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# 07 Anleitung für Benutzer

Diese Anleitung setzt keine Vorkenntnisse voraus. Sie beschreibt, was die
Anwendung tut und wie man sie bedient.

## Was die Anwendung ist

Ein CRM für die Projektvermittlung. Es beantwortet vier Fragen:

| Frage | Bereich |
| --- | --- |
| Welche Geschäfte sind in Arbeit und was sind sie wert? | **Opportunities** |
| Wer ist wann wo, und wer ist beteiligt? | **Kalender** |
| Wen kennen wir, und wer kennt wen? | **Kontakte** |
| Welche Projekte auf den Börsen passen zu unseren Beratern? | **Scanner** |

## Anmelden

`https://pcrm.perinco.de`. Anmelden geht mit **Benutzername oder E-Mail** plus
Passwort. Die Sitzung hält 12 Stunden, danach fragt die Anwendung erneut.

Sagt die Meldung „Benutzername oder Passwort ist falsch", bleibt bewusst offen,
welches von beidem nicht stimmte - so kann über die Anmeldemaske niemand
Benutzernamen durchprobieren.

Es gibt zwei Rollen: **Administrator** sieht zusätzlich die Nutzerverwaltung und
die Scanner-Einstellungen. Alles andere ist für beide Rollen gleich.

## Sich zurechtfinden

```
┌──────────────┬───────────────────────────────────────────┐
│ Kategorien   │  Titel der Ansicht        [Hell/Dunkel]   │
│  Opportunities├──────────────────────────────────────────┤
│  Kalender    │                                           │
│  Kontakte  ▾ │   Inhalt                                  │
│   Alle Kont. │                                           │
│   Aus Mails 5│                                           │
│  Mails       │                                           │
│  Scanner   ▾ │                                           │
│   Dashboard  │                                           │
│   Unpassend  │                                           │
│   Suchagenten│                                           │
│   Börsen-…   │                                           │
├──────────────┤                                           │
│ Einstellungen│                                           │
├──────────────┤                                           │
│ [Foto] Name  │                                           │
└──────────────┴───────────────────────────────────────────┘
```

* Der Knopf mit den drei Strichen oben links klappt das Menü auf Symbolbreite
  zusammen - hilfreich auf kleinen Bildschirmen.
* Rechts oben schaltet zwischen hellem und dunklem Design. Ein **Doppelklick**
  auf den Schalter folgt wieder der Systemeinstellung.

  ![Dieselbe Ansicht im dunklen Design](bilder/aus-mails-dunkel.png)
* Die Menüpunkte **Kontakte** und **Scanner** klappen beim Anklicken ihre
  Unterpunkte auf. Die Zahl neben *Aus Mails* sagt, wie viele Funde aus dem
  Postfach noch auf eine Entscheidung warten.

> Alle Abbildungen in dieser Anleitung zeigen die Anwendung mit **erfundenen
> Beispieldaten**. Firmen, Personen und Zahlen darin gibt es nicht.

## Opportunities

Der Startbereich: eine Opportunity ist ein Geschäft in Arbeit. Oben rechts
wechselt man die Darstellung:

| Ansicht | wofür |
| --- | --- |
| **Kachel** | Überblick mit Volumen, Tagessatz, Laufzeit, letzter Interaktion |
| **Liste** | viele Einträge vergleichen, Spaltenköpfe sortieren |
| **Pipeline** | Fortschritt durch die Phasen, Karten per Maus verschieben |

![Opportunities in der Kachelansicht](bilder/opportunities-kacheln.png)

Die **Pipeline** zeigt dieselben Opportunities nach Phasen sortiert. Über jeder
Spalte steht ihr Volumen; eine Karte wird per Maus in die nächste Phase gezogen.

![Pipeline-Ansicht mit den Phasen von Neu bis Verloren](bilder/opportunities-pipeline.png)

**Volumen** rechnet die Anwendung selbst: Tagessatz x Personentage. Das
**gewichtete** Volumen multipliziert das noch mit der Abschlusswahrscheinlichkeit.
Beide Zahlen stehen live im Formular, auf jeder Karte, als Summe über der Liste,
je Pipeline-Spalte und in der Kopfzeile.

Zu jeder Opportunity gehören beliebig viele **Ansprechpartner** aus den
Kontakten, jeder mit eigener Rolle („Entscheider", „Fachbereich", …).

Ändern und löschen darf der **Ersteller**, der **Zuständige** und jeder
**Administrator**. Wer keines davon ist, bekommt eine Fehlermeldung - das prüft
der Server, nicht nur die Oberfläche.

Auf dem Tablet oder ohne Lust auf Ziehen: die Phase lässt sich auch über das
Auswahlfeld direkt auf der Karte ändern.

## Kalender

Ein **gemeinsamer** Teamkalender - alle sehen dieselben Termine, jeder darf
eintragen.

![Monatsansicht des Kalenders](bilder/kalender-monat.png)

* **Monat, Woche, Tag** oben umschalten, `Heute` und die Pfeile blättern.
* Klick auf einen Monatstag oder eine Stundenzelle legt sofort einen Termin an.
* Klick auf einen Wochentagskopf springt in die Tagesansicht.
* **Verschieben per Ziehen**: Termin anfassen und auf einen anderen Tag oder eine
  andere Uhrzeit ziehen. Im Monatsraster wechselt nur der Tag, die Uhrzeit bleibt
  stehen; in Woche und Tag rastet der Termin auf **15 Minuten** ein, und eine
  gestrichelte Linie zeigt vorab die neue Startzeit. Die **Dauer bleibt** immer
  gleich, und der Punkt, an dem man den Termin angefasst hat, wandert mit. Ziehen
  darf nur, wer den Termin auch ändern darf.
* **Farben** gehören zum Ersteller. Die eigene Farbe ändert man unter
  *Einstellungen → Mein Konto*; die Legende unter dem Kalender zeigt, welche
  Farbe zu wem gehört.
* **Teilnehmer** erscheinen mit Foto oder Initiale und sind anklickbar.
* **@-Erwähnungen**: In der Beschreibung `@` tippen, dann Kontakte *und*
  Benutzer aus der Vorschlagsliste wählen (Pfeiltasten, Enter). In der
  Leseansicht sind sie klickbar - Kontakte öffnen die Kontaktkarte, Benutzer ein
  Detailfenster mit nächsten Terminen.
* Rechts stehen die **nächsten Termine**, nach Tagen gruppiert. Vergangenes
  fliegt aus der Liste, bleibt im Kalender aber erhalten.

![Wochenansicht des Kalenders mit Terminen dreier Benutzer](bilder/kalender-woche.png)

Die Farbe eines Termins gehört zu seinem Ersteller - die Legende unter dem
Kalender löst auf, welche Farbe zu wem gehört. Rechts stehen die nächsten
Termine mit Beschreibung, Teilnehmern und den markierten Personen.

Ändern und löschen darf nur der **Ersteller** oder ein **Administrator**.
Anlegen darf jeder.

## Kontakte

Drei Ansichten, davon eine besondere:

| Ansicht | wofür |
| --- | --- |
| **Kachel** | Überblick mit Foto, Firma, Status |
| **Liste** | sortierbar, viele Einträge |
| **Netzwerk** | wer steht mit wem in Kontakt |

![Kontakte in der Kachelansicht](bilder/kontakte-kacheln.png)

Ein Klick auf eine Karte öffnet den Kontakt zum Bearbeiten - mit Foto, Anschrift,
Status, Zuständigkeit, Tags, Notizen und den Verbindungen zu anderen Kontakten.

![Dialog "Neuer Kontakt" mit allen Feldern](bilder/kontakt-dialog.png)

Im **Netzwerk** sind Kreise Kontakte (Farbe = Status, Größe = Anzahl
Verbindungen) und Quadrate Benutzer, die Kontakte angelegt haben. Grüne Linien
verbinden Kontakte untereinander, graue gestrichelte den Ersteller mit seinem
Kontakt.

![Netzwerkansicht mit Kontakten, Verbindungen und Erstellern](bilder/kontakte-netzwerk.png)

Bedienung: Hintergrund ziehen verschiebt, Mausrad zoomt, einen Knoten ziehen
setzt ihn fest (grüner Punkt), Doppelklick löst ihn wieder. Über *Verbindung
erstellen* zwei Kontakte anklicken, um eine Verbindung anzulegen; `Esc` bricht ab.
Suche und Statusfilter wirken auch hier.

Sobald Kontakte aus dem Postfach übernommen wurden, erscheint neben dem
Statusfilter ein **Herkunftsfilter**: *Aus Mails übernommen* zeigt nur die aus
dem Postfach stammenden, *Selbst angelegt* nur die von Hand erfassten.

### Aus Mails

Der Menüpunkt *Kontakte* klappt zwei Unterpunkte auf: *Alle Kontakte* und
*Aus Mails*. Der Zähler am Menüpunkt sagt, wie viele Funde warten.

In *Aus Mails* stehen die Personen, die der Postfachabgleich in Mails gefunden
hat. **Sie sind noch keine Kontakte**: sie erscheinen nicht in der Kontaktliste,
nicht in Opportunities und nicht im Kalender. Jede Karte zeigt alle gefundenen
Angaben und darunter, aus welcher Mail sie stammen.

![Vorbereich "Aus Mails" mit zwei neuen Personen und einer gold markierten Dublette](bilder/aus-mails.png)

Zwei Fälle:

* **Weiße Karte** - die Person ist neu. *In Kontakte übernehmen* legt sie als
  Kontakt an, mit Herkunft „Mail".
* **Gold markierte Karte** - es gibt sie in den Kontakten schon, erkannt an der
  E-Mail-Adresse oder am Namen. Gold hinterlegte Felder weichen ab; darunter steht
  durchgestrichen, was bisher im Kontakt stand. *Kontakt aktualisieren* öffnet
  die Feldauswahl: angehakt sind zunächst nur die Lücken, also Felder, die im
  Kontakt leer sind. Ein Wert, der etwas Gepflegtes ersetzen würde, ist als
  *überschreibt* gekennzeichnet und muss bewusst angehakt werden - die Angabe
  kann aus einer alten Signatur stammen. *Neu anlegen* erzeugt trotz Dublette
  einen zweiten Kontakt, etwa wenn es zwei Personen mit demselben Namen gibt.

![Feldauswahl: eine überschreibende Adresse und eine ergänzende Mobilnummer](bilder/aus-mails-feldauswahl.png)

Weitere Bedienelemente:

* **Alle neuen übernehmen** legt alle weißen Karten auf einmal als Kontakte an;
  gold markierte bleiben unberührt.
* **Eintrag hier behalten** - normalerweise verschwindet ein Eintrag aus *Aus
  Mails*, sobald er als Kontakt geführt wird. Mit dem Haken bleibt er stehen.
* Das **Papierkorbsymbol** entfernt einen Fund. Die Mails bleiben erhalten; taucht
  die Person in einer neuen Mail auf, erscheint sie hier wieder.
* Der Filter wählt zwischen allen Einträgen, nur neuen Personen und nur
  Dubletten.

## Mails

Das gemeinsame Postfach `crm@perinco.de` liegt hier im CRM. Der Zugriff ist
**nur lesend** - im Postfach selbst wird nichts verändert, keine Mail als gelesen
markiert, nichts gelöscht. Antworten geht weiter in Outlook; der Link *In Outlook
öffnen* springt direkt zur Mail.

Zwei Reiter oben:

### Postfach

Links die Mailliste, rechts die gewählte Mail. Die Kennzeichen an einem
Listeneintrag sagen, was noch zu tun ist:

| Kennzeichen | Bedeutung |
| --- | --- |
| **1x zugeordnet** | hängt an einer Opportunity oder einem Kontakt |
| **2 Kontakte** | so viele Kontakt-Vorschläge warten noch auf eine Entscheidung |
| 📎 | Anhänge vorhanden (im Postfach, nicht im CRM) |

![Postfachansicht: Mailliste links, gewählte Mail mit Zuordnungen rechts](bilder/mails-postfach.png)

Das Auswahlfeld filtert die Liste. **Nicht zugeordnet** ist die eigentliche
Arbeitsliste: alles, was noch nirgends hängt. Die Suche geht über Betreff,
Absender und den kompletten Mailtext; mehrere Wörter wirken als ein Suchbegriff.

**Zuordnen** hängt die Mail an eine Opportunity und/oder einen Kontakt. Der
Dialog schlägt oben vor, was zu den Mailadressen passt - ein Klick auf den
Vorschlag genügt. Beides gleichzeitig ist möglich, jede Zuordnung lässt sich
einzeln wieder mit dem **x** lösen.

Beim Mailinhalt sind externe Bilder zunächst gesperrt. Das ist Absicht: geladene
Bilder melden dem Absender, dass die Mail geöffnet wurde. Über *Externe Bilder
laden* geht es pro Mail. *Größer* klappt den Inhalt auf, *Nur Text anzeigen*
zeigt die Rohfassung ohne Formatierung.

Steht an einer Mail **Im Postfach gelöscht**, wurde sie in Outlook entfernt. Im
CRM bleibt sie erhalten, damit Zuordnungen nicht verloren gehen.

### Kontakt-Vorschläge

Aus Absender, Empfängerliste und Signatur jeder Mail liest die Anwendung
Kontaktdaten. Wer eine echte Mailadresse hat und aus Absender oder
Empfängerliste stammt, landet **automatisch** im Vorbereich
[Aus Mails](#aus-mails) - nicht direkt in den Kontakten. Alles Unsichere landet
hier - typischerweise Personen, die nur mit Telefonnummer im Text genannt werden.

Der Balken rechts ist die Zuversicht: je voller und grüner, je verlässlicher die
Angaben. Das Kennzeichen darunter sagt, woher sie stammen (*Absender*,
*Empfänger*, *Signatur*, *Im Text genannt*).

![Reiter Kontakt-Vorschläge mit Zuversicht und Herkunft je Vorschlag](bilder/mails-vorschlaege.png)

Zwei Knöpfe:

* **Als Kontakt anlegen** - es entsteht sofort ein richtiger Kontakt mit Herkunft
  „Mail", nicht nur ein Eintrag in *Aus Mails*: hier hat ja schon jemand
  hingesehen und entschieden.
* **Ergänzen** (statt „anlegen", wenn **Bereits vorhanden** dransteht) - der
  vorhandene Kontakt wird um die fehlenden Angaben erweitert. Was schon gepflegt
  ist, bleibt unangetastet.
* **Verwerfen** - der Vorschlag verschwindet aus der Liste.

Eigene Kollegen (`@perinco.de`) und Funktionsadressen wie `info@` oder
`no-reply@` werden nie vorgeschlagen.

Ist die Liste leer und die automatische Übernahme an, ist das der Normalzustand:
es gab nichts zu entscheiden.

## Scanner

Durchsucht Projektbörsen und bewertet jeden Fund mit KI gegen die Lebensläufe
der Berater.

### Dashboard

Oben vier Kennzahlen, darunter die Trefferliste. Der Knopf **Jetzt scannen**
startet sofort einen Suchlauf; läuft schon einer, sagt die Anwendung das.

Die Filterzeile:

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Zeitraum** | wie alt darf das Projekt sein (Standard: letzte 24 Stunden) |
| **Agent** | nur Treffer eines Beraters |
| **Anzeige ab %** | schwächere Treffer ausblenden |
| **Hinweis ab %** | ab wann Signalton und E-Mail |

Die letzten zwei Werte werden **gespeichert** und gelten auch beim nächsten Mal
und in den Einstellungen. Rechts daneben steht `sichtbar / gesamt`.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details: Projektbeschreibung, die
KI-Auswertung mit Pro und Contra, dazu die Knöpfe *Gesehen*, *Beworben*,
*Zurück auf Neu*, *Börse öffnen*, *Passt nicht* und *Treffer löschen*.

Über der Liste steht der Betriebszustand: *automatische Suche aktiv*, *nur
manuelle Suche*, *pausiert* oder *Suchlauf läuft*.

![Scanner-Dashboard mit Kennzahlen und bewerteten Treffern](bilder/scanner-dashboard.png)

### Ton bei neuen Treffern

Findet der Scanner einen Treffer über dem Wert *Hinweis ab %*, spielt das
Dashboard einen Signalton und zeigt ein Hinweisbanner. Drei Dinge muss man dazu
wissen:

1. **Nur im Dashboard.** Wer auf Opportunities oder Kontakte wechselt, hört
   nichts - und bekommt es auch später nicht nachgemeldet.
2. **In einem anderen Browsertab** klingelt es weiter, aber verzögert: der
   Browser bremst versteckte Tabs auf etwa eine Prüfung pro Minute. Ausserdem
   muss man vorher einmal irgendwo auf der Seite geklickt haben, sonst lässt der
   Browser keinen Ton zu.
3. **Ist der Tab geschlossen, passiert nichts.** Wer unabhängig vom Browser
   benachrichtigt werden will, schaltet die **E-Mail** in den Einstellungen ein.

### Unpassend

Alles, was über *Passt nicht* aussortiert wurde. Von hier bringt *Zurück ins
Dashboard* einen Treffer wieder zurück, oder er wird endgültig gelöscht.

### Suchagenten

Ein Suchagent ist ein Berater:

| Feld | wofür |
| --- | --- |
| **Name** | erscheint an jedem Treffer |
| **E-Mail** | Ziel der Benachrichtigung für diesen Berater |
| **Suchbegriffe** | kommagetrennt, damit wird auf den Börsen gesucht |
| **Ausschluss-Begriffe** | kommagetrennt; Projekte mit diesen Wörtern werden übersprungen |
| **Lebenslauf (PDF)** | wird als Text ausgelesen und gegen jedes Projekt bewertet |
| **aktiv** | nur aktive Agenten suchen im Hintergrund |

![Liste der Suchagenten mit Suchbegriffen und Lebenslauf](bilder/scanner-suchagenten.png)

Ohne Lebenslauf kann ein Agent nichts bewerten. Die Ausschluss-Begriffe sind
nicht nur Bequemlichkeit: sie greifen **vor** der KI-Bewertung und sparen damit
echte Kosten. „Arbeitnehmerüberlassung" oder „Festanstellung" sind typische
Kandidaten.

> **Löschen nimmt die Treffer mit.** Wird ein Suchagent gelöscht, verschwinden
> alle seine bisherigen Treffer und sein Lebenslauf mit ihm - die Datenbank räumt
> das automatisch auf. Die gefundenen **Projekte** bleiben erhalten, sie gehören
> nicht zu einem einzelnen Agenten. Wer einen Berater nur vorübergehend aus der
> Suche nehmen will, setzt ihn besser auf **inaktiv** statt ihn zu löschen: dann
> sucht er nicht mehr, die Treffer bleiben aber sichtbar.

### Börsen-Konten

Zeigt für jede Börse, ob die Verbindung steht. Zwei Arten:

* **Öffentliche Portale** (Hays, Etengo, …) brauchen keinen Login.
* **Geschützte Portale** (Freelance.de, Freelancermap.de) brauchen eine
  angemeldete Sitzung. Dafür exportiert man die Cookies mit der
  Browser-Erweiterung *Cookie-Editor* als JSON und fügt sie unter
  **Cookie-Import** ein.

![Börsen-Konten mit Verbindungsstatus je Portal](bilder/scanner-boersen.png)

*Jetzt prüfen* testet eine Verbindung sofort. Steht dort **Abgelaufen /
CAPTCHA**, hilft nur ein neuer Cookie-Import.

Die Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) sind optional - der Scraper versucht
damit im Notfall eine eigene Anmeldung. Passwörter liegen verschlüsselt in der
Datenbank.

## Einstellungen

| Reiter | Wer | Inhalt |
| --- | --- | --- |
| **Nutzerverwaltung** | Admin | Benutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren, löschen |
| **Mein Konto** | alle | Foto, Kalenderfarbe, Passwort ändern |
| **Postfach** | Admin | Verbindung zu Microsoft 365, Abgleich, Kontaktübernahme |
| **Scanner** | Admin | Suchintervall, Schwellenwerte, KI-Schlüssel, Ton, E-Mail |
| **Whisper** | alle | Spracherkennung für das Diktat einrichten |

Im Reiter **Scanner** steht das **Suchintervall (Minuten)** - also wie oft der
Hintergrund-Scanner die Börsen durchsucht.

Darüber der Hauptschalter **Scanner aktiviert**. Ist er aus, sucht die Anwendung
nicht mehr: kein Lauf im Hintergrund, und *Jetzt scannen* antwortet mit einem
Hinweis statt zu starten. Der Zustand steht auch oben im Scanner-Dashboard, damit
man nicht rätselt, warum keine neuen Treffer kommen.

Im Reiter **Postfach** steht oben, ob die Verbindung zu Microsoft 365 steht.
**Verbindung testen** prüft beides: die Anmeldung *und* den tatsächlichen
Zugriff auf `crm@perinco.de`. Schlägt etwas fehl, nennt die Meldung den
wahrscheinlichen Grund. Darunter lassen sich Intervall, Zeitraum des ersten
Durchlaufs und die automatische Kontaktübernahme einstellen.

![Einstellungen, Reiter Postfach: Zustand des Abgleichs und Schalter](bilder/einstellungen-postfach.png)

Die Zugangsdaten selbst stehen **nicht** in der Oberfläche, sondern in der
Serverkonfiguration - sie werden beim Start gelesen. Fehlt einer, sagt die Seite
welcher.

Foto und Kalenderfarbe werden **sofort** gespeichert, ohne Speichern-Knopf. Der
letzte aktive Administrator kann sich nicht selbst degradieren oder löschen -
das verhindert der Server.

## Diktat

Überall, wo längerer Text entsteht, sitzt ein Mikrofon-Knopf. Beim ersten Mal
steht dort *Diktat einrichten* und führt in die Einstellungen: dort einmal
**Sprachmodell laden** klicken, rund 759 MB, danach ist es dauerhaft in diesem
Browser.

Die Erkennung läuft **komplett auf dem eigenen Rechner**. Aufnahmen verlassen
das Gerät nicht und werden nirgends gespeichert. Auf einem anderen Rechner oder
in einem anderen Browser fällt der Download erneut an - er gehört zum Browser,
nicht zum Benutzerkonto.

## Wenn etwas nicht klappt

| Beobachtung | Ursache und Abhilfe |
| --- | --- |
| „Sitzung abgelaufen" | 12 Stunden vorbei, neu anmelden |
| Trefferliste ist leer | *Anzeige ab %* zu hoch oder *Zeitraum* zu kurz |
| Kein Ton bei Treffern | Dashboard offen? Einmal auf der Seite geklickt? Wert *Hinweis ab %* erreicht? |
| Mikrofon-Knopf fehlt | kein Mikrofon oder keine HTTPS-Verbindung |
| Börse zeigt „Abgelaufen" | Cookies neu importieren |
| „Ein Suchlauf läuft bereits" | kurz warten, es läuft nur einer zur Zeit |
| Ändern nicht erlaubt | bei Opportunities darf nur Ersteller, Zuständiger oder Admin |
| Keine Mails sichtbar | steht oben ein Hinweisbalken? Sonst Admin bitten, in *Einstellungen → Postfach* die Verbindung zu testen |
| „Erstabgleich läuft noch" | ältere Mails werden in mehreren Durchläufen nachgeholt, die Liste wächst noch |
| Bilder in einer Mail fehlen | *Externe Bilder laden* klicken - sie sind absichtlich gesperrt |
| Kontakt-Vorschläge bleiben leer | Normalfall: sichere Vorschläge wandern automatisch nach *Kontakte › Aus Mails* und tauchen hier nicht auf |