktive Administrator kann sich nicht selbst degradieren oder loeschen -
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das verhindert der Server.
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## Diktat
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Ueberall, wo laengerer Text entsteht, sitzt ein Mikrofon-Knopf. Beim ersten Mal
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steht dort *Diktat einrichten* und fuehrt in die Einstellungen: dort einmal
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**Sprachmodell laden** klicken, rund 759 MB, danach ist es dauerhaft in diesem
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Browser.
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Die Erkennung laeuft **komplett auf dem eigenen Rechner**. Aufnahmen verlassen
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das Geraet nicht und werden nirgends gespeichert. Auf einem anderen Rechner oder
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in einem anderen Browser faellt der Download erneut an - er gehoert zum Browser,
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nicht zum Benutzerkonto.
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## Wenn etwas nicht klappt
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| Beobachtung | Ursache und Abhilfe |
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| „Sitzung abgelaufen" | 12 Stunden vorbei, neu anmelden |
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| Trefferliste ist leer | *Anzeige ab %* zu hoch oder *Zeitraum* zu kurz |
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| Kein Ton bei Treffern | Dashboard offen? Einmal auf der Seite geklickt? Wert *Hinweis ab %* erreicht? |
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| Mikrofon-Knopf fehlt | kein Mikrofon oder keine HTTPS-Verbindung |
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| Boerse zeigt „Abgelaufen" | Cookies neu importieren |
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| „Ein Suchlauf laeuft bereits" | kurz warten, es laeuft nur einer zur Zeit |
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| Aendern nicht erlaubt | bei Opportunities darf nur Ersteller, Zustaendiger oder Admin |
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| Keine Mails sichtbar | steht oben ein Hinweisbalken? Sonst Admin bitten, in *Einstellungen → Postfach* die Verbindung zu testen |
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| „Erstabgleich laeuft noch" | aeltere Mails werden in mehreren Durchlaeufen nachgeholt, die Liste waechst noch |
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| Bilder in einer Mail fehlen | *Externe Bilder laden* klicken - sie sind absichtlich gesperrt |
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| Kontakt-Vorschlaege bleiben leer | Normalfall: sichere Vorschlaege werden automatisch uebernommen und tauchen hier nicht auf |
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